Diese Seite wurde aus dem Englischen übersetzt.
Produktivitäts-Tools
Ein Google Workspace-Verwaltungstool bauen
Kliv ist ein KI-App-Builder. Beschreiben Sie das Google Workspace-Verwaltungstool, das Ihr IT-Team braucht: unterschriebene Checklisten, Lizenzverfolgung, Gruppeneigentümer, Prüftermine und Nachweise für jeden Offboarding-Schritt.
Geben Sie Ihre Idee einfach in das Textfeld ein, und AI baut sie für Sie
Was ist Kliv?
Kliv ist aber kein Ersatz für die Google-Admin-Konsole, den Sie abonnieren und konfigurieren – Kliv ist ein KI-App-Builder, der maßgeschneiderte Software für Sie erstellt.
Sie beschreiben in einfachen Worten, was Sie brauchen, und Kliv baut die eigentliche App: die Daten, die Logik, die Oberflächen und die Arbeitsabläufe. Das Ergebnis gehört Ihnen, Sie können es später per Zuruf ändern, und Sie betreiben es auf Ihren eigenen Konten. Es ist keine Vorlage mit Ihrem Namen darauf.
Auf dieser Seite ist diese App ein Google Workspace-Verwaltungstool, das Personen, Freigaben, Lizenzplätze, Gruppen, Shared Drives, Hardware und Offboarding-Nachweise rund um Ihre Admin-Konsole erfasst. Kliv baut alle Arten von Webanwendungen; diese Seite konzentriert sich auf eine nützliche Ausprägung davon.
Warum die Admin-Konsole nicht ausreicht
Die Google-Admin-Konsole kann Konten sperren, Lizenzen vergeben und Gruppen bearbeiten. Sie weiß aber nicht, ob eine Änderung genehmigt wurde, ob eine Lizenz noch zu jemandem gehört, der im Unternehmen arbeitet, oder wer für ein Shared Drive verantwortlich ist.
Ein kleines IT-Team braucht diese begleitende Dokumentation. Kliv baut ein Tool neben der Konsole: Personen und ihr Lebenszyklus, Lizenzplätze und ihre Begründung, Gruppen und ihre Eigentümer, Checklisten und Unterschriften sowie eine Akte, die zeigt, was beim Austritt einer Person passiert ist.
Was die IT erfasst
Sechs Datensätze, die das Tool für das IT-Team führt.
Personen und Lebenszyklus
Jede Person hat einen Status: eintretend, aktiv, wechselnd, austretend oder ausgeschieden. Die Termine aus der Personalabteilung steuern Checklisten und Berichte.
Unterschriebene Abläufe
Eine Einstellung erzeugt eine Eintritts-Checkliste. Eine Kündigung erzeugt eine Austritts-Checkliste. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, einen Fälligkeitstermin und eine Unterschrift.
Lizenzverfolgung
Bezahlte Lizenzplätze werden mit aktuellen Mitarbeitenden abgeglichen. Der Monatsbericht zeigt bezahlte Plätze, beschäftigte Personen, rückholbare Plätze und Abweichungen.
Gruppen und Shared Drives
Jede Gruppe und jedes Shared Drive hat einen Eigentümer, einen Zweck und einen nächsten Prüftermin. Vierteljährliche Erinnerungen sorgen dafür, dass Eigentümer bestätigen.
Offboarding-Nachweise
Sperrung, Dateiübertragung, Mail-Weiterleitung und Hardware-Rückgabe werden zeitgestempelt und von einer Person geprüft. Die Akte des Austretenden liegt bereit, sobald jemand danach fragt.
Hardware
Laptops und Handys werden Personen zugewiesen. Die Austritts-Checkliste kann nicht abgeschlossen werden, solange ein Gerät noch als ausgegeben markiert ist.
