Cette page a été traduite de l’anglais.
Services professionnels et gestion d'agences
Créez un centre de procédures et de manuels pour votre agence
Kliv est un créateur d’applications IA. Décrivez le centre de procédures et de manuels que vous voulez pour votre agence — responsables, dates de révision, recherche, intégration, mises à jour Slack et cloisonnements — et il le construit.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu’est-ce que Kliv ?
Kliv n’est pas un produit de wiki auquel on s’abonne et qu’on configure — c’est un créateur d’applications IA qui construit le logiciel à votre place.
Vous décrivez l’application dont vous avez besoin en langage courant, et Kliv la construit : les données, la logique, les écrans et le flux de travail. Vous obtenez une véritable application fonctionnelle qui vous appartient. Vous la possédez, vous l’exploitez sur votre propre domaine ou vos propres comptes, et vous continuez à la faire évoluer plus tard simplement en le demandant. Ce n’est pas un modèle avec votre nom dessus.
Sur cette page, cette application est un centre de procédures et de manuels interne sur mesure pour votre agence. Kliv construit toutes sortes d’applications web ; ceci n’en est qu’un exemple.
Pourquoi le savoir-faire s’en va quand les gens partent
Le fonctionnement d’une agence vit souvent dans la tête des fondateurs, dans de vieux documents, des exports et des explications sur Slack. Quand les gens partent, le savoir-faire part avec eux. Les nouvelles recrues interrompent les collaborateurs seniors parce que la version écrite est introuvable ou dépassée.
Kliv construit le processus comme un système opérationnel. Les procédures ont des responsables, des versions et des dates de révision. Les collaborateurs peuvent chercher et poser des questions à partir des propres documents de l’agence. L’intégration des nouvelles recrues suit un calendrier, et Slack est informé des changements.
Ce que le centre garde à jour
Un manuel opérationnel fonctionne quand il a des responsables, des rappels et des règles d’accès.
Procédures et responsables
Chaque procédure, du lancement de campagne au départ d’un client, a un responsable nommé. Un processus sans responsable est visible et corrigible.
Versions et dates de révision
Chaque procédure garde un historique et une date de révision. Quand la date est dépassée, le responsable reçoit un rappel.
Le parcours d’intégration
Chaque poste peut avoir une séquence de 30 jours de lectures, de tâches et d’étapes de contrôle. La réalisation s’inscrit dans le dossier de la recrue.
Le journal des questions
Les questions et réponses des collaborateurs sont conservées. Les questions sans réponse deviennent la liste des procédures manquantes pour le responsable des opérations.
La liaison Slack
Une procédure révisée peut publier sa note de changement sur #ops. Une étape clé d’intégration peut notifier le manager.
Cloisonnement par fonction
Les freelances ne voient que les procédures de leur fonction, rien d’autre. Les grilles tarifaires et les conditions clients restent hors de leur périmètre.
Un exemple : l’agence de média payant de Julien et Camille
Voici comment une agence pourrait l’utiliser. Ce n’est qu’un exemple — vous décririez vos propres procédures, postes, parcours d’intégration, règles de révision et canaux Slack.
Une fondatrice transforme sa mémoire en procédure
Camille explique une fois la procédure de lancement de campagne. Elle devient une procédure avec des étapes, des captures d’écran, un responsable et une date de révision.
Les vieux documents deviennent utiles immédiatement
Soixante documents éparpillés sont importés et rejoignent la recherche le jour même. Attribuer des responsables et des dates de révision est un nettoyage a posteriori, pas un obstacle au lancement.
La recherche répond comme les collaborateurs posent leurs questions
Une chargée de compte demande comment suspendre les dépenses pendant une semaine noire. Le centre trouve la procédure même si la question ne correspond pas au titre du document.
Une nouvelle recrue reçoit une montée en compétences planifiée
Le premier jour envoie la configuration du compte et des lectures. Le troisième jour envoie la procédure de reporting. Le dixième jour envoie la liste de contrôle d’observation. La réalisation est enregistrée.
Les changements de procédure atteignent l’équipe
Après une mise à jour de plateforme, Camille révise la procédure de lancement. La nouvelle version remplace l’ancienne, et #ops reçoit la note de changement et le lien.
La santé du processus est visible
Avant l’intégration d’un grand client, Julien vérifie que chaque procédure requise est à jour et que chaque recrue est à jour dans son parcours.
