Trang này được dịch từ tiếng Anh.
Dịch vụ chuyên nghiệp và quản lý agency
Xây dựng trung tâm SOP và playbook cho agency
Kliv là công cụ xây dựng ứng dụng bằng AI. Mô tả trung tâm SOP và playbook mà agency bạn cần — chủ sở hữu, ngày rà soát, tìm kiếm nhân sự, onboarding, cập nhật Slack và giới hạn quyền truy cập — Kliv sẽ dựng nên.
Chỉ cần nhập ý tưởng của bạn vào ô văn bản và AI sẽ xây nó cho bạn
Kliv là gì?
Kliv không phải là sản phẩm wiki mà bạn đăng ký rồi tự cấu hình — đây là công cụ xây dựng ứng dụng bằng AI, dựng phần mềm thay cho bạn.
Bạn mô tả ứng dụng mình cần bằng lời bình thường, và Kliv sẽ dựng nó: dữ liệu, logic, giao diện và luồng xử lý. Kết quả bạn nhận được là một ứng dụng thật, hoạt động được và thuộc về bạn. Bạn sở hữu nó, vận hành trên tên miền hoặc tài khoản của riêng mình, và tiếp tục thay đổi nó sau này chỉ bằng cách yêu cầu. Đây không phải một mẫu có sẵn được gắn tên bạn lên.
Trên trang này, ứng dụng đó là một trung tâm SOP và playbook nội bộ riêng cho agency của bạn. Kliv dựng đủ loại ứng dụng web; đây chỉ là một ví dụ.
Vì sao playbook cũng ra đi khi nhân sự nghỉ việc
Quy trình của agency thường chỉ nằm trong đầu nhà sáng lập, trong các tài liệu cũ, các bản xuất file, và những lời giải thích rải rác trên Slack. Khi nhân sự nghỉ việc, quy trình cũng ra đi theo họ. Nhân viên mới phải làm phiền nhân sự cấp cao vì bản viết tay khó tìm hoặc đã lỗi thời.
Kliv dựng quy trình thành một hệ thống vận hành thật. Mỗi SOP có người phụ trách, phiên bản và ngày rà soát. Nhân viên có thể tìm kiếm và đặt câu hỏi dựa trên chính tài liệu của agency. Onboarding nhân viên mới chạy theo lịch, và Slack luôn được thông báo mỗi khi có thay đổi.
Những gì trung tâm này luôn cập nhật
Một cẩm nang vận hành chỉ hiệu quả khi có chủ sở hữu, nhắc nhở và quy tắc truy cập rõ ràng.
SOP và người phụ trách
Mỗi quy trình, từ khởi chạy chiến dịch đến kết thúc hợp tác với khách hàng, đều có một người phụ trách được nêu tên rõ ràng. Quy trình chưa có người phụ trách sẽ hiện rõ và có thể khắc phục ngay.
Phiên bản và ngày rà soát
Mỗi SOP lưu lại lịch sử và có một ngày cần rà soát lại. Khi ngày đó trôi qua, người phụ trách sẽ được nhắc nhở.
Lộ trình onboarding
Mỗi vai trò có thể có một chuỗi 30 ngày gồm tài liệu đọc, nhiệm vụ và các mốc kiểm tra. Việc hoàn thành sẽ được ghi lại vào hồ sơ của nhân viên mới.
Nhật ký câu hỏi
Câu hỏi và câu trả lời của nhân viên đều được lưu lại. Những câu hỏi chưa có lời giải trở thành danh sách các SOP còn thiếu cho trưởng bộ phận vận hành.
Kênh kết nối Slack
Một SOP được chỉnh sửa có thể tự đăng ghi chú thay đổi lên kênh #ops. Một mốc quan trọng của nhân viên mới có thể tự động báo cho quản lý.
Giới hạn theo bộ phận
Freelancer chỉ có thể thấy SOP thuộc bộ phận của họ và không gì khác. Bảng giá và điều khoản với khách hàng luôn nằm ngoài tầm nhìn của họ.
Một ví dụ: agency truyền thông trả phí của Long và Trang
Đây là cách một agency có thể sử dụng công cụ này. Đây chỉ là một ví dụ — bạn sẽ mô tả SOP, vai trò, lộ trình onboarding, quy tắc rà soát và kênh Slack của riêng mình.
