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生産性ツール
ワークフロー自動化システムを構築する
工程を、システムに。すべての仕事が名前のついた状態にあり、すべての承認が記録に残り、止まった仕事には催促が飛ぶ。普通の言葉で説明すれば、データのあるところで守られます。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
なぜワークフロー自動化を自分で作るのか
印刷所に入れば、工程は壁に貼ってあります。受付、プリフライト、校正、承認、印刷、加工、発送。問題は工程を知らないことではありませんでした。工程が6つの受信箱に散らばっていることです。校正の承認はメールのやり取り、印刷待ちはホワイトボード、「お客様から返事は来たのか」は誰かの記憶。汎用の自動化ツールは、その受信箱をまたいでトリガーを鎖につなぎます。そして鎖は、台本どおりでない工程が起きた最初の一回で切れます。
Klivは代わりに、工程をアプリとして構築します。仕事は記録、工程は状態、そのあいだのルール——誰が仕事を進めてよいか、その前に何が成立していなければならないか、止まったとき誰に伝わるか——は、データのあるところで守られます。以下は印刷所の場合です。あなたの版では名詞が変わります。まさにそこが要点です。
システムが知っていること
5種類の記録。それぞれが自分のルールを抱えています。
作業票
仕事ひとつに1行。仕様、部数、納期、お客様、そして通ってきたすべての状態。移動のたびに、動かした人の名前と時刻が付きます。
状態と遷移
受付、プリフライト（入稿データの点検）、校正中、承認済み、印刷中、発送済み。仕事はつねにそのどれかひとつにいます。動かすにはあなたが定義した遷移を通ります。プリフライトを飛ばす近道は、システムが用意していません。
校正と承認
校正はファイルで、そこに承認が付きます。お客様は自分のページで承認するか、朱を入れます。承認は——誰が、いつ、どの版に——転送されたメールではなく1行です。
お客様と、その窓
お客様はサインインして、自分の仕事と自分の校正だけを見ます。ほかは何も見えません。リンクを誰もいじらないと期待するのではなく、データベースが行ごとに守ります。
エスカレーションのルール
承認されないまま2日、納期を1日超過、特急の仕事がキューに入る。あなたが名指しした条件はそれぞれ、役に立つ場所で催促になります。メール、Slackのメッセージ、朝の一覧に立つ旗。
一件の仕事、受付から請求まで
作業票 #4817 を、システムが回した一週間で追う。
月曜 9:12 — 受付
注文書が仕事 #4817 になります。三つ折りチラシ5,000部、納期は金曜。作業票は入稿データを添えた状態で、プリフライトに開きます。
月曜 11:00 — プリフライトが止める
検査担当が塗り足しの不備を指摘します。仕事は、理由を書き込まれた名前のついた待ち状態へ移ります。誰かの記憶の中ではなく、システムの中で止まっています。
火曜 — 校正が出る
直した校正がお客様のページに公開されます。見えるのは第2版、金額、承認ボタン。自分の仕事だけで、他人のものはひとつもありません。
木曜 9:00 — 催促が飛ぶ
2日経っても未承認。予定された点検が印刷所のSlackチャンネルに投稿し、お客様にメールします。開いている40件の作業票のなかで、#4817 を誰も覚えている必要はありませんでした。
木曜 14:30 — 承認、そして順番へ
承認が着き、仕事は自分で明日の印刷リストに並びます。そのリストは朝6時、すでに刷り順のまま印刷現場へメールで届きます。
金曜 — 発送し、請求する
追跡番号が入り、状態は発送済みへ、請求書が発行されます。誰かが電話を思いつくより先に、お客様のページがそう告げています。
あなたの工程を、そのまま
すでに従っている手順を、一文で書く。
印刷所の仕事
状態、校正承認、停滞の通知。
“印刷所のワークフローアプリを作って。受付、プリフライト、お客様の校正承認、印刷待ち、発送の状態を持たせて、校正が2日止まったらSlackに通知して。”
保険の更新デスク
期限に追われる状態と、エスカレーション。
“代理店の契約更新のワークフロー自動化アプリを作って。契約は満期の90日前に入って、査定、見積、お客様の承認と進んで、残り30日でエスカレーションするようにして。”
修理工場の流れ
受付から引き渡しまで、持ち主にはずっと連絡。
“修理工場のワークフローを作って。機械が受付されて、診断と見積が出て、承認された部品を待って、状態が変わるたびに持ち主へ通知するようにして。”
どう噛み合うか
遷移は習慣ではなく、関数です。 仕事を進めると、型のついたサーバー側の関数が走ります。先に何が成立していなければならないかを確かめ——未承認の校正は発送できません——誰がやったかを書き、続くものを起こす。ルールは研修の中ではなく、一箇所にあります。
覚えているのはスケジュールです。 予定されたジョブが停滞を掃き集めます。未承認の校正、納期を過ぎた作業票、偏ったキュー。朝6時の印刷リストも金曜の週次まとめも、cronで走るサーバー側の関数で、あなた自身のメールテンプレートで送られます。
Slackは表面であって、離れ小島ではありません。 印刷所はすでにSlackで暮らしているので、ワークフローはそこへ投稿し、そこで反応します。仕事へのリンクを連れた承認のリマインド、特急が入った瞬間に立つ旗。コネクタの鍵はプラットフォームの保管庫にあり、あなたのコードには決して入りません。
公開の前に、壁を証明する。 シナリオが1人のお客様としてサインインし、別のお客様の校正を開こうとします。使い捨てのデータベースの複製に対して走り、許可された操作と拒否された操作のすべてが記録に残ります。あとで手順が変わっても、同じテストが次の公開の関門になります。
ワークフローのシステムは、社内ツールの原型です。チームが業務全体をこのやり方で回す方法は 社内ツール にまとめてあります。
現場からの質問
お客様を、現場の中を見せずに参加させられますか？
はい。お客様はポータルにサインインし、自分の仕事、自分の校正、自分の請求書を見ます。サインインした利用者が何を読めるかは、データベースの行レベルのルールが決めます。社内の画面とお客様の画面は、壁の位置が違うひとつのアプリです。
うちの工程が変わったらどうなりますか？
変更を説明してください。新しい状態、二段目の承認、別のエスカレーション期間。スキーマと画面がそれに合わせて育ち、マイグレーションも同じ会話の中で起きます。古い仕事は履歴を無傷のまま保ちます。
仕事を進めてよいのは誰ですか？
あなたの役割定義が言う人です。印刷のオペレーターは印刷の状態を進め、受付は受付を扱い、お客様は承認だけをします。どの遷移も、何かを書き込む前に実行者の役割を確かめます。
いま使っているツールと一緒に動きますか？
現場のチャンネルにはSlack、加えて合うところではGitHub、Notion、Linear、Trello、HubSpot、Mailchimp、Calendly、Discord。アプリはそれらの中で動き、それらの出来事に反応します。
クリエイターが構築
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ホワイトボードをデータベースに入れる
状態、承認、止まったとき誰に催促が要るかを並べてください。Klivはその一覧を、あなたの現場が実際に従うシステムにします。