Cette page a été traduite de l’anglais.
Outils business
Créer un outil de gestion des reçus et de comptabilité
Kliv est un créateur d’applications par IA. Décrivez vos équipes, la capture des reçus, les codes chantier, les types de coûts, les cartes, les relevés fournisseurs, les rapports et les exports, et il crée un outil de gestion des reçus et de comptabilité.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu’est-ce que Kliv ?
Kliv n’est pas une application de notes de frais générique que vous devez adapter de force à votre processus de suivi de chantier — c’est un créateur d’applications par IA qui construit le logiciel pour vous.
Vous décrivez l’outil dont vous avez besoin en langage courant, et Kliv le construit : la base de données, la page de capture, le stockage des fichiers, les règles de codification, les écrans de rapprochement, les rapports, les exports et les permissions. Vous en êtes propriétaire, vous l’exploitez sur votre propre domaine, et vous le modifiez ensuite en le demandant simplement. Ce n’est pas un modèle où l’on charge des reçus après coup.
Sur cette page, cette application est un outil de gestion des reçus et de comptabilité. Kliv construit toutes sortes d’applications web ; celle-ci s’adresse aux entreprises qui doivent rattacher les reçus aux chantiers avant la fin du mois.
Pourquoi les reçus se perdent entre le comptoir et la comptabilité
Un entrepreneur en peinture peut avoir tous ses reçus et perdre quand même les informations essentielles. Le papier traîne dans les poches, les camionnettes et les machines à laver. À la fin du mois, le reçu qui a survécu ne dit peut-être plus à quel chantier il appartient.
Kliv construit l’outil autour de la capture au comptoir. Un chef d’équipe photographie le reçu, saisit le montant et le chantier, et la ligne devient l’enregistrement pendant que le papier devient une simple sauvegarde.
Reçus, chantiers et marge
Un reçu est un fait lié à un chantier. Ces tables gardent ce fait à sa juste place.
Le reçu et la photo
Le montant, le fournisseur, la date et l’image sont enregistrés ensemble, si bien que l’enregistrement survit même si le papier s’efface.
Chantiers et types de coûts
Chaque reçu atterrit sur un chantier et un type tel que peinture, fournitures diverses, location ou sous-traitant. Le coût réel du chantier se met à jour pendant que le travail est encore en cours.
Cartes et équipes
Chaque carte d’entreprise appartient à une équipe, si bien qu’une charge non justifiée pointe déjà vers le groupe responsable.
Fournisseurs et relevés
Un relevé fournisseur mensuel est chargé et rapproché ligne par ligne avec les lignes de reçus. Les écarts deviennent une courte liste.
Devis face au réel
Chaque chantier porte son devis à côté des dépenses cumulées, si bien que le prochain devis peut s’appuyer sur les faits du dernier chantier.
Un exemple : l’entreprise de peinture de Julien
Voici comment une entreprise pourrait l’utiliser. Ce n’est qu’un exemple — vous décririez vos propres équipes, chantiers, cartes, types de coûts et export comptable.
Les reçus deviennent des enregistrements au comptoir
L’équipe deux achète quarante litres de peinture et une boîte de ruban adhésif. Le chef d’équipe photographie le reçu, sélectionne le chantier et le type de coût, puis quitte le magasin.
Le bureau voit la dépense immédiatement
Le montant, le fournisseur, le chantier, le type de coût, la photo et l’équipe apparaissent aussitôt dans la vue du bureau, triés par chantier plutôt que par pile de papier.
Les reçus manquants apparaissent pendant que les souvenirs sont frais
Quand le relevé de carte est chargé, toute charge sans reçu correspondant apparaît sur la liste de cette équipe dès sa connexion.
Les relevés fournisseurs se rapprochent ligne par ligne
Le relevé du magasin est chargé en fin de mois et rapproché avec les lignes de reçus. Trois lignes non rapprochées deviennent une courte liste de suivi.
Le chantier se clôture avec une marge crédible
Le chantier Vaugirard se termine à 4 % sous le devis, et Julien fait confiance au chiffre car chaque litre et chaque location figure dans le dossier du chantier.
Décrivez ce que vous voulez construire
Kliv construit à partir de votre description, donc plus vous donnez de détails, plus la première version s’en rapproche. Nommez vos champs de capture, vos chantiers, types de coûts, cartes, processus de rapprochement, rapports et format d’export. En voici trois pour vous inspirer :
Reçus d’équipe de peinture
Comptoirs, chantiers, types de coûts et relevés fournisseurs.
