Cette page a été traduite de l’anglais.
Services juridiques
Créer un suivi des vérifications d'antécédents et des habilitations
Kliv est un créateur d'applications IA. Décrivez votre processus de vérification, et il construit un vrai suivi pour le consentement, les dépôts de dossier, l'accès aux résultats, les dates de renouvellement et les vues propres à chaque site.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu'est-ce que Kliv ?
Kliv n'est pas un prestataire de vérification. C'est un créateur d'applications IA qui construit le logiciel pour vous.
Vous décrivez l'application dont vous avez besoin avec vos propres mots, et Kliv la construit : les données, les statuts, les règles d'accès aux fichiers, les rappels, les tableaux de bord et les vues pour chaque rôle. Vous obtenez une vraie application qui vous appartient. Vous pouvez l'héberger sur votre propre domaine, la connecter aux outils que vous utilisez déjà, et continuer à la faire évoluer en demandant des changements. Ce n'est pas un modèle de tableur.
Sur cette page, cette application est un suivi des vérifications d'antécédents et des habilitations. Kliv construit toutes sortes d'applications web ; celle-ci s'organise autour du consentement, des statuts, des renouvellements et des dossiers à accès restreint.
Pourquoi créer votre propre suivi des vérifications ?
Un prestataire de vérification peut effectuer le contrôle. Le vrai problème opérationnel, c'est tout ce qui l'entoure : qui a consenti, qui a déposé son dossier, quel résultat est arrivé, qui peut le lire, quand l'habilitation expire, et quel site est sur le point d'affecter quelqu'un qui n'est pas encore prêt.
Kliv construit le poste de pilotage autour de votre politique de vérification. Le parcours a de vrais statuts, les fichiers sensibles ont des règles d'accès, les rappels de renouvellement se déclenchent à des dates précises, et chaque référent voit les personnes qu'il est autorisé à gérer.
Ce que contient une fiche de mentor
Tout se rattache à la fiche de la personne, et chaque règle est appliquée par l'application.
Fiche du mentor
Identité, établissements, historique d'affectations et date d'expiration d'habilitation en cours figurent sur la fiche du mentor.
Parcours d'habilitation
Invité, consentement donné, dossier déposé, résultat reçu, décision rendue et habilité sont de vrais statuts. Chaque transition enregistre qui l'a effectuée et quand.
Consentements et résultats
Les formulaires de consentement et les courriers de résultat sont conservés dans le stockage de fichiers avec leurs propres règles d'accès. Le rôle vérification peut les consulter ; les référents d'établissement voient le statut et les dates, pas le contenu.
Horloge de renouvellement
Chaque habilitation porte une date d'expiration. Les vagues de recontrôle et les e-mails de rappel partent de cette date plutôt que d'un dépouillement de tableur.
Références et formations
Appels de référence, formation à la protection des mineurs et dates de recyclage peuvent figurer sur la même fiche et compter dans l'évaluation de la disponibilité.
Conçu pour le suivi de statuts sensibles
Listes prêtes par site
Une question de secteur comme « montrez-moi tous les mentors habilités au collège Voltaire, avec les dates » devient un filtre qui inclut ces horodatages.
Rappels de renouvellement
Des rappels programmés peuvent partir aux mentors à 60, 30 et 7 jours avant l'expiration de l'habilitation, avec les retardataires listés dans un e-mail du lundi à l'équipe.
Cloisonnement par site
Chaque référent d'établissement voit les mentors de son propre site, et rien de plus large. La vue sur l'ensemble du réseau appartient au pôle conformité.
File de révision
Un résultat signalé peut être orienté vers une révision à deux personnes avec des notes à accès restreint. La décision est enregistrée avec motif et date.
Un exemple : l'association de mentorat de Camille
Voici comment une organisation pourrait s'en servir. Ce n'est qu'un exemple — vous décririez votre propre prestataire, vos statuts, vos fichiers, vos règles de renouvellement et vos rôles.
Les mentors passent par des statuts clairs
Camille invite un nouveau mentor, reçoit le consentement, transmet le dossier au prestataire, enregistre le résultat, puis marque le mentor comme habilité. Personne n'est traité comme « presque habilité ».
Les documents sensibles restent restreints
Le courrier de résultat n'est visible que par le rôle vérification. Un référent d'établissement peut voir le statut du mentor et sa date d'habilitation, pas le contenu du résultat.
Les renouvellements démarrent avant l'expiration
Un mentor dont le renouvellement approche reçoit des rappels à 60, 30 et 7 jours avant l'expiration de l'habilitation de deux ans. Camille voit les retardataires restants dans son e-mail du lundi.
Les référents de site voient leurs propres listes
La référente du collège Voltaire voit les mentors affectés à son établissement et leur statut d'habilitation. Elle ne peut pas parcourir le poste de vérification à l'échelle du réseau.
Une habilitation expirée change l'accès
Si une habilitation expire en cours de saison, le mentor disparaît de la liste des habilités du site à cette date. L'historique reste lisible pour les rôles autorisés à le consulter.
