Cette page a été traduite de l’anglais.
Sites d'événements et de conférences
Créez un système sur mesure de gestion de salles et d'événements
Kliv est une IA qui crée des applications. Décrivez comment votre salle réserve des dates, gère les options, organise les salles et pilote les événements, et elle construit le système autour de ces règles.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu'est-ce que Kliv ?
Kliv n'est pas un produit de gestion de salles auquel on s'abonne et qu'on configure. C'est une IA qui construit un logiciel pour vous.
Vous décrivez l'application dont vous avez besoin en langage courant, et Kliv la construit : la base de données, la logique, les écrans et les flux de travail. Vous obtenez une application réelle et fonctionnelle, qui vous appartient. Vous pouvez l'utiliser, la faire évoluer plus tard en demandant des modifications, et l'héberger sur votre propre domaine. Ce n'est pas un modèle préfabriqué avec votre nom dessus.
Sur cette page, cette application est un système de gestion de salles et d'événements construit autour de vos règles de réservation. Kliv construit toutes sortes d'applications web ; celle-ci en fait partie, et c'est ce que couvre le reste de cette page.
Pourquoi construire votre propre système de gestion de salle ?
Les logiciels de gestion de salles partent souvent du principe qu'on a besoin soit d'un petit tableur, soit d'un immense centre de congrès. Beaucoup de salles se situent entre les deux. Une salle de bal rénovée, une grange, une galerie ou une salle des fêtes peut avoir ses propres règles : un événement par jour, des options de courte durée, des prestataires agréés, des limites de capacité selon la disposition, et une feuille de route à laquelle toute l'équipe doit pouvoir se fier.
Kliv construit le système autour de ces règles. Le calendrier, le contrat, le statut de facturation, la liste des prestataires, le plan de salle et la feuille de route vivent dans une seule base de données, de sorte qu'une date n'est jamais promise deux fois et qu'une option ne dépend pas de la mémoire de quelqu'un pour être libérée.
Le registre officiel de la salle
Le système conserve les informations dont une salle a besoin pour réserver des dates et organiser des événements sans accroc.
Calendrier et options
Une date correspond à une seule fiche. Une option la réserve pendant 14 jours, une relance peut être envoyée au jour 12, et la date se libère automatiquement au jour 14 si le contrat n'est pas payé.
Salles et dispositions
La disposition banquet accueille 180 personnes, la disposition théâtre 260, et la disposition cocktail 320. La disposition choisie fixe le nombre maximal d'invités qu'un client peut saisir sur le contrat.
Clients et contrats
Chaque événement conserve le client, le contrat signé, le statut de facturation et les fichiers au même endroit, qu'il s'agisse d'un mariage, d'un séminaire d'entreprise ou d'une bar-mitsva.
Prestataires agréés
Les traiteurs, les équipes audiovisuelles et les autres prestataires peuvent être limités à la liste agréée. La feuille de route n'accepte que les prestataires conformes aux règles de la salle.
Feuilles de route
L'heure d'installation, l'heure de la cérémonie, le plan de salle, les contacts des prestataires et les notes particulières vivent tous sur la fiche de l'événement, consultable par l'équipe depuis son téléphone.
Un exemple : la salle de bal historique de Camille
Voici comment une salle pourrait s'en servir. Ce n'est qu'un exemple : vous décririez vos propres salles, options, contrats et règles du jour J.
Une demande devient une fiche
Camille dirige La Verrière, une salle de bal rénovée de 1926. Un couple se renseigne pour un samedi de juin, et le formulaire du site crée une fiche avec la date, le type d'événement et une estimation du nombre d'invités.
La visite reste rattachée
Le couple réserve une visite le mercredi via Calendly. La réservation vient s'inscrire dans leur fiche événement, si bien que le dossier est complet avant même leur arrivée.
La date se bloque toute seule
Après la visite, Camille pose une option de 14 jours. Le système envoie une relance au jour 12 et libère la date au jour 14 si le contrat n'est pas payé.
Le paiement confirme la réservation
La facture de location est réglée via le compte Stripe de la salle, et la même fiche fait passer la date du statut « en option » au statut « réservée ».
La feuille de route remplace les appels en série
Six semaines avant, le client renseigne les prestataires depuis la liste agréée, le déroulé horaire et le plan de salle. Le système impose les choix exigés par la salle.
L'équipe travaille sur un seul planning
Le jour J, l'équipe ouvre la feuille de route sur son téléphone. Après le démontage, la facture de consommation du bar part depuis la même fiche événement.
