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ビジネスツール
契約管理システムを構築する
300本の契約。すべての通知期限が時計を持ち、すべての義務に担当者がいます。実際に契約を読んだリポジトリに、自然文で質問できます。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
なぜ自分たちの契約台帳を作るのか
契約の混乱には形があります。リポジトリは共有ドライブ。更新日は退職した事務責任者のカレンダー。フォークリフトリースの自動更新条項は、毎年11月に静かにもう1年を買います。300本のベンダー契約と顧客契約を持つ施設サービス会社にとって、失敗は劇的ではありません。全員が忙しい間に通知期限が閉じるだけです。
Klivは気づくシステムを構築します。各契約は日付、義務、添付文書を持つ記録になります。時計はスケジュールジョブとして動き、署名済み契約群全体には直接質問できます。契約管理は注意力の作業ではなく、データベースの性質になります。
リポジトリが知っていること
契約記録
当事者、期間、金額、担当者、状態。契約ごとに1行、署名済み文書を添付します。山は、次に期限が来るもの順に並べられる表になります。
更新時計と通知期限
すべての期間と通知期間は、システムが見る日付になります。90日前アラートはスケジュールジョブから出ます。フォークリフトリースが静かに更新されることはもうありません。
義務
こちらが出す月次サービス報告、相手が出す保険証明。各義務には担当者と頻度があり、満たした時刻付きでチェックされます。
版と修正契約
第3修正契約は第2修正契約を消さずに差し替えます。どの期間にどの文言が有効だったかを記録が示します。問題が起きたときに必要な問いです。
契約本文群とエージェント
署名済みPDFはすべて意味で索引されたナレッジベースに入ります。「支配権変更条項がある契約はどれか」は、自社契約から該当箇所付きで返ります。法的助言ではなく、保有文書からの検索です。
1本のベンダー契約の一生
取り込み
署名済みPDFをアップロードし、記録を作成し、期間と通知期限を日付として捉えます。誰かが覚えておく最後の機会です。
義務が広がる
契約には四半期ごとの保険証明が必要です。義務が担当者と頻度付きで作られます。足りない書類は監査時の驚きではなく、ダッシュボード上の事実になります。
90日前、時計が話す
スケジュールジョブがSlackの運用チャンネルと契約担当者へ通知します。通知期間まで90日、現在の支出も添付。判断、つまり再交渉は契約に記録されます。
修正契約
新料金が第2修正として届き、新しい版として添付されます。旧文言は残り、義務は更新され、記録は順番どおり全体を語れます。
自分たちの条件で更新
更新は選んだから起きます。間に合う時期に交渉した料金で。支出はベンダー別、カテゴリ別に集計され、来年の交渉はデータから始まります。
最初に使える依頼文
ベンダー契約
時計、担当者、アラート。
“ベンダー契約台帳を作りたい。通知期限の90日、60日、30日前に更新アラートを出し、義務には担当者を付け、ベンダー別支出も見えるようにして。”
顧客契約
契約期間を担当アカウントに紐付ける。
“顧客契約トラッカーを作りたい。契約期間、更新日、担当アカウントオーナーを持ち、契約が通知期間に入ったらアラートを出して。”
リースポートフォリオ
拠点、中途解約、期限。
“拠点リース管理アプリを作りたい。賃料スケジュール、中途解約条項、通知期限、物件ごとの書類添付を入れて。”
どう組み上がるか
時計はスケジュールジョブ。 更新と通知のアラートはcron上のサーバー側関数として動きます。記録から日付を読み、メールとSlackへ書き込みます。見張りは自動化され、判断は通知を受け取る担当者に残ります。
契約本文群が質問に答える。 意味検索なので、「任意解約」を条項の正確な語だけで探す必要はありません。300本すべてをまとめて聞くと、出典付きの該当箇所が返ります。自社の紙からです。
部門は自分たちの紙を見る。 営業は顧客契約、運用はベンダー契約を読みます。境界はデータベースの行レベルルールです。フォルダ権限を掘り返す作業ではありません。
契約台帳は、どの会社もいつか作るつもりでいる道具です。Klivの内部ツールページは、その残りを作る理由も説明します。チームが実際に使う小さく正確なツール。
よく出る質問
更新アラートは実際にどう動きますか？
各契約は期間と通知期限を日付として保存します。スケジュールジョブがカレンダーと比較し、選んだ間隔でメール、Slack、または両方に通知します。タイマー上のクエリなので忘れません。
契約全体に質問できますか？
はい。署名済み文書は意味で索引されるので、自然文で聞いて出典付きの箇所を受け取れます。答えは自社の契約本文群から来ます。システムは検索して引用しますが、法律を解釈しません。
誰が何を見られますか？
役割と部門で行レベルに範囲を切ります。アカウントマネージャーは自分の顧客契約、運用はベンダー、財務は両方の金額を見ます。範囲はナビゲーションではなくデータベースで強制されます。
既存の契約はどう入れますか？
ファイルストアへまとめてアップロードし、記録として処理していきます。エージェントは各文書から日付や条項を浮かび上がらせられます。台帳は300本すべてが終わってからではなく、最初の50本から役に立ちます。
クリエイターが構築
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