Cette page a été traduite de l’anglais.
Outils business
Créer un outil d'achats et de gestion des fournisseurs
Kliv est une IA qui crée des applications. Décrivez l'outil d'achats et de gestion des fournisseurs qu'il vous faut — demandes, seuils, dossiers fournisseurs, appels d'offres, réception, traçabilité — et elle le construit.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu'est-ce que Kliv ?
Kliv n'est pas une suite d'achats conçue pour un grand service — c'est une IA qui construit un logiciel pour vous.
Vous décrivez l'application dont vous avez besoin avec vos propres mots, et Kliv la construit : la base de données, les circuits de validation, les écrans, les notifications et les rapports. Vous obtenez une vraie application qui vous appartient. Vous pourrez la faire évoluer plus tard simplement en demandant des changements, et la faire tourner sur votre propre domaine ou une URL privée. Ce n'est pas un modèle préfabriqué.
Sur cette page, cette application est un outil d'achats et de gestion des fournisseurs. Kliv construit toutes sortes d'applications web ; celle-ci répond à une politique interne que le circuit de validation doit faire respecter.
Pourquoi construire votre propre outil d'achats ?
La politique d'achats vit souvent dans des PDF, des boîtes mail et des tableurs. C'est ainsi qu'un achat de 6 000 € ne reçoit qu'une seule validation au lieu de deux, ou qu'un certificat fournisseur expire des mois avant que quiconque s'en aperçoive.
Kliv transforme la politique réelle de l'entreprise en logiciel : demandes, seuils, lignes budgétaires, fiches fournisseurs, validations et réception, réunis dans un seul système. La règle est vérifiée par le circuit de validation, pas par la mémoire de quelqu'un.
Les enregistrements qui font vivre la politique
Six objets portent les règles qu'ils font respecter.
Demandes d'achat
Chaque demande indique qui veut quoi, chez quel fournisseur, sur quelle ligne budgétaire, et pour quand. Une demande sans ligne budgétaire ne peut pas être soumise.
Seuils et validations
En dessous de 1 000 €, un simple clic du responsable peut suffire ; au-delà de 5 000 €, deux validateurs nommés peuvent être requis. La demande ne peut pas passer au statut commandé sans eux.
Fournisseurs et dossiers
Chaque fournisseur conserve ses conditions, ses contacts et ses attestations avec leurs dates d'échéance. Un fournisseur dont l'assurance a expiré peut être bloqué pour toute nouvelle commande.
Devis côte à côte
Un appel d'offres réunit les devis des fournisseurs sur un seul écran : prix, délai et conditions. Le devis retenu devient le bon de commande, avec la justification du choix jointe.
Réception
Les marchandises sont vérifiées ligne par ligne par rapport au bon de commande. Les livraisons incomplètes sont signalées, et l'e-mail d'écart peut détailler la différence.
L'agent des contrats
Chargez vos contrats fournisseurs une seule fois. Une question comme « Quel est notre préavis avec Meridian Packaging ? » peut trouver sa réponse dans vos propres contrats, clause citée à l'appui.
Ce qui fait tourner le système
Des validations là où travaillent les validateurs
Une demande peut envoyer une alerte Slack ; le clic de validation agit dans l'application et y est enregistré.
Des échéances sous surveillance
Une tâche nocturne peut scanner les attestations et les renouvellements de contrats, puis glisser tout ce qui tombe sous 30 jours dans l'e-mail du lundi.
Une visibilité selon le rôle
Les demandeurs voient leurs propres demandes, les responsables celles de leur équipe, et la finance voit tout. L'accès est contrôlé par le rôle.
Une traçabilité intégrée
Chaque changement d'état enregistre qui a changé quoi et quand. « Qui a validé ceci ? » devient une simple recherche.
Un exemple : l'entreprise de plein air de Camille
Voici comment une équipe achats pourrait s'en servir. Ce n'est qu'un exemple — vous décririez vos propres seuils, services, règles fournisseurs et processus de réception.
Une demande commence par une ligne budgétaire
Un responsable d'atelier demande une plieuse à 6 500 € et sélectionne la ligne budgétaire équipement. Le formulaire ne se soumet pas sans elle.
Le seuil exige deux validations
Comme le montant dépasse 5 000 €, la demande a besoin de deux validateurs nommés. Elle ne peut pas passer au statut commandé avec le seul clic d'un responsable.
Le dossier fournisseur est vérifié avant le bon de commande
La fiche fournisseur montre que l'assurance responsabilité civile arrive bientôt à échéance. Camille reçoit l'alerte avant le bon de commande, pas des mois après l'expiration du certificat.