Décrivez le système de gestion de salle que vous voulez
Kliv construit à partir de votre description : plus vous donnez de détails, plus la première version s'en rapproche. Indiquez vos salles, leurs capacités, vos options, vos règles de contrat et le déroulé du jour J. Voici trois exemples pour démarrer :
Salle de bal historique
Demandes, visites, options avec expiration, dispositions de salle et feuilles de route.
“Créez un système de réservation pour ma salle de bal historique. Permettez aux clients de se renseigner sur des dates, de planifier des visites, de poser une option de 14 jours, d'envoyer une relance au jour 12, de libérer les options impayées au jour 14, et de transformer les contrats payés en dates réservées.”
Règles de configuration des salles
Plafonner le nombre d'invités selon la disposition de salle choisie.
“Ajoutez des configurations de salle pour mon établissement : la disposition banquet accueille 180 personnes, la disposition théâtre 260, et la disposition cocktail 320. Quand un client choisit une disposition sur le contrat, plafonnez le nombre d'invités à la capacité de cette disposition.”
Feuilles de route d'événement
Un seul planning du jour J pour l'équipe et les prestataires agréés.
“Donnez à chaque événement confirmé une feuille de route avec les horaires d'installation, les contacts des prestataires choisis dans une liste agréée, une pièce jointe avec le plan de salle, et un affichage adapté au téléphone pour l'équipe.”
Comment tout s'articule
Une date correspond à une seule fiche, si bien que le système peut refuser une deuxième option sur une date déjà en option ou réservée. L'expiration des options est une tâche planifiée automatiquement, pas une ligne sur la liste d'un coordinateur.
Les contrats, plans de salle et fichiers des prestataires restent rattachés à l'événement. Les clients voient leur propre événement, et l'équipe voit les événements sur lesquels elle travaille. L'accès est contrôlé au niveau des fiches, pas en masquant des liens.
Avant de vous y fier pour toute une saison, vous pouvez demander à Kliv un test de scénario qui fait passer une demande par l'option, le paiement et la feuille de route dans un vrai navigateur, sur une copie de la base de données. Si vos événements vendent des billets plutôt que des contrats, la page événements couvre l'enregistrement, les programmes et la billetterie.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que Kliv exactement ?
Kliv est une IA qui construit des applications web sur mesure à partir d'une description. Vous lui dites ce dont vous avez besoin, elle construit l'application, et le résultat vous appartient. Pour cette page, cela veut dire un système de gestion de salle avec demandes, visites, options, contrats, règles de capacité, prestataires agréés et feuilles de route.
Est-ce que j'obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit la base de données, la logique et les écrans propres à votre cas précis. Ce n'est pas un thème préfabriqué que vous remplissez.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous demandez des modifications en langage courant et Kliv met l'application à jour, sans tout recommencer.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. L'application peut fonctionner sur votre propre domaine et être mise en ligne dès qu'elle est construite.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, donc partir revient à faire un git pull, pas à tout reconstruire.
Deux coordinateurs peuvent-ils promettre la même date ?
Non. Une date correspond à une seule fiche. Si elle est en option ou réservée, une deuxième option est refusée au moment de l'enregistrement.
Les options expirent-elles vraiment toutes seules ?
Oui. Vous pouvez définir la durée de l'option, le moment de la relance et la règle de libération. Par exemple, une option de 14 jours peut envoyer une relance au jour 12 et se libérer au jour 14.
Les clients ne peuvent-ils voir que leur propre événement ?
Oui. Un client se connecte à son propre contrat, sa feuille de route, son plan de salle et sa facture. Les autres événements n'apparaissent pas pour ce compte.
Le système peut-il faire respecter les capacités des salles ?
Oui. Chaque disposition peut porter sa propre capacité, et la disposition choisie peut plafonner le nombre d'invités sur le contrat.
Comment écarter les prestataires non agréés ?
Les champs prestataires peuvent n'accepter que les prestataires de votre liste agréée. Ajouter un nouveau prestataire est une décision administrative.
L'équipe peut-elle l'utiliser pendant l'événement ?
Oui. La feuille de route fait partie de l'application web, donc l'équipe peut l'ouvrir depuis un téléphone.
Peut-elle gérer les paiements ?
Oui, si vous intégrez les paiements dans l'application. Les contrats, les factures et les frais après événement peuvent passer par votre propre compte Stripe.
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