Nhà sáng lập biến trí nhớ thành một SOP
Trang chỉ cần trình bày quy trình khởi chạy chiến dịch một lần. Nó trở thành một SOP có các bước, ảnh chụp màn hình, người phụ trách và ngày rà soát.
Tài liệu cũ trở nên hữu ích ngay lập tức
Sáu mươi tài liệu rải rác được tải lên và tham gia tìm kiếm ngay trong ngày. Việc gán người phụ trách và ngày rà soát chỉ là một đợt dọn dẹp sau đó, không phải điều kiện để khởi động.
Tìm kiếm trả lời đúng theo cách nhân viên hỏi
Một account manager hỏi cách tạm dừng chi tiêu trong tuần cấm quảng cáo. Trung tâm vẫn tìm ra đúng quy trình dù câu hỏi không khớp với tiêu đề tài liệu.
Nhân viên mới nhận lộ trình làm quen theo lịch
Ngày đầu tiên gửi hướng dẫn thiết lập tài khoản và tài liệu đọc. Ngày thứ ba gửi SOP báo cáo. Ngày thứ mười gửi checklist đi kèm quan sát thực tế (shadowing). Mọi hoàn thành đều được ghi nhận.
Thay đổi SOP đến được với cả đội
Sau một lần nền tảng quảng cáo cập nhật, Trang chỉnh sửa lại SOP khởi chạy. Phiên bản mới thay thế phiên bản cũ, và kênh #ops nhận được ghi chú thay đổi cùng đường link.
Tình trạng quy trình luôn hiện rõ
Trước khi tiếp nhận một khách hàng lớn, Long kiểm tra xem mọi SOP bắt buộc có còn trong hạn rà soát không, và mọi nhân viên có đang bám sát lộ trình onboarding của mình không.
Mô tả trung tâm playbook mà bạn cần
Kliv dựng ứng dụng dựa trên mô tả của bạn, nên càng chi tiết thì phiên bản đầu tiên càng sát với ý bạn. Hãy nêu rõ loại SOP, người phụ trách, tần suất rà soát, onboarding, Slack và quy tắc truy cập. Dưới đây là ba ví dụ để bạn xây dựng thêm:
Playbook mua quảng cáo
Quy trình, người phụ trách, ngày rà soát và nhắc nhở.
“Xây dựng một trung tâm playbook nội bộ cho agency truyền thông trả phí của tôi. Mỗi SOP cần có người phụ trách, lịch sử phiên bản và ngày rà soát. Nhân viên tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên, đặt câu hỏi dựa trên tài liệu của chính chúng tôi, và các rà soát quá hạn sẽ nhắc người phụ trách vào mỗi thứ Hai cho đến khi được cập nhật.”
Lộ trình làm quen cho nhân viên mới
Ba mươi ngày onboarding theo lịch.
“Xây dựng một hệ thống onboarding cho agency của chúng tôi. Mỗi vai trò có một lộ trình 30 ngày gồm tài liệu đọc, nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận của quản lý, và email theo lịch vào các ngày 1, 3, 7, 14 và 30. Quản lý xem được mức độ hoàn thành của từng nhân viên.”
Trung tâm vận hành kết nối Slack
Thay đổi quy trình được thông báo tự động.
“Xây dựng một trung tâm SOP cho studio của chúng tôi. Thay đổi quy trình cần đăng lên kênh Slack #ops kèm ghi chú thay đổi và đường link, nhân viên có thể đặt câu hỏi về quy trình và được trả lời dựa trên tài liệu của chúng tôi, còn những câu hỏi chưa có lời giải sẽ trở thành backlog cho trưởng bộ phận vận hành.”
Điều gì vận hành cuốn playbook này
Kho tài liệu trả lời các câu hỏi về quy trình. Một agent được huấn luyện dựa trên chính các SOP của bạn sẽ trả lời câu hỏi cách làm dựa trên tài liệu của bạn, chứ không phải lời khuyên chung chung trên internet. Mọi trao đổi đều được lưu vào nhật ký câu hỏi.
