Cette page a été traduite de l’anglais.
Outils de productivité
Créez un outil de gestion Google Workspace
Kliv est un créateur d’applications par IA. Décrivez l’outil de gestion Google Workspace dont votre équipe IT a besoin : listes de contrôle signées, suivi des postes, propriétaires de groupes, dates de révision et preuves pour chaque étape du départ.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu’est-ce que Kliv ?
Kliv n’est pas un remplaçant de la console d’administration Google auquel vous vous abonneriez et que vous configureriez — c’est un créateur d’applications par IA qui crée un logiciel sur mesure pour vous.
Vous décrivez ce dont vous avez besoin en langage courant, et Kliv construit une véritable application : les données, la logique, les écrans et les flux de travail. Vous êtes propriétaire du résultat, vous pouvez le faire évoluer plus tard simplement en le demandant, et vous l’exécutez sur vos propres comptes. Ce n’est pas un modèle avec votre nom dessus.
Sur cette page, cette application est un outil de gestion Google Workspace qui suit les personnes, les approbations, les postes, les groupes, les Drive partagés, le matériel et les preuves de départ autour de votre console d’administration. Kliv crée toutes sortes d’applications web ; cette page se concentre sur une utilisation particulièrement utile.
Pourquoi la console d’administration ne suffit pas
La console d’administration Google peut suspendre des comptes, attribuer des licences et modifier des groupes. Elle ne sait pas si le travail a été approuvé, si une licence appartient à quelqu’un qui travaille encore dans l’entreprise, ou qui est propriétaire d’un Drive partagé.
Une petite équipe IT a besoin de cet historique. Kliv construit un outil à côté de la console : les personnes et leur cycle de vie, les postes et leur justification, les groupes et leurs propriétaires, les listes de contrôle et les signatures, et un dossier qui montre ce qui s’est passé quand quelqu’un est parti.
Ce que l’IT suit
Six éléments que l’outil conserve pour l’équipe IT.
Les personnes et leur cycle de vie
Chaque personne a un statut : arrivée, actif, mutation, départ en cours ou parti. Les dates des RH pilotent les listes de contrôle et les rapports.
Des procédures signées
Une embauche crée une liste de contrôle d’arrivée. Une démission crée une liste de contrôle de départ. Chaque étape a un propriétaire, une échéance et une signature.
Le suivi des licences
Les postes payants sont mis en correspondance avec les personnes actuelles. Le rapport mensuel indique les postes payés, les personnes employées, les postes récupérables et les écarts.
Les groupes et les Drive partagés
Chaque groupe et chaque Drive partagé a un propriétaire, un objectif et une prochaine date de révision. Des rappels trimestriels incitent les propriétaires à confirmer.
Les preuves de départ
La suspension, le transfert de fichiers, la redirection du courrier et la restitution du matériel sont horodatés et vérifiés par une personne. Le dossier du partant est prêt dès qu’on le demande.
Le matériel
Les ordinateurs portables et les téléphones sont attribués aux personnes. La liste de contrôle de départ ne peut pas être clôturée tant qu’un appareil est encore marqué comme sorti.
Un exemple : le courtage d’assurances de Camille
Voici comment une équipe IT pourrait s’en servir. Ce n’est qu’un exemple — vous décririez vos propres personnes, listes de contrôle, licences et règles de révision.
Une embauche crée la bonne liste de contrôle
Un directeur d’agence soumet un formulaire d’arrivée. Kliv crée la liste de contrôle d’arrivée avec propriétaires et échéances pour la création du compte, les groupes, la licence et l’ordinateur portable.
Le premier jour est validé avant toute utilisation des accès
Avant que le nouveau courtier ne commence, le compte, les groupes, la licence et l’ordinateur portable sont validés. La liste de contrôle garde la trace de qui a fait chaque étape.
Un transfert d’agence met à jour les accès
Quand un collègue change d’agence, la procédure de mutation remplace les appartenances aux groupes et les accès aux Drive partagés à partir d’une liste. Les anciens dossiers d’agence sont retirés l’après-midi même.
Une démission ouvre un dossier de preuves
La liste de contrôle de départ démarre à la date de fin fixée par les RH. La redirection du courrier, le transfert de fichiers, la suspension et la restitution du matériel deviennent chacun des lignes signées.
Le rapport de fin de mois montre ce qui a changé
Camille reçoit un rapport avec quatre postes récupérables, un groupe sans propriétaire et zéro appareil non restitué. Elle consulte le rapport au lieu de fouiller les comptes à la main.
