Diese Seite wurde aus dem Englischen übersetzt.
Business
Bauen Sie eine Reisekostenabrechnung für Dienstreisen
Kliv ist ein KI-Baukasten für Apps. Beschreiben Sie Ihre Reisekostenregeln – Trips, Etappen, Belegfotos, Tagessatz-Grenzen, Freigaben und Zusammenfassungen –, und daraus entsteht das interne Tool passend dazu.
Geben Sie Ihre Idee einfach in das Textfeld ein, und AI baut sie für Sie
Was ist Kliv?
Kliv ist kein fertiges Spesen-Produkt für klassische Geschäftsreisen – es ist eine KI, die Ihnen die passende Software baut.
Sie beschreiben die App, die Sie brauchen, in Ihren eigenen Worten, und Kliv baut sie: die Datenbank, Formulare, Freigabe-Abläufe, Rollen, Auswertungen, geplante E-Mails und Ansichten. Das Ergebnis ist eine echte App, die Ihnen gehört. Sie können sie nutzen, später per Anfrage ändern und mit Ihren eigenen Konten betreiben. Es ist keine Vorlage.
Auf dieser Seite ist diese App eine Reisekostenabrechnung für Dienstreisen. Kliv baut alle Arten von Web-Apps; das hier ist nur ein Beispiel.
Warum generische Spesen-Tools an der Reise vorbeigehen
Viele Spesen-Produkte sind auf Vertriebsteams, Flüge, Kundenessen und Preise pro Nutzer zugeschnitten. Manche Organisationen brauchen eine andere Form: Trips und Etappen, Menschen unterwegs, Belege vom Smartphone, Tagessatz-Grenzen nach Rolle und Stadt, und Kosten, die so ausgewertet werden, wie die Geschäftsführung tatsächlich fragt.
Kliv baut das Tool um Ihre Richtlinie und Ihre Auswertungsfragen herum. Trips, Etappen, Belege, Tagessätze, Freigaben und Kostenstellen werden zu Datensätzen in einer internen App.
Die Reise, Beleg für Beleg
Die Reisekostenabrechnung hält die Datensätze und Regeln fest, auf die es ankommt.
Trips und Etappen
Ein Trip kann ein Team, ein Fahrzeug und eine Kette von Städten mit Daten sein. Jede Ausgabe hängt an einer Etappe, sodass die Kosten einer Woche ein Blick statt ein Tabellenprojekt sind.
Belege von unterwegs
Ein Handyfoto an der Tankstelle oder im Motel kann direkt in die Dateiablage hochgeladen werden, schon der richtigen Etappe zugeordnet, mit Betrag, Kategorie und Bild zusammen.
Tagessätze und Grenzen
Tagessätze nach Rolle und Städte-Kategorie liegen als Daten vor. Eine Ausgabe über der Grenze kann vor der Prüfung eine Begründung verlangen.
Kostenstellen je Vorstellung
Sprit, Unterkunft, Verpflegung und Kostüm-Notfälle können jeweils eine Vorstellung und eine Kategorie tragen, sodass Auswertungen die wiederkehrenden Fragen des Vorstands beantworten.
Die Freigabekette
Ausgaben können an die Tourneeleitung und dann an die Finanzabteilung gehen. Jede Freigabe hält fest, wer wann zugestimmt hat.
Die Aufgaben, die das Tool übernimmt
Das sind die Teile der Spesensaison, die nicht mehr vom Gedächtnis abhängen.
Eintrag vom Parkplatz aus
Schauspieler:innen können Ausgaben noch am Abend vom Handy aus einreichen. Belege warten nicht, bis der Bus wieder zu Hause ist.
Richtlinien-Prüfung zuerst
Die Grenzwert-Prüfung läuft schon beim Eintippen der Ausgabe, anhand von Städte-Kategorie, Rolle und Satz. Ausnahmen kommen mit einer Begründung an.
Das Montagspaket
Ein geplanter Job kann jeder Tourneeleitung die offenen Ausgaben des Ensembles per E-Mail schicken und jedem Ensemblemitglied eine Aufstellung dessen, was ihm zusteht.
Die Saisonzahlen bleiben aktuell
Genehmigte Kosten summieren sich nach Vorstellung, Stadt und Kategorie, sobald sie freigegeben sind. Der Saisonbericht ist ein Blick, kein Projekt.
Ein Beispiel: Noras Tourneetheater
So könnte eine Organisation das Tool nutzen. Es ist nur ein Beispiel – Sie würden Ihre eigenen Trips, Rollen, Grenzen, Freigaben und Auswertungsbedürfnisse beschreiben.
Belege werden dort erfasst, wo sie entstehen
Noras Schauspieler:innen fotografieren Diesel-, Motel- und Baumarktbelege unterwegs. Jede Ausgabe hängt an der richtigen Vorstellung, Stadt und Etappe.
Die Tagessatz-Regeln prüfen die Ausgabe
Ein Schauspieler trägt eine Verpflegungsausgabe in einer teureren Stadt ein. Die App prüft Rolle und Städte-Kategorie und zeigt, ob der Betrag innerhalb der Grenze liegt.
Ausnahmen kommen mit Begründung an
Eine Ausgabe über der Grenze fragt beim Eintragen nach einem Grund. Die Tourneeleitung prüft die Begründung, statt das Problem erst später zu entdecken.
Freigaben bilden die Sammelüberweisung
Tourneeleitungen geben wöchentlich frei, dann bestätigt die Finanzabteilung. Genehmigte Ausgaben fließen in eine Erstattungs-Sammelüberweisung, und Aufstellungen gehen per E-Mail raus.
