Cette page a été traduite de l’anglais.
Gestion des employés et RH
Créez un système de suivi de présence et du temps
Kliv est un créateur d’applications par IA. Décrivez vos plannings, vos règles de pointage, vos validations et votre export de paie, et il construit un véritable système de suivi de présence et du temps pour votre équipe.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu’est-ce que Kliv ?
Kliv n’est pas une pointeuse qu’on configure. C’est un créateur d’applications par IA qui construit le logiciel à votre place.
Vous décrivez, avec vos propres mots, l’application dont vous avez besoin, et Kliv la construit : la base de données, les règles, les écrans, les exports et les alertes. Vous obtenez une véritable application qui vous appartient. Vous pouvez l’héberger sur votre propre domaine, la faire utiliser par votre équipe, et continuer à la faire évoluer simplement en demandant des changements. Ce n’est pas un modèle générique avec votre logo dessus.
Sur cette page, cette application est un système de suivi de présence et du temps de travail. Kliv construit toutes sortes d’applications web ; celle-ci s’articule autour des plannings, du pointage, des validations et des règles de paie.
Pourquoi créer votre propre suivi du temps ?
Une entreprise avec des équipes réparties sur plusieurs sites a généralement des règles qu’une pointeuse standard ne comprend pas. Chaque site a son planning, chaque poste a ses exigences, et chaque période de paie a ses heures supplémentaires, ses majorations, ses corrections et ses validations.
Kliv construit l’application autour de ces règles. Vous décrivez ce qui compte comme étant à l’heure, qui valide une correction, à partir de quand les heures supplémentaires démarrent, et à quoi doit ressembler l’export vers la paie. Le résultat est un logiciel de présence qui suit votre politique de paie, au lieu de vous demander de vous adapter à lui.
Ce que la feuille de temps sait
Les faits qui composent une période de paie, et où chacun est appliqué.
Postes et plannings
Le planning indique qui est attendu sur chaque site et à quel moment, plusieurs semaines à l’avance. Les alertes et les rapports comparent les pointages à ce planning.
Pointages d’entrée et de sortie
Chaque pointage enregistre la personne, le site, l’heure et la façon dont il a été effectué. Un pointage peut être corrigé, mais l’original, l’auteur de la correction et le motif restent dans l’historique.
Alertes d’absence
Si personne ne pointe 15 minutes après le début du poste, le responsable reçoit une alerte pendant qu’il est encore temps d’envoyer un remplaçant.
Heures validées
Les pointages bruts ne deviennent des heures payables qu’après validation par un responsable. La paie ne reçoit jamais un chiffre non vérifié.
Règles de paie
Les heures supplémentaires au-delà de 40 heures, la majoration de nuit pour la clinique et les majorations des jours fériés sont paramétrées une seule fois et appliquées de la même façon à chaque période.
Ce qui fonctionne une fois les règles définies
Les tâches hebdomadaires que l’application gère à partir des mêmes registres de présence.
Pointage rattaché au site
L’écran de pointage sait sur quel site chaque agent est planifié et enregistre le pointage en conséquence. Vous pouvez exiger une sélection de site, un code, une photo ou une autre vérification au moment du pointage.
Corrections tracées
Si quelqu’un oublie de pointer sa sortie, la correction devient une demande soumise à la validation d’un responsable. Le pointage d’origine reste visible sous la correction.
Export paie du vendredi
Les heures validées passent par vos règles de paie et sont exportées dans le format attendu par votre prestataire de paie, généré de la même façon chaque semaine.
Registres visibles par le client
Chaque client peut disposer d’un accès qui n’affiche que les visites de son propre site. Les mêmes règles de sécurité qui limitent les employés à leurs propres données limitent les clients à leur bâtiment.
Heures comparées au contrat
Un tableau de bord compare les heures effectuées aux heures contractuelles par site, afin qu’un sous-service apparaisse avant de devenir un risque de résiliation.
Un exemple : l’entreprise de nettoyage de Léa
Voici comment une entreprise pourrait l’utiliser. Ce n’est qu’un exemple : vous décririez vos propres sites, postes, règles de paie et processus de validation.
Les équipes pointent sur le site
Les agents de Léa arrivent dans un immeuble de bureaux et pointent depuis leur téléphone. Le pointage enregistre l’agent, le site, l’heure et le poste concerné.
Une absence de pointage alerte un responsable
Un poste à la clinique n’a toujours pas de pointage 15 minutes après son début. Le responsable reçoit une alerte pendant qu’il est encore temps d’envoyer un remplaçant.
Les sorties oubliées deviennent des demandes
Un agent oublie de pointer sa sortie au cabinet dentaire. La correction est envoyée au responsable avec un motif, et le pointage d’origine reste visible en dessous.
Les clients peuvent vérifier les visites
Le client de l’immeuble de bureaux se connecte et ne voit que le registre des visites de son bâtiment. Il ne peut ni consulter le site d’un autre client, ni les données privées d’un autre agent.
La paie exporte le temps validé
Le vendredi, les heures validées passent par les règles d’heures supplémentaires et de majoration de nuit, puis sont exportées vers la paie. La paie reçoit des chiffres vérifiés, pas des pointages bruts.