Tuần đầu tiên có thể tự vận hành. Chuỗi onboarding là một tác vụ chạy theo lịch. Tài liệu đọc, mốc kiểm tra và lời nhắc được gửi theo lịch của nhân viên mới, và kết quả hoàn thành được ghi lại vào hồ sơ của họ.
Slack chuyển tải thông báo, nhưng trung tâm mới là nơi lưu trữ chính thức. Thay đổi SOP và các mốc trong lộ trình onboarding có thể đăng lên kênh, trong khi phiên bản chính thức vẫn nằm trong trung tâm.
Trung tâm SOP chỉ là một trong nhiều công cụ nội bộ. Công cụ nội bộ trên Kliv trình bày phần còn lại.
Các câu hỏi thường gặp
Kliv chính xác là gì?
Kliv là công cụ xây dựng ứng dụng bằng AI. Bạn mô tả trung tâm SOP của mình, và Kliv sẽ dựng nên ứng dụng thật với tài liệu, người phụ trách, ngày rà soát, tìm kiếm, onboarding, cập nhật Slack và phân quyền.
Tôi nhận được một ứng dụng thật, hay chỉ là một mẫu có sẵn?
Một ứng dụng thật. Các trường dữ liệu SOP, tần suất rà soát, lộ trình onboarding, quy tắc Slack và quy tắc truy cập của bạn định hình nên trung tâm này.
Tôi có thể thay đổi nó sau khi đã dựng xong không?
Có. Bạn có thể thêm trường dữ liệu SOP, thay đổi tần suất rà soát, thêm bước onboarding, cập nhật thông báo Slack, hoặc điều chỉnh vai trò sau này.
Làm sao để các Google Docs lộn xộn trở thành một playbook?
Cứ tải chúng lên nguyên trạng. Chúng có thể tham gia tìm kiếm ngay lập tức, còn việc gán người phụ trách và ngày rà soát sẽ diễn ra ở đợt dọn dẹp sau.
Freelancer có thể thấy toàn bộ playbook không?
Chỉ khi bạn cho phép. Quyền truy cập có thể được giới hạn theo bộ phận, để một freelancer paid-search chỉ thấy SOP paid-search chứ không thấy bảng giá hay điều khoản với khách hàng.
Điều gì ngăn SOP lại lỗi thời lần nữa?
Ngày rà soát và các lời nhắc theo lịch. Người phụ trách sẽ được nhắc, SOP quá hạn có thể được đánh dấu, và Slack có thể leo thang cảnh báo nếu cần.
Đây chẳng phải chỉ là một wiki sao?
Không. Một wiki chỉ lưu trang. Trung tâm này còn theo dõi quyền sở hữu, vận hành onboarding, trả lời câu hỏi dựa trên kho tài liệu, ghi lại các lỗ hổng, và báo cáo tình trạng quy trình.
Nó có thể trả lời câu hỏi của nhân viên không?
Có. Nhân viên có thể hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận câu trả lời dựa trên chính SOP của bạn, còn những câu hỏi chưa có lời giải sẽ được lưu lại để xử lý tiếp.
Các cập nhật có thể đăng lên Slack không?
Có. Thay đổi SOP, lời nhắc rà soát và các mốc onboarding đều có thể đăng lên kênh mà bạn chọn.
Tôi có thể dùng tên miền riêng của mình không?
Có. Trung tâm nội bộ này có thể chạy trên tên miền riêng của bạn.
Sau này tôi có thể chuyển khỏi Kliv không?
Có. Mã nguồn ứng dụng được đồng bộ vào kho Git riêng của bạn, nên rời đi chỉ là một lệnh git pull, chứ không phải dựng lại từ đầu.
More in this category
Được xây dựng bởi nhà sáng tạo
Khám phá điều có thể
Xem các ứng dụng thật được xây dựng với Kliv bởi nhà phát triển và nhà sáng tạo trên toàn thế giới
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Đưa quy trình của agency đến nơi nhân viên có thể sử dụng
Hãy mô tả chi tiết các SOP, người phụ trách, ngày rà soát, onboarding, cập nhật Slack và quy tắc truy cập. Kliv sẽ dựng nên trung tâm giữ cho playbook luôn sống động.