Décrivez le centre de manuels dont vous avez besoin
Kliv construit à partir de votre description, donc plus vous donnez de détails, plus la première version sera proche de vos besoins. Indiquez les types de procédures, les responsables, la fréquence de révision, l’intégration, Slack et les règles d’accès. Voici trois exemples pour démarrer :
Manuel d’achat média
Procédures, responsables, dates de révision et rappels.
“Construis un centre de manuels interne pour mon agence de média payant. Chaque procédure doit avoir un responsable, un historique de versions et une date de révision. Les collaborateurs cherchent en langage courant, posent des questions à partir de nos propres documents, et les révisions en retard relancent le responsable chaque lundi jusqu’à mise à jour.”
Montée en compétences des nouvelles recrues
Trente jours d’intégration planifiée.
“Construis un système d’intégration pour notre agence. Chaque poste reçoit un parcours de 30 jours avec des lectures, des tâches de contrôle, des validations du manager et des e-mails planifiés aux jours 1, 3, 7, 14 et 30. Les managers voient la progression par recrue.”
Centre d’opérations avec Slack
Changements de procédure annoncés automatiquement.
“Construis un centre de procédures pour notre studio. Les changements de procédure doivent être publiés sur notre canal Slack #ops avec la note de changement et le lien, les collaborateurs peuvent poser des questions de processus dont la réponse vient de nos documents, et les questions sans réponse deviennent une liste d’attente pour le responsable des opérations.”
Ce qui fait tourner le manuel opérationnel
Le corpus répond aux questions de processus. Un agent ancré dans vos procédures répond aux questions pratiques à partir de vos documents, pas de conseils génériques trouvés en ligne. Chaque échange est consigné dans le journal des questions.
La première semaine peut s’enseigner elle-même. Le parcours d’intégration est une tâche planifiée. Les lectures, les points de contrôle et les rappels partent selon le calendrier de la recrue et inscrivent la réalisation dans son dossier.
Slack diffuse les mises à jour, mais le centre reste la référence. Les changements de procédure et les étapes clés du parcours peuvent être publiés sur le canal, tandis que la version validée reste dans le centre.
Un centre de procédures est un outil interne parmi d’autres. Les outils internes sur Kliv couvre le reste.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Kliv, exactement ?
Kliv est un créateur d’applications IA. Vous décrivez votre centre de procédures, et Kliv construit la véritable application avec documents, responsables, dates de révision, recherche, intégration, mises à jour Slack et rôles.
Est-ce que j’obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Vos champs de procédure, votre fréquence de révision, vos parcours d’intégration, vos règles Slack et vos règles d’accès façonnent le centre.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous pouvez ajouter des champs de procédure, changer la fréquence de révision, ajouter des étapes d’intégration, mettre à jour les notifications Slack, ou ajuster les rôles plus tard.
Comment des Google Docs en désordre deviennent-ils un manuel ?
Importez-les tels quels. Ils peuvent rejoindre la recherche immédiatement, tandis que l’attribution des responsables et des dates de révision se fait comme un nettoyage a posteriori.
Les freelances peuvent-ils voir tout le manuel ?
Seulement si vous l’autorisez. L’accès peut être limité par fonction, si bien qu’un freelance en référencement payant voit les procédures de référencement payant et non les tarifs ou les conditions clients.
Qu’est-ce qui empêche les procédures de redevenir obsolètes ?
Les dates de révision et les rappels planifiés. Les responsables reçoivent des relances, les procédures en retard peuvent être signalées, et Slack peut relancer si nécessaire.
N’est-ce pas juste un wiki ?
Non. Un wiki stocke des pages. Ce centre suit aussi la responsabilité, gère l’intégration, répond à partir du corpus, journalise les manques et rend compte de la santé du processus.
Peut-il répondre aux questions des collaborateurs ?
Oui. Les collaborateurs peuvent poser leurs questions en langage courant et obtenir des réponses à partir de vos propres procédures, les questions sans réponse étant conservées pour suivi.
Les mises à jour peuvent-elles être publiées sur Slack ?
Oui. Les changements de procédure, les rappels de révision et les étapes clés d’intégration peuvent être publiés sur les canaux de votre choix.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. Le centre interne peut fonctionner sur votre propre domaine.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code de l’application se synchronise avec votre propre dépôt Git, donc partir se résume à un git pull, pas à une reconstruction.
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