Décrivez ce que vous voulez créer
Kliv construit à partir de votre description : plus vous donnez de détails, plus la première version sera proche de ce que vous voulez. Précisez les sites, les postes, les règles de validation, les alertes et l’export vers la paie. Voici trois exemples pour vous lancer :
Présence des équipes de nettoyage
Équipes multi-sites, alertes, validations et export paie.
“Créez une application de présence pour notre entreprise de nettoyage. Nous avons 60 agents d’entretien répartis sur 30 sites clients. Les équipes pointent depuis leur téléphone sur le site planifié, les responsables reçoivent des alertes d’absence après 15 minutes, les corrections nécessitent une validation avec un motif, et les heures validées sont exportées chaque vendredi, regroupées par taux normal, heures supplémentaires et majoration de nuit pour la clinique.”
Planning des postes en entrepôt
Trois postes, pointage par badge et heures supplémentaires.
“Créez un système de suivi du temps pour notre entrepôt avec trois postes fixes : 6h-14h, 14h-22h et 22h-6h. Les employés pointent avec leur numéro de badge, les heures supplémentaires démarrent au-delà de 40 heures par semaine, et le responsable des opérations reçoit un récapitulatif quotidien de présence à 9h.”
Registre d’heures de soutien scolaire
Séances enregistrées, validées et facturées chaque mois.
“Créez un registre d’heures pour notre organisme de soutien scolaire. Les intervenants enregistrent leurs séances par élève et par secteur scolaire, les coordinateurs valident chaque semaine, et les heures validées sont regroupées dans une facture mensuelle par secteur, à 52 € l’heure de soutien.”
Comment tout s’articule
Chaque pointage est rattaché à son propriétaire. Un agent voit ses propres postes et heures. Les responsables voient leurs sites. La direction voit tout. La sécurité au niveau des lignes rend les données des autres équipes illisibles, et pas seulement masquées dans un menu.
Les alertes sont des tâches planifiées. Une vérification côté serveur tourne sur le planning toutes les quelques minutes. Si un pointage attendu manque, l’alerte part par e-mail ou dans le canal Slack des opérations, si c’est là que travaillent les responsables.
Les règles de paie sont testées avant le jour de paie. Pendant que Kliv construit l’application, elle peut écrire des tests sur les heures supplémentaires, les majorations, les jours fériés et les arrondis. Un test qui échoue bloque la publication. Le premier bulletin de paie contesté est le pire endroit pour découvrir une erreur de règle.
La présence fait souvent partie d’un ensemble d’outils internes plus large : planification des interventions, listes de fournitures, rapports clients et exports de paie. Vous trouverez d’autres exemples parmi les outils que les équipes créent pour elles-mêmes.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Kliv, exactement ?
Kliv est un créateur d’applications par IA qui crée des applications web sur mesure à partir d’une description. Pour la présence, il construit les plannings, les écrans de pointage, le circuit de validation, les alertes, les règles de paie et les exports, autour de la façon dont votre équipe travaille.
Est-ce que j’obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit la base de données, les règles, les écrans et les exports pour votre cas d’usage précis. Ce n’est pas un modèle générique de feuille de temps avec des réglages.
Puis-je la modifier une fois qu’elle est construite ?
Oui. Vous pouvez demander des changements plus tard : une nouvelle règle de paie, un délai d’alerte d’absence différent, un nouveau format d’export, ou un portail client.
Peut-on empêcher les pointages depuis le domicile ?
Vous décidez de ce qu’exige un pointage valide : le site planifié, un code affiché, une photo, ou une autre vérification. L’application applique la règle que vous décrivez.
Que se passe-t-il si quelqu’un oublie de pointer sa sortie ?
Le pointage resté ouvert apparaît sur un écran de vérification pour le responsable. Le clôturer exige une validation et un motif, et le pointage d’origine reste dans l’historique.
Est-ce que ça remplace notre logiciel de paie ?
Non. Il alimente la paie. L’application gère les plannings, les pointages, les validations et les règles de paie, puis exporte les heures validées dans le format accepté par votre prestataire de paie.
Les employés peuvent-ils voir leurs propres heures ?
Oui. Chaque employé peut voir ses pointages, ses totaux validés, et ses congés restants si vous les suivez. Cette vue s’appuie sur les mêmes données que celles exportées vers la paie.
Les responsables peuvent-ils valider uniquement leurs propres sites ?
Oui. L’accès des responsables peut être limité par site, afin qu’ils ne vérifient que les équipes qu’ils gèrent et ne puissent pas consulter d’autres sites, sauf si vous l’autorisez.
Les clients peuvent-ils voir une preuve de présence ?
Oui. Vous pouvez donner à un client un accès qui n’affiche que les visites de son propre site, avec les dates, les heures et les prestations validées.
Peut-elle gérer les heures supplémentaires, les taux de nuit et les jours fériés ?
Oui. Vous décrivez les règles, et Kliv les applique lors du calcul des heures validées pour l’export.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. L’application peut fonctionner sur votre propre domaine, pour les employés, les responsables, les clients et le personnel administratif.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, si bien que partir revient à faire un git pull plutôt qu’à tout reconstruire.
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