Der Vorstand bekommt die Zusammenfassung
Nora kann beantworten, was die Woche in Bielefeld nach Vorstellung, Stadt und Kategorie gekostet hat, ohne Belege von Hand zu sortieren.
Beschreiben Sie, was Sie bauen möchten
Kliv baut aus Ihrer Beschreibung, je mehr Details, desto näher die erste Version am Ziel. Nennen Sie, wer Ausgaben einreicht, wie die Richtlinie funktioniert, wer freigibt und welche Auswertungen wichtig sind. Hier sind drei zum Weiterbauen:
Ensemble-Reisekosten einer Tournee
Transporter, Motels, Tagessätze und Kostenstellen je Vorstellung.
“Baue eine Reisekostenabrechnung für unser Tourneetheater mit Trips und Etappen, fotografierten Belegen, Tagessatz-Grenzen nach Rolle und Städte-Kategorie, Freigabe durch die Tourneeleitung jeden Montag und Kostenzusammenfassungen nach Vorstellung, Stadt und Kategorie.”
Tagessätze für Außendienst-Teams
Regionale Einsatzorte und wöchentliche Freigaben.
“Baue ein internes Reisekosten-Tool für unser Vermessungsbüro. Teams sollen Belege gegen Einsatzorte buchen, Tagessätze sollen sich je nach Region unterscheiden, Projektleiter:innen sollen wöchentlich freigeben, und die Finanzabteilung soll das verbleibende Budget je Projekt sehen.”
Reisekosten-Stelle für Konferenzen
Reisebudgets und Restbudget in Echtzeit.
“Baue eine Spesen-App für unsere gemeinnützige Organisation, bei der jede Konferenzreise ein Budget von 1.100 € pro Mitarbeiter:in hat, Mitarbeitende Belege für Flug, Hotel, Verpflegung und Transport fotografieren, und die Finanzabteilung das Restbudget in Echtzeit sieht.”
Wohin das Geld ging
Die Sichtbarkeit richtet sich nach Rollen. Ein Schauspieler sieht die eigenen Ausgaben und den eigenen Saldo; eine Tourneeleitung sieht ihr Ensemble; die Finanzabteilung sieht beide Tourneen. Die Datenbank erzwingt diese Abgrenzungen.
Die Richtlinie kann sich ändern, ohne die Historie zu verlieren. Fügt der Vorstand eine Kategorie für Kostüm-Notfälle mit eigener Grenze hinzu, beschreiben Sie die Änderung. Neue Ausgaben nutzen die neue Regel, während alte Ausgaben so bleiben, wie sie eingereicht wurden.
Der Erstattungstag kann mit genehmigten Daten beginnen. Das Tool kann die genehmigte Sammelüberweisung, Aufstellungen je Person und die Nachweiskette erzeugen. Das Geld kann weiterhin über die Lohnbuchhaltung oder Ihre Bank laufen wie bisher.
Ein Tool wie dieses passt zum Unternehmen, weil es dessen Form annimmt. Tools, die Ihre Form annehmen behandelt das umfassendere Muster interner Tools.
Häufige Fragen
Was genau ist Kliv?
Kliv ist eine KI, die aus einer Beschreibung individuelle Web-Apps baut. Für Spesen kann das Trip-Datensätze, Belegerfassung, Richtlinien-Prüfungen, Freigabe-Abläufe, rollenbasierte Ansichten und Auswertungen bedeuten.
Bekomme ich eine echte App oder eine Vorlage?
Eine echte App. Kliv baut die Daten, Ansichten und Abläufe rund um Ihre Reisekostenrichtlinie. Es ist kein generisches Spesenformular.
Kann ich sie nach dem Bau noch ändern?
Ja. Sie können Änderungen anfragen, etwa neue Kategorien, andere Grenzen, einen zusätzlichen Freigabeschritt oder eine Auswertung nach einer weiteren Dimension.
Können Leute von unterwegs einreichen?
Ja. Das Ausgabenformular funktioniert auf dem Handy, und Belegfotos werden in die Dateiablage hochgeladen, verknüpft mit der Ausgabe und der Etappe.
Wie funktionieren Tagessatz-Grenzen?
Sätze liegen als Daten vor, etwa Rolle nach Städte-Kategorie. Eine Prüfung läuft beim Eintragen der Ausgabe, und Ausgaben über der Grenze können markiert werden und eine Begründung verlangen.
Was sieht die Finanzabteilung oder der Kassenwart?
Eine nach Rolle abgegrenzte Ansicht: Summen nach Vorstellung, Stadt, Kategorie oder Projekt, aktuell zum Stand der letzten Freigabe. Sensible Belegdetails können auf die richtigen Personen beschränkt bleiben.
Zahlt es Leute aus?
Nein. Erstattungen können weiterhin über die Lohnbuchhaltung oder Ihre Bank laufen. Die App erzeugt die genehmigte Sammelüberweisung, Aufstellungen und die Nachweiskette.
Kann sie wöchentliche Zusammenfassungen per E-Mail schicken?
Ja. Ein geplanter Job kann Zusammenfassungen offener Ausgaben, Aufstellungen für Schauspieler:innen oder Digests für die Finanzabteilung nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan versenden.
Kann ich meine eigene Domain nutzen?
Ja. Die interne App kann auf Ihrer eigenen Domain laufen.
Kann ich später von Kliv wegziehen?
Ja. Der Code wird mit Ihrem eigenen Git-Repository synchronisiert, und Ihre Datensätze lassen sich exportieren.
Brauche ich ein separates Admin-Tool?
Nein. Die Reisekostenabrechnung ist ihr eigenes Admin-Tool für Trips, Sätze, Grenzen, Nutzer, Kategorien und Freigaben.
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