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専門サービス・代理店管理
代理店のSOP・プレイブックハブを構築する
すべてのSOPにオーナーとレビュー日。どんな聞き方でも手順を見つける検索。スケジュールで走る30日ランプ。変更は#opsへ届きます。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
なぜ人が辞めるとプレイブックも出ていくのか
代理店の手順は優れていても、創業者やシニアの頭に入っているだけなら資産ではありません。Google Docs、Notionエクスポート、口頭説明。退職のたびに業務の一部が抜け、新人は3週間分の割り込みを生みます。
Klivのハブは、手順をライフサイクルのある資産として扱います。SOPはオーナー、版、レビュー日を持つ記録です。人が実際に聞く言葉で検索でき、オンボーディングはスケジュールで走り、Slackには自動で変更が届きます。
ハブが最新に保つもの
代理店の業務マニュアルを生きたまま保つ6つの部品。
SOPとオーナー
メディアバイイング、制作引き継ぎ、顧客オフボーディング。各手順に名前付きオーナーを置きます。
版とレビュー日
各SOPは履歴とレビュー期限を持ちます。期限切れは発見ではなく検知され、オーナーへ通知されます。
オンボーディングトラック
ロールごとの30日シーケンス。読む順番、チェックポイント、完了記録を持ちます。
質問ログ
スタッフが聞いたこと、ハブが答えたこと。未回答はopsリードの執筆リストになります。
Slack回線
改訂SOPの変更メモは#opsへ。新人の1週目完了はマネージャーへ。チームがいる部屋でハブが話します。
職能ごとの壁
フリーランスには担当職能のSOPだけ。料金表、顧客条件、価格プレイブックはログインに届きません。
創業者の頭から外へ
メディアバイイング手順がシステムに移る流れです。
ブレインダンプ
担当者がキャンペーン開始手順を一度きちんと話します。手順、スクリーンショット、オーナー名付きのSOPになります。
コーパス移行
散らばった60文書をそのままアップロードし、同日検索に出します。オーナーとレビュー日は後で整理できます。
検索が信頼を得る
担当者がSOPタイトルと違う言葉で質問しても、正しい手順とチェックリストが返ります。
新人がランプに入る
1日目はアカウントと読書リスト。3日目はレポートSOPと課題。10日目はシャドーイングチェックリスト。すべてスケジュールで届きます。
変更が公開される
プラットフォーム更新後にSOPを改訂すると、新版が旧版を置き換え、#opsにリンク付き変更メモが届きます。
監査は1分
大型顧客の開始前に、すべてのSOPがレビュー期限内か、新人がトラックを終えたかをレポートで見られます。
3つのSOPから始める
メディアバイイングプレイブック
手順、オーナー、レビュー日。
“メディア代理店向けに、各SOPにオーナーとレビュー日があり、スタッフが自然文で検索でき、期限切れレビューを毎週オーナーに通知する社内プレイブックハブを作って。”
新人ランプ
30日をレールに乗せる。
“ロールごとに30日の読書とチェックポイントがあり、ステップが定期メールで届き、マネージャーが新人ごとの完了状況を見られるオンボーディングシステムを作って。”
Slack付きopsハブ
変更を自動通知。
“スタジオ向けに、手順変更をSlackのopsチャンネルに投稿し、スタッフが自社文書から答えるプロセス質問をできるSOPハブを作って。”
ランブックを動かすもの
コーパスは検索だけでなく質問に答えます。 代理店自身のSOPに基づくエージェントが「どうするんだっけ」に答えます。答えは自社手順であり、インターネットの平均ではありません。すべてのやり取りは質問ログへ残ります。
1週目は自分で進みます。 オンボーディング配信はスケジュールジョブです。読書、チェックポイント、催促が新人の予定に沿って届き、完了は記録へ戻ります。
Slackは届け先、ハブは記録です。 管理者が一度つなげると、SOP変更やランプの節目がチャンネルに投稿されます。スレッドに古いコピーを貼るのではなく、管理された版へ戻ります。
SOPハブは多くの内部ツールのひとつです。Klivの内部ツール で、バックオフィスが手放せる他の仕事も見られます。
引っ越し時の質問
乱れたGoogle Docs 60本はどうプレイブックになりますか？
そのままアップロードします。すぐ検索インデックスに入り、初日から使えます。オーナーとレビュー日の付与は後で予定する整理作業です。
フリーランスは全部見えますか？
与えた範囲だけです。アクセスは職能ごとにデータベースで絞られます。有料検索のフリーランスには有料検索SOPだけが返ります。
SOPの陳腐化を何が止めますか？
期限に効くレビュー日です。定期ジョブが毎週確認し、オーナーへ催促し、ハブに表示し、長引けばSlackへ上げます。
これはWikiでは？
Wikiはページを保存します。ハブは所有者を強制し、オンボーディングを走らせ、コーパスから答え、健康状態をレポートします。違いは文字の周りの機械です。
クリエイターが構築
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組織記憶を給与台帳に載せる
一度書いたら、ハブが思い出し、育成し、答えます。プレイブックの形を説明し、唯一のコピーであることをやめましょう。
