Cette page a été traduite de l’anglais.
Gestion des employés et RH
Créer un système de planification et de rotation des équipes
Kliv est un créateur d'applications par IA. Décrivez les règles de planning dont vous avez besoin, et il construit un système qui vérifie les habilitations, les temps de repos, les échanges, les créneaux vacants et les heures.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu'est-ce que Kliv ?
Kliv n'est pas un outil de planning auquel on s'abonne et qu'on configure — c'est une IA qui construit le logiciel pour vous.
Vous décrivez l'application dont vous avez besoin avec vos propres mots, et Kliv la construit : les données, les règles, les écrans et les circuits de validation. Vous obtenez une vraie application qui vous appartient. Vous pouvez l'exploiter avec vos propres comptes, l'utiliser avec votre propre nom de domaine, et la modifier plus tard simplement en le demandant. Ce n'est pas un modèle générique à votre nom.
Sur cette page, cette application est un système de planification et de rotation des équipes. Kliv construit toutes sortes d'applications web ; la planification des effectifs en est un exemple, et c'est ce que couvre la suite de cette page.
Pourquoi créer votre propre système de planning ?
Un planning sur tableur peut sembler correct tout en enfreignant les règles. Un agent dont la carte professionnelle a expiré peut quand même apparaître sur une vacation de nuit. Un double enchaînement de services peut violer la règle de repos. Un échange convenu par SMS peut passer à côté du superviseur censé le valider.
Kliv construit le planning comme un logiciel qui connaît vos règles. Les habilitations, les temps de repos minimums, les exigences par site, les validations d'échange et les plafonds d'heures sont vérifiés au moment où le planning est rédigé. Si une affectation n'est pas autorisée, elle ne s'enregistre pas.
Ce que le planning fait respecter
Cinq types d'enregistrements gardent le planning conforme.
Sites et postes
Chaque site conserve ses postes, ses horaires de vacation et les habilitations requises. Un poste armé peut exiger une carte professionnelle d'agent armé ; un site hospitalier peut exiger son propre module d'accueil.
Agents et habilitations
Chaque agent a des dossiers d'habilitation avec dates d'expiration. Une habilitation expirée bloque l'affectation pour cette date de vacation, et des rappels peuvent avertir l'agent et le bureau avant que le renouvellement ne devienne urgent.
Le planning
Les rotations, les temps de repos et les plafonds d'heures hebdomadaires sont vérifiés pendant la construction du brouillon. Le planning qui est publié est celui qui a passé ces règles.
Échanges et couverture
Un échange nécessite les deux agents et un superviseur. Tant que toutes les validations n'existent pas, le planning reste inchangé. Une fois validé, la vue du site et les plannings des deux agents se mettent à jour à partir du même enregistrement.
Les heures au fil de l'eau
Les pointages se rattachent aux vacations planifiées. Les départs tardifs, les pointages manqués et les heures supplémentaires non prévues deviennent des exceptions à examiner avant la paie.
Un exemple : l'entreprise de sécurité de Nadia
Voici comment une entreprise de sécurité pourrait l'utiliser. Ce n'est qu'un exemple — vous décririez vos propres sites, votre propre personnel et vos propres règles.
Le prochain planning se rédige dans les règles
Nadia prépare le planning du mois prochain pour douze sites. Chaque affectation vérifie les habilitations, les temps de repos et les plafonds d'heures au moment où elle est placée, si bien que le brouillon est conforme avant même la relecture.
Un échange attend les bonnes validations
Deux agents veulent échanger leurs nuits du vendredi. Les deux confirment dans l'application, le superviseur valide, puis le planning, la vue du site et les téléphones se mettent à jour ensemble.
Les habilitations qui expirent sont repérées tôt
Un contrôle nocturne détecte une carte professionnelle d'agent expirant dans 28 jours et envoie un e-mail à l'agent et au bureau. Le renouvellement devient une tâche planifiée plutôt qu'une surprise au poste.
Un créneau vacant est proposé aux personnes qualifiées
Un arrêt maladie libère la vacation de ce soir à l'entrepôt. Seuls les agents qualifiés pour ce site et autorisés pour ces horaires reçoivent l'e-mail. La première acceptation validée pourvoit le créneau.
La paie part des heures confirmées
Le dimanche, les heures confirmées, les majorations de nuit et les heures supplémentaires approuvées s'exportent en une seule fois. La paie part des enregistrements, pas de la lecture d'un tableau.
Décrivez le planning dont vous avez besoin
Kliv construit à partir de votre description, donc plus vous donnez de détails, plus la première version s'en rapproche. Précisez les sites, les vacations, les habilitations, les règles de repos, les validations et les exports. En voici trois pour vous lancer :
Planning de site de sécurité
Habilitations, temps de repos, échanges et créneaux vacants.
