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生産性ツール
プロジェクト管理・協働ツールを構築する
実際の仕事の動きに合った工程、記録を残す承認、ひとつのプロジェクトだけを映す顧客ログイン。守るのはデータベースです。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
なぜ自分のプロジェクト管理を作るのか
ある展示什器の製作所は、去年3つのプロジェクトツールを試しました。どれもタスクとボードと担当者を知っていました。どれも、合板を1枚も切る前に美術館が什器図面のリビジョンCを承認しなければならないことも、設置日が何か月も前に出た内覧会の招待状で動かせなくなっていることも知りませんでした。本当のプロジェクトはメールの中で回り、ツールは飾りになりました。
それが、自分で作る理由です。プロジェクトのソフトは平均的なチームのかたちをしていて、あなたのプロジェクトには平均的なチームが持たないルールがあります。Klivは、あなたの工程、承認の門、顧客のかたちで管理ツールを組み立てます。そしてそれは本物のデータベースの上の本物のアプリなので、ルールは提案ではなく守られます。
管理ツールが抱えるもの
汎用のボードが決して知らない、この製作所の6つのこと。守る仕掛けとともに。
プロジェクトと工程
設計、製作、梱包、設置。どの工程にも門があります。図面の承認が欠けているあいだ、製作は始められません。工程が確かめるのは、会議を仕切った人の記憶ではなく記録だからです。
図面とリビジョン
どの図面もリビジョンの履歴とともにファイル保管庫にあります。記録の上でリビジョンCがBに取って代わり、現場が見る最新版はちょうど一組です。
承認と変更指示
顧客の承認は、名前と時刻を持つ行です。スレッドの中の親指の絵ではありません。変更指示は、それが記述する仕事が存在する前に、価格と署名を携えます。
是正リスト
設置現場から写真つきで登録し、担当を割り当て、2枚目の写真で閉じます。リストが空になるまでプロジェクトは終わりません。そしてリストが証拠です。
班とカレンダー
誰が工場にいて、誰が現場にいて、どの設置日が動かせないか。カレンダーは、他のすべてが読むのと同じプロジェクトの行を読みます。
顧客の窓
美術館はそれぞれサインインして、自分のプロジェクトを見ます。図面、承認、写真、日程。そのログインにとって、他の顧客のプロジェクトは存在しません。データベースがすべての読み取りを、その組織に絞ります。
ひとつの展示、受注から設置まで
仕事をひとつ通して、メールが消える場所を見ます。
受注
工程と、動かせない日付——開幕の夜——とともにプロジェクトが作られます。顧客はその日の午後にはログインを持ちます。
承認のための図面
什器の図面が顧客の窓に出ます。学芸員はリビジョンBにコメントし、リビジョンCを承認します。その承認は名前と時刻を持つ記録で、9週目の言い争いを終わらせるのはそれです。
変更指示
顧客が展示ケースを5cm高くしたいと言います。変更は価格を添えて出され、承認されるまで何も製作されません。図面が承認されたのと同じ窓の中でです。
製作の金曜日
進捗の写真が毎週、予定どおり上がります。「進み具合はいかがですか」のメールは来なくなります。答えが、顧客が見る場所にもうあるからです。
設置の週
班は美術館の床から是正項目を写真つきで登録します。項目は証拠とともに閉じ、責任者は工場からリストが減っていくのを見ます。
引き渡し
プロジェクトは、すべてを付けたまま保管に入ります。図面、承認、是正リスト、写真。来年の似た展示は、靴箱ではなく検索できる履歴から始まります。
3つのプロジェクト、3つの依頼
製作所の管理ツール
工程、図面承認、設置の是正リスト。
“製作所のプロジェクト管理を作って。設計、製作、設置の工程、顧客による図面承認、プロジェクトごとの写真付き是正リストを入れて。”
代理店のキャンペーンハブ
顧客のレビュー回と成果物の受け渡し。
“顧客ごとにクリエイティブのレビュー回を承認でき、進行を見られて、最終データを自分の作業場からダウンロードできるキャンペーンハブを作って。”
イベント制作のボード
会場、業者、進行表の締切。
“イベント制作の管理を作って。イベントごとの進行、業者の連絡先と契約書の添付、開催1週間前に確定する進行表のチェックリストを入れて。”
どう組み上がるか
顧客の分離は、表示の絞り込みではなくデータベースのルールです。 顧客の組織は、自分に属する行しか読めません。自分のプロジェクト、自分の図面、自分の承認。他のプロジェクトを隠す設定を間違えることはありません。そのログインにとって、他の行は何も返さないからです。
ファイルはプロジェクトの一部です。 図面、現場写真、署名済みの変更指示。すべて組み込みのファイル保管庫にあり、それぞれがプロジェクトのアクセスルールを携えます。入るのは原寸の原本、出るのは速いページです。
Slackがそれを聞きます。 工程の門が開いたとき、顧客が承認したとき、工場のチャンネルに知らせが届きます。連携は双方向で、認証情報はコードに貼られるのではなく保管庫に置かれます。
仕事全体を読んだエージェント。 仕様書とやり取りを上げておけば、プロジェクトのエージェントはそこから答えます。学芸員がケースの高さをいつ承認したかと聞けば、推測ではなく承認の記録を返します。そのやり取りは、当のプロジェクトに記録されます。
こういう管理ツールはたいてい、同じデータの上で製作所が回す何本かの道具の一本です。見積、日程、機材の一覧。Klivは社内ツールをひとつのつながったビルドとして扱います。そのページに、姿があります。
最初の門の前に聞かれること
美術館が2つとも顧客のとき、それぞれのログインには何が見えますか？
自分のプロジェクトだけです。設定のおかげではありません。行レベルのセキュリティが、すべての読み取りをサインイン中の顧客の組織に絞るので、他館のプロジェクトを求める検索はデータベースの時点で空で返ります。
図面の承認はどう動きますか？
図面のリビジョンが顧客の窓に出て、顧客がそこで承認し、承認は記録として保存されます。誰が、どのリビジョンを、いつ。その承認に依存する工程は、開く前に記録を確かめます。
班は現場から使えますか？
使えます。どのスマホでも動くウェブアプリです。是正項目はカメラで登録され、プロジェクトに紐づき、証拠の写真とともに閉じます。
プロジェクトが終わったらどうなりますか？
まるごと保管されます。図面、承認、変更指示、写真、閉じた是正リスト。履歴は検索できるままなので、次の似た仕事は記憶ではなく証拠から始まります。
クリエイターが構築
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プロジェクトが実際に従う管理ツールを作る
あなたの仕事には、汎用のボードが聞いたこともない工程と門があります。ひとつ述べ終えたあとには、それを知っている管理ツールがあります。