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生産性ツール
Google Drive連携を、考え直す
案件にひも付く記録としてのファイル。データベースが適用する顧客の壁。「Rev Cは届いたのか」に答える送付記録。共有ドライブが、そのふりをしていたシステムです。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
共有ドライブが、システムでなくなったとき
森さんは22名の構造設計事務所で運営を見ています。この事務所の実質的な原本は、9年ものの共有ドライブです。3世代ぶんの改訂が積み重なった計算書、最終版_押印済_v2という名前の押印図面、インターンが去ってから誰も点検していない権限を持つ顧客フォルダ。彼女が「Google Drive連携」と検索するとき、本当に尋ねているのはこうです。保管庫に構造をボルト留めできるものはないのか。
保管庫は、構造をうまく受け止めません。フォルダには、Rev CがRev Bに取って代わったことがわかりません。みなと埠頭の顧客が発行済み図面は読めても内部計算書は決して読めないことも、送付記録なしに出た図面が責任問題だということもわかりません。Klivは、そのフォルダたちが演じていたアプリを構築します。ファイルがルールを持つ記録になる場所です。ドライブは、もともと得意だったものに戻ります。屋根裏です。
フォルダの迷路に代わるもの
ツリーがテーブルになります。それぞれが抱えるものを並べます。
フォルダではなく、案件
すべてのファイルは案件の記録にぶら下がります。顧客、現場、フェーズ、担当技術者。「これはどこに置くのか」という問いが消えます。ファイルは、属する仕事に付きます。
成果物と改訂
計算書は、改訂履歴とステータスを持つ記録です。ドラフト、照査済み、発行済み。Rev CがRev Bに取って代わるのは、ファイル名の中ではなくデータベースの中です。
顧客の壁
顧客は組織としてサインインし、自分の案件の発行済み図書だけを読みます。内部計算書やドラフトの朱書きは、そもそも描画されません。行がルールを持っているからです。
現場写真のライブラリ
現場写真はスマホからアップロードされ、写っているもので探せるようになります。「北面の溶接割れ」と入れれば、その写真が出てきます。ファイル名が何であっても。
送付記録
誰に、どの改訂が、いつ、誰から発行されたか。発行のたびにアプリが追記するテーブルです。だから「Rev Cは届いたのか」は、尋問ではなくクエリです。
1件を、迷路から連れ出す
いちばん厄介な案件から始めます。それがドライブを出ていく1週間です。
月曜 — 取り込み
9つのフォルダを、案件のファイル領域にドラッグします。名前は変えませんし、変える必要もありません。ここから先、構造はツリーではなく記録の上にあります。
火曜 — ルール
アクセスを一度だけ言葉にします。ファイルは、そう述べないかぎり非公開。顧客の組織は、ステータスが発行済みの図書を読める。現場からのアップロードは、技術者が受け入れるまで未整理のまま。
水曜 — 検索
若手が去年の木造スパンの風荷重計算を探し、その計算書を受け取ります。ファイル名が214_kaze_final_v2.pdfであっても。
木曜 — 最初の発行
Rev Cが顧客へ。顧客ポータルにそれが現れ、送付記録に1行が増え、それを知らせるメールは森さんが設計したもので、事務所自身のドメインから送られます。
金曜 — ダイジェスト
16時、定期ジョブが1週間を事務所のSlackチャンネルに投稿します。発行3件、照査済みの改訂2件、写真1組の整理。誰もまとめていません。
ファイルの居場所を言う
案件ファイルのハブ
成果物、改訂、顧客の壁。
“うちの設計事務所向けに案件ファイルのハブを作って。成果物が改訂ステータスを持って、顧客のサインインは発行済み図書だけに絞られて、案件ごとに送付記録があるようにして。”
顧客向け成果物ポータル
顧客ごとに、発行済みのものだけ。
“成果物ポータルを作りたい。顧客の組織ごとにサインインして、自分たちの発行済み図面と報告書をダウンロードできて、新しい改訂を公開するたびにメールで通知されるようにして。”
現場写真のライブラリ
写っているもので探せる現場写真。
“現場写真のライブラリを作って。現場の技術者がスマホからアップロードして、写真は写っている内容で検索できて、1枚ごとに案件と日付にひも付くようにして。”
保管庫が学ばなかったこと
アクセスは記録に乗ります。 すべてのファイルが自分のアクセスルールを持ちます。そう述べないかぎり非公開で、個人にも組織にも共有できます。顧客の壁は、2017年にフォルダを設定した誰かではなく、ページを描画するときにデータベースが適用します。権限は、考古学であることをやめます。
証跡はテーブルです。 発行、受領、改訂による差し替え。それぞれが時刻と名前を持つ1行です。2年後に争いが起きたとき、事務所はメールボックスの検索ではなく、送付記録から答えます。
そして出口は、拍子抜けするほど普通です。 アプリのソースは事務所が管理するGitリポジトリと同期し、テーブルもファイルもあなたのものです。出ていくことは、望むならいつでも、意図的に退屈な作業です。
Slackへのダイジェストは、多くの配線のひとつです。KlivのアプリはGitHub、Notion、Linearほかのコネクタ棚でも動作し、そこで起きたことに反応します。構築と拡張が、盤面の全体を歩きます。
フォルダのあとに続く質問
KlivはGoogle Driveと直接連携しますか？
Klivに組み込まれているコネクタは、Slack、GitHub、Notion、Linear、HubSpot、Trello、Discord、Mailchimp、Calendlyです。Driveは棚に載っていません。このページは、その理由についても正直です。ファイルは一度だけ引っ越し、以降はルールのある場所で暮らします。たいていの事務所は、古いドライブを屋根裏として残します。
9年分の既存ファイルはどうなりますか？
まとめてアップロードされ、記録になります。案件にひも付き、アクセスルールを持ち、中身から探せるようになります。ファイル名も一緒に運ばれますが、もう意味を持ちません。
まだ発行していないものが顧客に見えることはありますか？
ありません。顧客のセッションが読むのは、その組織が所有し、ステータスが発行済みの行だけです。ドラフトや内部計算書は、画面で隠されているのではなく、クエリの結果に存在しません。
1つのファイルが壁の外に出るとき、誰が決めますか？
ファイルは、意図して共有するまで非公開です。個人へ、組織へ、あるいはあなたが言えば公開へ。既定値は漏れません。例外はすべて、記録に残る判断です。
クリエイターが構築
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