Ein Beispiel: Sabines Versicherungsmaklerbüro
So könnte ein IT-Team das Tool nutzen. Es ist nur ein Beispiel – Sie würden Ihre eigenen Personen, Checklisten, Lizenzen und Prüfregeln beschreiben.
Eine Einstellung erzeugt die passende Checkliste
Ein Filialleiter reicht ein Antragsformular ein. Kliv erstellt die Eintritts-Checkliste mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen für Konto, Gruppen, Lizenz und Laptop.
Der erste Arbeitstag wird abgezeichnet, bevor der Zugriff genutzt wird
Bevor der neue Makler anfängt, werden Konto, Gruppen, Lizenz und Laptop abgezeichnet. Die Checkliste dokumentiert, wer welchen Schritt erledigt hat.
Ein Filialwechsel aktualisiert den Zugriff
Wechselt eine Kollegin die Filiale, tauscht der Wechsel-Ablauf Gruppenmitgliedschaften und Shared-Drive-Zugriffe anhand einer Liste aus. Die Ordner der alten Filiale werden noch am selben Nachmittag entfernt.
Eine Kündigung öffnet eine Nachweisakte
Die Austritts-Checkliste startet ab dem von der Personalabteilung genannten Enddatum. Mail-Weiterleitung, Dateiübertragung, Sperrung und Hardware-Rückgabe werden einzeln als unterschriebene Einträge erfasst.
Der Monatsbericht zeigt, was sich verändert hat
Sabine erhält einen Bericht mit vier rückholbaren Lizenzplätzen, einer Gruppe ohne Eigentümer und null nicht zurückgegebenen Geräten. Sie prüft den Bericht, statt Konten von Hand zu durchsuchen.
Beschreiben Sie, was Sie bauen möchten
Kliv baut auf Grundlage Ihrer Beschreibung – je mehr Details Sie liefern, desto näher liegt die erste Version am Ziel. Beschreiben Sie Ihre Personenstatus, Checklisten, Prüfungen, Berichte und Nachweispflichten. Hier sind drei Beispiele zum Weiterentwickeln:
Ein- und Austritts-Abläufe
Unterschriebene Checklisten für Onboarding und Offboarding.
“Bauen Sie ein IT-Tool für On- und Offboarding für unser Unternehmen mit 175 Mitarbeitenden. Wenn die Personalabteilung eine Einstellung oder einen Austritt einträgt, erstellen Sie eine Checkliste mit Verantwortlichen je Schritt, Fälligkeitsterminen, Unterschriften und Zeitstempeln. Berücksichtigen Sie Kontoeinrichtung, Gruppenzugriff, Lizenzzuweisung, Laptop-Übergabe, Kontosperrung, Dateiübertragung, Mail-Weiterleitung und Hardware-Rückgabe.”
Lizenzverfolgung
Bezahlte Lizenzplätze, abgeglichen mit aktuellen Mitarbeitenden.
“Bauen Sie eine Software-Lizenzverfolgung für Google Workspace. Gleichen Sie jeden bezahlten Lizenzplatz mit einer aktiven Mitarbeiterin, einem aktiven Mitarbeiter oder einer freien Mitarbeitskraft ab, markieren Sie Plätze ohne aktuelle Person, zeigen Sie die monatliche Abweichung, und senden Sie der IT am letzten Werktag jedes Monats per E-Mail eine Liste rückholbarer Plätze.”
Prüfung der Gruppenverantwortung
Eigentümer und Prüftermine für Gruppen und Drives.
“Bauen Sie ein Register für unsere Google-Gruppen und Shared Drives. Speichern Sie für jede Gruppe den Eigentümer, den Zweck, die Mitglieder und den nächsten Prüftermin. Versenden Sie vierteljährliche Erinnerungen, bis jeder Eigentümer bestätigt, dass die Gruppe noch gebraucht wird und die Mitgliedschaft korrekt ist.”
