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住宅・コミュニティ管理
管理組合の運営システムを構築する
管理費は自分で集まり、外観変更の申請には記録が残り、規約は検索ひとつ先にあり、集会所は同じ土曜に2件の予約を受け付けません。理事が持ち回りの組合のために。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
ポータルを借りるべきではない理由
管理組合向けソフトは戸数課金で、まとめて導入する管理会社に向けて作られています。自主管理の組合——たとえば122戸、理事は5人のボランティア——には、それを回す専従スタッフのないまま同じ重量級の製品が渡されます。そのあいだ、実務は手作業のままです。会計担当は管理費の表計算を抱え、外観変更の審査はあとから誰も探せないメールのやり取りで決まり、規約は3人しか開いたことのないPDFの中にいます。
Klivは、組合自身のルールのかたちにポータルを構築します。管理費の徴収スケジュール、審査の流れ、共用施設の使用細則。一度説明すれば、それがシステムの挙動になります。次の理事会が発見し直すバインダーではなく。
組合のシステムが知っていること
よく運営された組合が持つ記録を、言い伝えではなく、ルールを付けたデータとして。
区画と所有者
永続する記録は区画のほうで、所有者は入れ替わります。売買で移るのはポータルのログインであって履歴ではありません。2019年のフェンス承認は、その区画に残り続けます。
管理費と一時金
四半期ごとに12,000円。各区画の登録カードへ予定どおり請求し、領収は自動。延滞の道筋——督促、猶予期間、延滞金——は会計担当の週末ではなく、あなたの規約をそのまま書き写したものです。
外観変更の申請
ウッドデッキの申請は、図面と委員の投票と日付入りの決定を持ちます。状態は決められた段階——提出、審査中、条件付き承認——を移り、迷子のメールを通りません。
文書ライブラリ
管理規約、細則、議事録、予算。所有者に限って開く文書と、決議が許すまで一般組合員には見えない理事会限定の草案。
共用施設の予約
集会所とテニスコートは、ルールを持つカレンダーです。利用時間、区画あたりの上限、清掃の間隔。重なる予約は、試みたその瞬間に断られます。
規約エージェント
「フェンスを黒く塗れますか」には、組合自身の規約を条と項まで引用した答えが返ります。組合がアップロードした文書からの検索であり、解釈は理事会に残ります。
ポータルの上で過ごす、所有者の1年
ひとつの区画の12か月。理事はほとんど登場しません。
1月——静かに管理費
四半期分の請求が登録済みのカードに届き、領収書は自分でメールに出ていきます。会計報告は日曜をつぶす表計算ではなく、台帳への問い合わせ1本です。
3月——ウッドデッキの申請
47号地が図面をポータルから提出します。委員会は理事専用のスペースで審査し、壁面後退の条件を付けて承認。決定通知は組合のテンプレートで送られ、次の所有者が見つけられるよう区画に記録されます。
5月——集会所の土曜
卒業祝いの会がオンラインで集会所を押さえます。火曜に別の住民が同じ日を試していますが、カレンダーはすでに、丁寧に、自動で断っていました。
7月——カードの期限切れ
第3四半期の請求が失敗します。再試行が走るあいだ、復旧メールが修正リンクを運びます。所有者は旅先の椅子からカードを更新し、お金の話で玄関を叩くボランティアはひとりも出ません。
10月——予算の公開
来年度の予算がライブラリに入り、告知メールが全所有者へ届きます。草案は決議まで理事会だけに見えていました。
ある晩——フェンスの質問
塗料を買う前に、エージェントがフェンスの色に関する第4条を引用します。会話は記録として残り、「誰も教えてくれなかった」と言われたとき理事会が読めます。
規約から始める
あなたの規約は、すでにアプリを説明しています。その一文の始め方を3つ。
自主管理の管理組合
年額の管理費、外観審査、違反記録。
“自主管理の80戸の管理組合ポータルを作って。年額の管理費、外観変更の審査フロー、規約の文書ライブラリ、写真付きの違反記録を入れて。”
分譲マンションの組合
月額管理費、理事会文書、引っ越し枠。
“分譲マンションの管理組合アプリを作って。住戸ごとの月額管理費、管理会社に振り分ける修繕依頼、理事会だけが読む文書、引っ越し用のエレベーター予約枠を。”
湖畔のコミュニティ
ボート係留、ゲストパス、桟橋の予約。
“湖畔のコミュニティのポータルを作って。管理費にボート係留のオプションを付けられて、会員が自分でゲストパスを発行でき、桟橋の東屋の予約カレンダーがあるもの。”
どう組み上がるか
ゲートと台帳は一致します。 滞納のない所有者はライブラリを開き、集会所を予約できます。滞納している区画の共用施設の利用は、残高が解消するまで待ちます。細則に定めた猶予期間のとおりに、気まずい会話ではなく利用権が判断します。
承認に組織の記憶が残ります。 審査の状態変更はすべて、時刻と実行者を持つ1行です。理事の交代が歴史を消さなくなります。もともと誰の受信箱にも置かれていなかったからです。
ボランティアに夜が戻ります。 管理費の督促、総会の招集、月次の理事会ダイジェスト。誰かが覚えていようといまいと走る定期ジョブです。
会計年度を先に予行します。 Sandbox（実際の請求が発生しないテスト環境）なら、テスト決済と時計の上で、4四半期分の管理費、失敗するカード1枚、延滞金1件を、実際の支払いを1人に頼む前に流せます。
管理組合は、宅地を着た会員制組織です。同じ会費、同じゲート、同じ猶予期間。その仕組みの一般形は 会員制ソリューションの解説 にあり、最初のプロンプトを書く前に読む価値があります。
理事会が聞くこと
エージェントは規約を解釈しますか？
いいえ。条と項を示して引用し、取り出すだけです。解釈は理事会に、必要なときは顧問弁護士に残ります。エージェントが取り除くのは、該当する段落を探して過ぎる1時間です。
住宅が売却されたらどうなりますか？
区画の記録は残ります。承認、違反、支払い履歴。新しい所有者には、それに紐づく新しいログインが渡されます。組合は記憶を保ち、出ていく所有者はプライバシーを保ちます。
管理会社のシステムから移れますか？
はい。区画、所有者、残高は、組合が所有するデータベースの行として着地します。アプリのソースは組合の管理するGitリポジトリに同期するので、将来の理事会は、入ってきたときと同じ手軽さで出ていけます。
管理費の延滞はどう扱われますか？
あなたの規約が言うとおりに。カードの再試行、督促メール、猶予期間、それから延滞金、選べば共用施設の利用停止。各段階は自動で、記録が残り、どの区画にも同一です。それこそが公平さを保つものです。
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