“Créez une application de planning pour mon entreprise de sécurité avec douze sites, des vacations de jour et de nuit, des exigences de poste armé et non armé, des contrôles d'habilitation qui bloquent les agents expirés, un repos minimum de 10 heures, des demandes d'échange nécessitant les deux agents et un superviseur, et des e-mails de créneaux vacants aux agents qualifiés.”
Rotation en restauration
Deux établissements, disponibilités du personnel et publication hebdomadaire.
“Créez une application de planning du personnel pour deux restaurants avec des services du matin et du soir, des disponibilités du personnel soumises avant dimanche soir, une validation du responsable avant publication, et un planning hebdomadaire envoyé par e-mail à tous les lundis à 9 h.”
Astreinte technique
Titulaire, suppléant, remplacements et notifications.
“Créez une application de rotation d'astreinte avec un ingénieur titulaire et un suppléant chaque semaine, une passation automatique le lundi, des échanges de remplacement nécessitant la validation du chef d'équipe, et un message Slack à chaque changement de rotation.”
Comment les règles tiennent
Les contrôles s'effectuent au moment où le planning est enregistré. Les temps de repos, les plafonds d'heures et les règles d'habilitation s'exécutent quand une ligne de planning est écrite. La même règle s'applique quel que soit le coordinateur qui travaille.
Chacun voit la tranche qui le concerne. Les agents peuvent voir leurs propres vacations, les créneaux vacants et leurs propres heures. Les superviseurs peuvent voir leurs sites. Le bureau peut tout voir. Les champs de rémunération restent réservés aux personnes autorisées à les consulter.
Les rappels et alertes s'exécutent selon un calendrier. L'application peut publier des rappels, exécuter des contrôles d'habilitation, envoyer des résumés de la semaine suivante et alerter les personnes qualifiées quand la couverture est rompue.
Vous pouvez tester les règles avant de les utiliser. Demandez à Kliv un scénario qui tente d'affecter une habilitation expirée sur une copie jetable de la base de données. L'exécution montre que l'écriture a été rejetée, et pourquoi.
La planification est souvent le premier outil interne qu'une entreprise construit. Une fois que le planning cesse de faire mal, les équipes opérationnelles peuvent construire d'autres outils de la même façon.
Questions courantes
Qu'est-ce que Kliv exactement ?
Kliv est un créateur d'applications par IA. Vous décrivez l'application dont vous avez besoin, il construit le logiciel fonctionnel, et vous possédez le résultat. Pour la planification, cela signifie un système de planning construit autour de vos vacations, règles, personnes et validations.
Est-ce que j'obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit les données, les règles et les écrans de votre processus de planification. Ce n'est pas un modèle de planning vierge à remplir.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Demandez des changements en langage courant. Vous pouvez ajouter un nouveau type d'habilitation, modifier les règles de repos, ajouter un site, ou changer une étape de validation sans repartir de zéro.
Qu'est-ce qui empêche de planifier une habilitation expirée ?
L'affectation ne peut pas s'enregistrer quand l'habilitation requise est expirée pour cette date de vacation. Vous pouvez aussi programmer des rappels avant expiration, afin que la plupart des problèmes soient détectés avant la planification.
Comment fonctionnent les échanges ?
Un échange est son propre enregistrement. Les deux agents confirment, puis un superviseur valide. Le planning ne change qu'une fois les validations en place.
Les agents peuvent-ils voir les plannings les uns des autres ?
Vous choisissez la visibilité. Un agent peut voir uniquement ses propres vacations, un planning de site, ou un tableau des créneaux vacants. Les champs liés à la rémunération peuvent rester privés.
Gère-t-il les nuits, les majorations et les heures supplémentaires ?
Oui. Les définitions de vacation peuvent porter des majorations, les plafonds hebdomadaires peuvent tenir compte des échanges, et les heures supplémentaires peuvent être mises en file d'attente pour examen avant export.
Peut-il envoyer des alertes de créneaux vacants ?
Oui. Quand une vacation se libère, l'application peut envoyer un e-mail ou une notification uniquement aux personnes qualifiées pour ce site et autorisées pour ces horaires.
Peut-il exporter les heures pour la paie ?
Oui. Les heures confirmées, les majorations et les heures supplémentaires approuvées peuvent s'exporter ensemble en fin de semaine.
Des superviseurs différents peuvent-ils gérer des sites différents ?
Oui. Les superviseurs de site peuvent être limités à leurs propres établissements, tandis que le bureau conserve la vue d'ensemble.
Puis-je utiliser mon propre nom de domaine ?
Oui. L'application peut fonctionner sur votre propre nom de domaine, et le personnel peut s'y connecter.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, donc partir revient à faire un git pull plutôt qu'à tout reconstruire.
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