“Créez un outil de reçus pour notre entreprise de peinture commerciale. Les chefs d’équipe doivent photographier les reçus avec leur téléphone, coder chaque reçu à un chantier et un type de coût, rapprocher les charges de carte d’entreprise avec les équipes responsables, rapprocher ligne par ligne les relevés fournisseurs mensuels, et afficher le devis face au réel pour chaque chantier.”
Dépenses de recherche de terrain
Codes de subvention au lieu de chantiers.
“Créez un outil de dépenses pour notre groupe de recherche de terrain. Les chercheurs doivent photographier les reçus sur le terrain, coder chacun à une subvention et une ligne budgétaire, joindre le lieu et des notes de projet, et exporter les reçus catégorisés avec images pour le rapport mensuel de chaque bailleur de fonds.”
Comptabilité d’une flotte de food trucks
Marchés, carburant, commissariat et récapitulatifs hebdomadaires.
“Créez un suivi de reçus pour nos trois food trucks. Codez les photos de reçus par camion, date de marché et catégorie telle que carburant, commissariat, ingrédients ou réparations. Envoyez des récapitulatifs de coûts hebdomadaires par camion et exportez les registres mensuels avec images pour le comptable.”
Une comptabilité qui commence sur le parking
La page de capture fait partie de votre application. Elle fonctionne dans le navigateur du téléphone que le chef d’équipe possède déjà : la photo va dans le stockage de fichiers, les données dans la base de données, sans aucune installation.
Chaque équipe voit sa propre trace. Un chef d’équipe peut voir les reçus et les éléments manquants de son équipe sans voir l’ensemble de la comptabilité de l’entreprise. Cette frontière est une règle au niveau des lignes.
La comptabilité reste explicable. Chaque chiffre du rapport de chantier remonte à un reçu, chaque reçu à une image, et chaque image à une personne et un jour.
Les logiciels de bureau supposent souvent que la paperasse commence à un bureau. Pour les équipes, elle commence à un comptoir. Les outils internes qui rencontrent le travail là où il se passe couvre ce schéma plus large.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Kliv exactement ?
Kliv est un créateur d’applications par IA. Vous décrivez l’outil de gestion des reçus et de comptabilité dont vous avez besoin, et il construit l’application fonctionnelle avec capture, codification, rapprochement, rapports et exports.
Est-ce que j’obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Les chantiers, les types de coûts, les règles d’équipe, le rapprochement des cartes, les relevés fournisseurs et les exports sont construits autour de votre entreprise.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Demandez des modifications en langage courant, comme ajouter un type de coût, changer l’export, ou ajouter une étape de validation par l’équipe.
Les équipes doivent-elles apprendre la comptabilité ?
Non. L’écran de l’équipe peut rester simple : photo, montant, chantier et type de coût. Le bureau peut gérer les catégories comptables en arrière-plan.
Et les reçus qui continuent de disparaître ?
Le relevé de carte sert de filet de sécurité. Chargez-le, et toute charge sans reçu correspondant apparaît sur la liste de l’équipe responsable.
Est-ce que cela remplace notre comptable ?
Non. Cela remplace l’enveloppe en désordre. Le comptable peut recevoir un export propre avec catégories et images jointes.
Peut-on répartir un reçu sur deux chantiers ?
Oui. Un reçu peut être réparti sur plusieurs chantiers, et l’application peut exiger que la répartition corresponde exactement au montant imprimé.
Les relevés fournisseurs peuvent-ils se rapprocher automatiquement ?
Ils peuvent être chargés et rapprochés ligne par ligne avec les lignes de reçus. Les lignes non rapprochées deviennent une courte liste de vérification.
Chaque équipe peut-elle voir uniquement ses propres reçus ?
Oui. L’accès des équipes peut être limité par des règles au niveau des lignes, si bien que les chefs d’équipe voient leurs propres reçus et écarts sans voir l’ensemble de la comptabilité.
Puis-je suivre le devis face au réel ?
Oui. Chaque reçu peut atterrir sur un chantier et un type de coût, si bien que le rapport de chantier peut comparer le devis aux dépenses cumulées.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. L’application fonctionne sur votre propre domaine.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, si bien que partir revient à faire un git pull plutôt qu’à tout reconstruire.
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