Décrivez ce que vous voulez créer
Kliv construit à partir de votre description, donc plus vous donnez de détails, plus la première version sera proche de vos besoins. Précisez vos statuts de personnes, listes de contrôle, révisions, rapports et exigences de preuves. Voici trois exemples pour démarrer :
Procédures d’arrivée et de départ
Listes de contrôle signées pour l’intégration et le départ.
“Créez un outil d’intégration et de départ IT pour notre entreprise de 175 personnes. Quand les RH ajoutent une arrivée ou un départ, créez une liste de contrôle avec des propriétaires d’étape, des échéances, des signatures et des horodatages. Incluez la création du compte, l’accès aux groupes, l’attribution de la licence, la remise de l’ordinateur portable, la suspension du compte, le transfert de fichiers, la redirection du courrier et la restitution du matériel.”
Suivi des postes de licence
Postes payants mis en correspondance avec les personnes actuelles.
“Créez un outil de suivi des licences logicielles pour Google Workspace. Faites correspondre chaque poste payant à un salarié ou prestataire actif, signalez les postes sans personne actuelle, affichez l’écart mensuel, et envoyez à l’IT par e-mail une liste de récupération le dernier jour ouvré de chaque mois.”
Revues de propriété des groupes
Propriétaires et dates de révision pour les groupes et les Drive.
“Créez un registre pour nos groupes Google et nos Drive partagés. Stockez le propriétaire, l’objectif, les membres et la prochaine date de révision pour chacun. Envoyez des rappels trimestriels jusqu’à ce que chaque propriétaire confirme que le groupe est toujours nécessaire et que ses membres sont corrects.”
Ce qui se passe entre les clics
Les formulaires lancent le travail. Un formulaire d’arrivée crée la liste de contrôle, attribue les propriétaires et fixe les échéances. Le manager qui l’a soumis ne voit la progression que de sa propre équipe.
Les tâches planifiées maintiennent les registres à jour. Une tâche mensuelle calcule l’écart de licences et le publie sur Slack. Une tâche trimestrielle ouvre les revues d’accès et relance les propriétaires de groupes jusqu’à ce qu’ils confirment.
Les preuves sont créées au fil du travail. Chaque signature, horodatage et changement de statut est enregistré. Quand un questionnaire IT arrive, les réponses sont des requêtes sur le registre, pas un projet de documentation séparé.
Chaque équipe IT garde des outils que les grandes plateformes ne fournissent pas. Kliv peut construire le reste de cette boîte à outils.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Kliv exactement ?
Kliv est un créateur d’applications par IA. Vous décrivez l’outil de gestion Google Workspace dont vous avez besoin, Kliv le construit, et vous en êtes propriétaire.
Est-ce une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit la base de données, la logique et les écrans pour votre cas précis — pas un thème ou un flux de travail préréglé que vous remplissez.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous demandez des modifications en langage courant, et Kliv met à jour l’application sans vous obliger à repartir de zéro.
Cela remplace-t-il la console d’administration Google ?
Non. Les actions d’administration comme suspendre des comptes ou attribuer des postes se font toujours dans la console Google. Cet outil suit l’historique qui les entoure : pourquoi l’action a eu lieu, qui l’a approuvée, quelle liste de contrôle l’exigeait, et quelles preuves ont été produites.
Kliv facture-t-il par salarié ?
Non. Le forfait de Kliv couvre la construction et l’exécution de l’application. Ajouter le 176ᵉ salarié modifie votre facture Google Workspace, pas la structure de cet outil.
Les RH peuvent-elles l’utiliser sans voir les données réservées à l’IT ?
Oui. Les rôles délimitent ce que chaque utilisateur peut lire et modifier. Les RH gèrent les personnes et les dates, l’IT gère les systèmes et les listes de contrôle, les managers voient la progression de leur propre équipe, et les vues ne se mélangent pas entre les rôles.
Que prouve un dossier de départ ?
Il montre chaque étape requise, quand elle a eu lieu, et qui l’a signée : suspension, transfert de fichiers, redirection du courrier et restitution du matériel.
Peut-il rappeler aux propriétaires de groupes de revoir les accès ?
Oui. Vous pouvez définir des dates de révision trimestrielles et des rappels qui continuent jusqu’à ce que chaque propriétaire confirme.
Peut-il suivre le matériel aussi ?
Oui. Les ordinateurs portables et les téléphones peuvent être attribués aux personnes, et une liste de contrôle de départ peut rester ouverte tant que chaque appareil n’est pas restitué.
Les managers peuvent-ils voir la progression de l’intégration ?
Oui. Un manager peut voir la liste de contrôle de sa propre équipe sans obtenir d’accès aux registres des autres services.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code source de l’application est synchronisé avec votre propre dépôt Git, et vos registres se trouvent dans une base de données dont vous êtes propriétaire.
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