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イベント・カンファレンスサイト
会場とイベントの管理システムを構築する
建物にカレンダーはひとつ。問い合わせは内覧になり、内覧は自分で切れる仮押さえになり、入金済みの契約が日付を予約済みに変えます。進行表は全員が同じものを見ます。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
なぜ自社の会場システムを作るのか
会場向けのソフトは二つのサイズしかありません。意見の強い表計算か、三方に搬入口を持つ建物のために値付けされた大規模施設向けのスイートか。The Meridianは1926年に建てられた宴会場を改修したもので、年に90件のイベントを受けます。結婚披露宴、企業のオフサイト、成人のお祝い。規則はこの建物のものです。1日1件、仮押さえは14日、メープルのスプリングフロアに立ち入れるのは認定した業者だけ。
Klivは、その規則をシステムそのものにします。カレンダーも契約も進行表も、会場自身のデータベースの行です。だから同じ日付を二度約束することはできず、仮押さえは忘れられず、ケータリングの搬入時刻はスタッフ全員が読む場所に書かれます。
会場の正本
年90件のイベントは、正直に保たれた数種類の記録で生き死にします。
カレンダーと仮押さえ
1日1件。仮押さえは日付を14日間確保し、時計が切れると自分で解放します。入金済みの契約が日付を予約済みに変えます。カレンダーが述べるのは事実であって、希望ではありません。
部屋とレイアウト
着席180名、シアター260名、立食320名。契約で選ばれたレイアウトが、顧客の入力できる人数の上限になります。消防法の定員は、貼り紙ではなく検証の規則です。
顧客と契約
ふたり、企業、成人のお祝いを開く家族。どのイベントも、顧客と、署名済みの契約と、請求の状態を一か所に持ちます。
認定業者の一覧
1926年の床に立ち入れるケータリングと音響。進行表は一覧にある業者しか受け付けません。だから規則は、担当者の入れ替わりにも、感じのいい電話にも耐えます。
進行表
搬入14:00、挙式17:00、会場図を添付し、連絡先はすべて記載。キャンドルの持ち込みの可否も、一度だけ、全員が指させる場所に文字で残ります。
問い合わせから撤収まで
The Meridianのイベントは、どれも同じ道を通ります。端から端まで見てみます。
問い合わせ
サイトのフォームがレコードを作ります。希望日、イベント種別、おおよその人数。ひとりにしか見えない受信箱に住むものはありません。
内覧
ふたりは水曜の下見をあなたのCalendlyから予約し、連携がそれをイベントのレコードに書き込みます。来館する前に、書類は揃っています。
仮押さえ
ふたりは気に入って帰り、日付には14日の仮押さえが付きます。12日目にひとりでにひと押しのメールが出て、14日目にひとりでに解放されます。もう誰も頭の中で覚えていません。
契約と入金
会場使用料はあなたのStripeアカウントで全額支払われ、同じ瞬間にカレンダーが日付を予約済みに変えます。日付を確定させるのは入金であって、約束ではありません。
6週間前——進行表
顧客が認定業者の一覧から選び、進行を書き、会場図を入れます。かつて電話9本だったものが、レコードが強制するフォームになります。
当日、そのあと
スタッフはスマホの進行表で動きます。撤収後、ドリンクの実費の請求が完了時に出ます。二つのシステムに一度も分かれなかった日付の、最後の明細です。
三つの建物、三つの文
自分の会場の音がする文から始めてください。
切れる仮押さえ
“日付を14日間押さえられて、12日目にリマインダーを送って、14日目に自動で仮押さえを解放する会場予約システムを作って。”
部屋のレイアウト
“部屋のレイアウトを足して。着席180名、シアター260名、立食320名。選んだレイアウトが契約上の人数の上限になるようにして。”
進行表
“確定したイベントごとに進行表を持たせて。搬入時刻、認定業者の一覧から選ぶ連絡先、スタッフがスマホで開ける会場図を付けて。”
どう組み上がるか
カレンダーの正直さは構造から来ます。日付は1行で、押さえ済みの日付に二つ目の仮押さえが書かれる場所はありません。仮押さえの失効は時計を見る定期ジョブなので、担当者が見張る必要はありません。12日目のひと押しも14日目の解放も、誰かが覚えていようがいまいが走ります。
契約書、会場図、バンドの機材要求書はイベントに紐づいてファイルストアに入り、そのイベントの顧客と、当日働くスタッフに見えます。花嫁の母は娘のファイルを読め、ほかの誰のファイルも読めません。規則が行に付いているからです。そしてシステムに結婚シーズンを任せる前に、Scenarioテストを頼めます。問い合わせから仮押さえ、入金、進行表までを、分岐させたデータのコピーに対して実際のブラウザで歩かせる——ソフトウェアのためのリハーサルです。
契約ではなくチケットを売るイベントなら、それは別の機械です。イベントのページ が受付、プログラム、チケット販売の側を扱っています。
会場責任者が文字で欲しがること
担当者ふたりが同じ日付を約束できますか？
できません。日付は1行で、二つ目の仮押さえには着地する場所がありません。衝突は書き込みのときに拒まれます。両家が花を注文したあとに発覚するのではなく。
仮押さえは本当に自分で切れますか？
切れます。定期ジョブが12日目のリマインダーを送り、14日目に日付を解放します。誰も見回らないままパイプラインが進みます。
顧客には自分のイベントだけが見えますか？
顧客は自分のイベントにサインインします。契約、進行表、会場図、請求。ほかのイベントの行は、そのアカウントにとって存在しません。隠したメニューではなく、データベースの規則です。
認定していない業者はどう締め出しますか？
進行表の業者欄は、あなたの認定一覧の項目しか受け付けません。新しいケータリングを加えるのは管理者が一度だけ下す判断で、話のうまい顧客がフォーム上でできることではありません。
クリエイターが構築
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年90件、二重予約はゼロ
建物には規則があり、ソフトはそれを知っているべきです。部屋、仮押さえ、床のことを説明して、カレンダーに背骨を入れてください。