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従業員・人事管理
AIアシスタント付きの人事ポリシーハブを構築する
意味で索引され、自分で答えるハンドブック。従業員はふつうの言葉で尋ね、アシスタントは使ったポリシーを引用し、答えられなかった質問は人事のSlackチャンネルに着地します。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
人事ポリシーハブを自分で作る理由
川瀬さんは、140人のコールドチェーン物流会社の人事をひとりで回しています。2拠点の倉庫に90人、ドライバー30人、事務所に20人。ハンドブックは、誰も開かない90ページのPDFです。実際のポリシーの窓口は川瀬さんの受信箱で、休日出勤の手当、シフト交代、育児休業についての同じ8つの質問が、倉庫が動いているあらゆる時刻に、1件ずつダイレクトメッセージで届きます。
ポリシーハブは、それを裏返します。ハンドブックは、会社が問い合わせられるコーパスになります。すべてのポリシーを一度アップロードし、キーワードではなく意味で索引し、その前面に、ふつうの言葉で答えて出典を示すアシスタントを置く。川瀬さんは自社の文書の検索エンジンであることをやめ、そして初めて、自分の会社が実際に何を尋ねているのかを見はじめます。
ハブが知っていること
5種類の記録と、それを信頼できるものにしているルール。
ポリシーのコーパス
すべてのポリシーは、ファイルストアにアップロードされた文書であり、着地した瞬間に意味で索引されます。アシスタントはこのコーパスからだけ答えます。会社の声を着たインターネットの推測はありません。
読み手と役割
ドライバー、倉庫、事務、管理職。どのポリシーも適用される読み手を持ち、管理職向けの補足は管理職より下には決して現れません。誰もスクロールしないことを祈るのではなく、行の単位で強制されます。
質問のログ
アシスタントとのやり取りは、すべてあなたのデータベースに記録として残ります。質問はデータです。いちばん尋ねられることは、ハンドブックがいちばんうまく説明できていないことです。
エスカレーション
コーパスに答えがないとき、あるいは質問が実は申請であるとき、アシスタントは引き渡します。記録へのリンクを添えて人事のSlackチャンネルに投稿し、そこから先は人が引き取ります。
確認
見つかるだけでなく、読まれなければならないポリシーがあります。必読のポリシーは誰が確認したかを追いかけ、ダッシュボードはまだの人を正確に示します。
ひとつの質問の一生
1件の質問をハブの中で追いかけ、そのどれだけが川瀬さんの受信箱の外で起きるかを見てください。
火曜21時40分——ドライバーが尋ねる
「祝日に運転したら手当は付きますか」。アシスタントは賃金のポリシーから答え、条項を引用し、文書全体へのリンクを添えます。川瀬さんは眠っています。
水曜——答えのない質問
「年次有給休暇を半日単位で取れますか」。ハンドブックは沈黙しています。アシスタントはそうはっきり述べ、質問は記録へのリンクとともに #hr-questions のSlackチャンネルに投稿されます。
水曜、その後——人が引き取る
川瀬さんは従業員に直接答え、それからその穴がハンドブックの落ち度であることに気づきます。ポリシーの穴は逸話であることをやめ、証拠を連れて届きます。
木曜——ポリシーが改定される
彼女は改定した休暇のポリシーをアップロードします。到着とともに索引され、次の半日の質問には新しい答えが、新しい条項の引用つきで返ります。
金曜——必読が配られる
改定はドライバーに必読と指定されます。確認は運行の合間にスマートフォンから入り、月曜のダッシュボードが残りの名前を挙げます。
月末——質問のレポート
定期ジョブが、その月にいちばん尋ねられた質問とすべてのエスカレーションを川瀬さんにメールします。次のハンドブック改定は、データから自分で書けます。
一文から始める
物流会社のポリシーハブ
倉庫2拠点、ドライバー、人事はひとり。
“物流会社のポリシーハブを作って。倉庫のスタッフとドライバーが、アップロードしたハンドブックから答えるアシスタントに尋ねられて、答えられない質問は人事のSlackチャンネルにエスカレーションするようにして。”
代理店のハンドブックアシスタント
チーム別のポリシーと必読の管理。
“40人の代理店の社内ハンドブックサイトを作って。ポリシーをチームごとにまとめて、使ったポリシーを引用するアシスタントを置いて、新しいポリシーの必読確認を追えるようにして。”
複数拠点の人事ポータル
全社ルールの上に重なる拠点ルール。
“3つの工場拠点の人事ポータルを作って。各拠点が自分の拠点のポリシーと全社ポリシーを見られて、人事には月に一度いちばん多い質問のメールが届くようにして。”
どう組み上がるか
チャットの窓ではなく、ナレッジベースです。 アップロードしたポリシーは、意味で索引されたコーパスになります。アシスタントは意味で該当条項を取り出し、そこから答え、それを引用します。学習させるモデルも、別に運用する索引もありません。コーパスを書くことは、文書をアップロードすることです。
答えは、尋ねた人に合わせて絞られます。 アシスタントは、サインインしているのが誰か——その役割、その拠点——を知っています。アプリのどのページとも同じ行レベルのルールの下で読んでいるからです。管理職向けの補足についてドライバーが尋ねれば、データベースが返すのと同じ答えが返ります。そこには何もありません。
Slackはエスカレーションの経路であって、書庫ではありません。 ハブは、答えのない質問を人事チームがすでに見ているチャンネルに投稿し、記録へのリンクが文脈を運びます。何が尋ねられ何が答えられたかの記録は、スレッドに散らばるのではなく、あなた自身のデータベースに残ります。
人事ハブは、この作り方で会社が最初に作る社内ツールであって、最後ではありません。受付フォームから承認の待ち行列まで、より広い型は 社内ツール に並べてあります。
人事チームが聞くこと
アシスタントは、持っていない答えを即興で作りますか？
いいえ。アップロードされたコーパスから答え、使ったものを引用します。コーパスが沈黙しているときは、そう述べてSlackへエスカレーションします。やり取りはすべて記録として保存されるので、何が言われたかを正確に監査できます。
管理職だけが見られるポリシーを置けますか？
はい。ポリシーはそれぞれ読み手を持ち、行レベルのルールで強制されます。必要な役割より下では、その文書は検索にも、一覧にも、アシスタントの答えにも現れません。
ポリシーが変わったらどうなりますか？
改定をアップロードすれば自動で索引し直され、アシスタントはその瞬間から現在の版に基づいて答えます。必読に指定すれば、ハブが確認をひとりずつ追いかけます。
従業員のデータはどこにありますか？
あなた自身のデータベースの中です。記録も、確認も、ポリシーのファイルも。いつでも書き出せますし、アクセスのルールが、機微な文書をあなたの指名した役割だけに読めるように保ちます。
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ハンドブックを、問い合わせ窓口に変える
すでにあるポリシーをアップロードし、それを読む役割を挙げてください。ハブも、アシスタントも、エスカレーションの経路も、その説明からかたちになります。