Was zwischen den Klicks abläuft
Formulare stoßen die Arbeit an. Ein Antragsformular erstellt die Checkliste, weist Verantwortliche zu und legt Fälligkeitstermine fest. Die Führungskraft, die es eingereicht hat, sieht den Fortschritt nur für das eigene Team.
Zeitpläne halten die Daten aktuell. Ein monatlicher Job berechnet die Lizenzabweichung und postet sie in Slack. Ein vierteljährlicher Job öffnet Zugriffsprüfungen und erinnert Gruppeneigentümer, bis sie bestätigen.
Nachweise entstehen während der Arbeit. Jede Unterschrift, jeder Zeitstempel und jede Statusänderung wird gespeichert. Kommt eine IT-Sicherheitsabfrage, sind die Antworten Abfragen gegen den Datenbestand – kein eigenes Dokumentationsprojekt.
Jedes IT-Team pflegt Tools, die die großen Plattformen nicht bieten. Kliv kann den Rest dieser Toolbox bauen.
Häufige Fragen
Was genau ist Kliv?
Kliv ist ein KI-App-Builder. Sie beschreiben das Google Workspace-Verwaltungstool, das Sie brauchen, Kliv baut es, und das Ergebnis gehört Ihnen.
Bekomme ich eine echte App oder eine Vorlage?
Eine echte App. Kliv baut die Datenbank, die Logik und die Oberflächen für Ihren konkreten Fall – kein Theme und keinen vorgefertigten Ablauf zum Ausfüllen.
Kann ich sie nach der Fertigstellung noch ändern?
Ja. Sie äußern Änderungswünsche in einfachen Worten, und Kliv aktualisiert die App, ohne dass Sie von vorn beginnen müssen.
Ersetzt das die Google-Admin-Konsole?
Nein. Admin-Aktionen wie das Sperren von Konten und das Vergeben von Lizenzplätzen finden weiterhin in der Google-Konsole statt. Dieses Tool erfasst die begleitende Dokumentation: warum die Aktion erfolgte, wer sie genehmigt hat, welche Checkliste sie verlangte und welche Nachweise entstanden sind.
Berechnet Kliv pro Mitarbeitendem?
Nein. Der Kliv-Plan deckt das Erstellen und Betreiben der App ab. Der 176. Mitarbeitende verändert Ihre Google Workspace-Rechnung, nicht die Struktur dieses Tools.
Kann die Personalabteilung es nutzen, ohne reine IT-Daten zu sehen?
Ja. Rollen legen fest, was jede Person lesen und bearbeiten darf. Die Personalabteilung pflegt Personen und Termine, die IT pflegt Systeme und Checklisten, Führungskräfte sehen den Fortschritt ihres eigenen Teams, und Ansichten überschneiden sich nicht zwischen den Rollen.
Was belegt eine Offboarding-Akte?
Sie zeigt jeden erforderlichen Schritt, wann er erfolgte und wer ihn abgezeichnet hat: Sperrung, Dateiübertragung, Mail-Weiterleitung und Hardware-Rückgabe.
Kann es Gruppeneigentümer an die Zugriffsprüfung erinnern?
Ja. Sie können vierteljährliche Prüftermine und Erinnerungen festlegen, die so lange weiterlaufen, bis jeder Eigentümer bestätigt.
Kann es auch Hardware verfolgen?
Ja. Laptops und Handys lassen sich Personen zuweisen, und eine Austritts-Checkliste kann so lange offen bleiben, bis jedes Gerät zurückgegeben wurde.
Können Führungskräfte den Onboarding-Fortschritt sehen?
Ja. Eine Führungskraft sieht die Checkliste des eigenen Teams, ohne Zugriff auf die Datensätze anderer Abteilungen zu erhalten.
Kann ich später von Kliv wegwechseln?
Ja. Der Quellcode der App synchronisiert sich mit Ihrem eigenen Git-Repository, und Ihre Daten liegen in einer Datenbank, die Ihnen gehört.
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