La réception vérifie la commande ligne par ligne
À l'arrivée de la livraison, la réception compare chaque ligne au bon de commande et signale tout écart ou erreur.
La traçabilité répond plus tard
En fin d'année, la finance peut voir qui a demandé, qui a validé, quel devis a gagné, ce qui est arrivé, et quand chaque étape a eu lieu.
Décrivez ce que vous voulez construire
Kliv construit à partir de votre description : indiquez les champs de la demande, les seuils, les validateurs, les dossiers fournisseurs, les notifications, les contrôles de réception et les rapports. Voici trois exemples :
Circuit de validation par seuil
La politique transformée en circuit de validation.
“Créez un outil de demandes d'achat où les commandes de moins de 1 000 € nécessitent une validation du responsable, celles de plus de 5 000 € nécessitent deux validations nommées, chaque demande porte une ligne budgétaire, et les validateurs reçoivent des notifications Slack avec les clics de validation enregistrés.”
Dossier de conformité fournisseur
Des certificats et renouvellements de contrats qui alertent avant d'expirer.
“Créez un outil de gestion des fournisseurs qui suit les contacts, les contrats, les attestations d'assurance responsabilité civile avec des alertes 30 jours avant leur échéance, et qui bloque les nouveaux bons de commande pour les fournisseurs dont les documents ont expiré.”
Tableau de comparaison d'appel d'offres
Trois devis et une décision tracée.
“Créez un outil d'appel d'offres où j'invite des fournisseurs à chiffrer un cahier des charges, où je compare prix, délai et conditions côte à côte, où j'enregistre la raison du choix du devis gagnant, et où le gagnant devient un bon de commande.”
Ce qui porte réellement le système
Le seuil est testable. Un scénario peut se connecter en tant que responsable et tenter de faire passer une demande de 6 000 € avec une seule validation. Le compte-rendu montre le refus de la transition et son motif.
La politique peut évoluer sans reconstruction. Une nouvelle structure de lignes budgétaires pour l'exercice peut être décrite dans la conversation. Kliv met à jour l'application et conserve l'historique.
Elle vous appartient, au sens littéral. Les demandes, les fournisseurs et la traçabilité sont des lignes dans votre propre base de données, et le code source de l'application se synchronise avec votre propre dépôt Git.
Les outils internes sont l'endroit où posséder son logiciel rapporte le plus vite, parce que le logiciel, c'est vos règles. La page des outils internes développe cette idée plus largement.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que Kliv, exactement ?
Kliv est une IA qui construit des applications web sur mesure à partir d'une description. Pour les achats, elle construit les demandes d'achat, les circuits de validation, les fiches fournisseurs, les appels d'offres, les contrôles de réception, les notifications et les rapports autour de votre politique.
J'obtiens une vraie application, ou un modèle préfabriqué ?
Une vraie application. Vos demandes, fournisseurs, validations, attestations, bons de commande, réceptions et traçabilité vivent dans une base de données construite pour votre entreprise.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous pouvez changer les seuils, les rôles de validation, les champs fournisseurs, les étapes d'appel d'offres, les alertes d'échéance ou les règles de réception en demandant simplement des changements.
Les règles de validation peuvent-elles varier selon le service ou le montant ?
Oui. Les seuils peuvent être des données : par montant, catégorie, service, ou toute autre règle que vous décrivez.
Les fournisseurs ont-ils un accès ?
Si vous le souhaitez. Une connexion fournisseur peut être limitée aux propres enregistrements de ce fournisseur : dépôt d'attestations, réponse à un appel d'offres, consultation des bons de commande.
Cela fait-il la comptabilité ?
L'outil reste le registre des engagements : demandé, validé, commandé et reçu. Des exports peuvent transmettre des données propres à la comptabilité.
Qu'est-ce qui empêche les gens d'acheter en dehors de l'outil ?
Aucun logiciel n'arrête une carte bancaire utilisée hors des clous par une personne déterminée. L'outil supprime les frictions sur le bon chemin : demandes rapides, validations Slack, visibilité pour la finance.
Peut-il bloquer un dossier fournisseur expiré ?
Oui. Un fournisseur dont l'assurance a expiré ou dont les documents manquent peut être bloqué pour toute nouvelle commande jusqu'à la mise à jour du dossier.
Peut-il notifier les validateurs sur Slack ?
Oui. Les notifications de validation peuvent arriver là où travaillent les validateurs, tandis que la validation elle-même reste enregistrée dans l'application.
Puis-je utiliser mon propre domaine ?
Oui. L'outil peut tourner sur votre propre domaine ou sur une URL d'application privée.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, et vos données d'achats vous appartiennent.
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