Décrivez ce que vous voulez créer
Kliv construit à partir de votre description : plus vous donnez de détails, plus la première version s'en rapproche. Précisez les statuts, les fichiers, les rôles, les fenêtres de renouvellement, les rappels et les limites du prestataire. Voici trois exemples pour vous en inspirer :
Poste de vérification des bénévoles
Statuts d'habilitation, fichiers restreints, renouvellements et vues par site.
“Créez un suivi de vérification des bénévoles pour notre association de mentorat auprès des jeunes. Les mentors passent par invité, consentement donné, dossier déposé, résultat reçu, décision rendue et habilité. Les fiches de consentement et les courriers de résultat sont restreints au rôle vérification, les renouvellements ont lieu tous les deux ans avec des rappels à 60, 30 et 7 jours, et chaque référent d'établissement ne voit que les mentors de son propre site.”
Tableau des habilitations des aides à domicile
Diplômes, gestes de premiers secours, tests médicaux, vérifications d'antécédents et disponibilité.
“Créez un suivi des habilitations pour notre personnel d'aide à domicile. Suivez la date d'expiration du diplôme, la certification de premiers secours, le test médical et la vérification d'antécédents de chaque aidant, montrez qui est disponible sur le terrain aujourd'hui, envoyez des rappels avant chaque expiration, et restreignez les fichiers de résultats sensibles aux responsables conformité.”
Registre de vérification des prestataires
Assurance, documents fiscaux, certifications de sécurité et accès aux sites.
“Créez un registre interne de vérification des prestataires. Chaque entreprise sous-traitante a une attestation d'assurance, un extrait Kbis et une certification de sécurité avec dates d'expiration. L'accès au site se coupe dès qu'un document requis expire, et les responsables de site ne voient que les prestataires approuvés pour leur emplacement.”
Autour du contrôle, pas à sa place
Kliv n'effectue pas de vérifications d'antécédents. Votre prestataire de vérification effectue les contrôles, et vos équipes prennent les décisions. Kliv suit le processus qui entoure le contrôle : consentement, dépôt, résultats, dates de renouvellement, règles d'accès et disponibilité.
Les courriers de résultat sont des fichiers avec des règles d'accès, si bien que la confidentialité est appliquée plutôt que laissée à la mémoire de chacun. Les changements de statut sont des lignes horodatées, si bien que l'historique du programme peut ensuite être consulté par nom, par date et par décision.
Comme le suivi est votre propre application, des règles locales peuvent en faire partie : une référence supplémentaire pour un site donné, un mentor qui revient après une année sabbatique et dont l'horloge redémarre, ou une révision à deux personnes pour les résultats signalés. Un logiciel avec des règles aussi précises est le cas d'usage plus large.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que Kliv exactement ?
Kliv est un créateur d'applications IA qui crée des applications web sur mesure à partir d'une description. Pour les vérifications d'antécédents, il construit le suivi du consentement, des dépôts, des résultats, des renouvellements, des accès par rôle et des vues par site.
Est-ce que j'obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit la base de données, les statuts, les règles de fichiers, les rappels et les tableaux de bord pour votre processus. Ce n'est pas un modèle de tableur.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous pouvez demander des changements plus tard, comme ajouter un statut, modifier le calendrier des rappels, ajouter un rôle ou ajouter une exigence documentaire.
Est-ce que Kliv effectue réellement la vérification d'antécédents ?
Non. Votre prestataire de vérification effectue les contrôles, et vos équipes prennent les décisions. L'application suit le consentement, le dépôt, les résultats, les renouvellements et les accès autour de ce processus.
Qui peut lire un courrier de résultat ?
Seuls les rôles que vous nommez. Le fichier porte sa propre règle d'accès, si bien que les référents d'établissement peuvent travailler à partir du statut et des dates sans lire le contenu sensible.
Que se passe-t-il quand une habilitation expire en cours de saison ?
Le statut peut changer à la date d'expiration, la personne peut disparaître des listes d'habilités, et les rappels peuvent déjà être partis plusieurs semaines plus tôt.
Les mentors peuvent-ils voir leur propre dossier ?
Ils peuvent voir une page de statut montrant où ils en sont dans le processus, ce qui manque, et quand le renouvellement est dû, sans voir les dossiers des autres.
Chaque référent de site peut-il ne voir que ses propres mentors ?
Oui. Les vues peuvent être limitées par site, si bien qu'un référent d'établissement voit les mentors de son établissement pendant que la conformité voit l'ensemble du programme.
Peut-il aussi suivre les formations et les références ?
Oui. Les références, la formation à la protection des mineurs, les recyclages et d'autres exigences de disponibilité peuvent faire partie de la même fiche personne.
Peut-il envoyer les rappels de renouvellement automatiquement ?
Oui. Des rappels programmés peuvent partir aux intervalles que vous choisissez, comme 60, 30 et 7 jours avant l'expiration.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. Le personnel, les référents et les mentors peuvent utiliser le suivi sur votre propre domaine.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, donc partir revient à faire un git pull plutôt qu'à tout reconstruire.
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