Trang này được dịch từ tiếng Anh.
Công cụ kinh doanh
Xây dựng công cụ quản lý Google Workspace
Kliv là công cụ dựng ứng dụng AI. Mô tả công cụ quản lý Google Workspace mà đội IT của bạn cần: danh sách kiểm tra có chữ ký, theo dõi số lượng giấy phép, chủ sở hữu nhóm, ngày rà soát, và bằng chứng cho từng bước offboarding.
Chỉ cần nhập ý tưởng của bạn vào ô văn bản và AI sẽ xây nó cho bạn
Kliv là gì?
Kliv không phải là một phiên bản thay thế cho trang quản trị Google Workspace mà bạn đăng ký rồi tự cấu hình — đây là công cụ dựng ứng dụng bằng AI, tạo ra phần mềm riêng cho bạn.
Bạn mô tả nhu cầu bằng lời văn bình thường, và Kliv dựng ra ứng dụng thật: dữ liệu, logic xử lý, giao diện và quy trình làm việc. Bạn sở hữu kết quả, có thể yêu cầu chỉnh sửa sau này, và vận hành trên tài khoản của chính mình. Đây không phải một mẫu có sẵn gắn tên bạn vào.
Trên trang này, ứng dụng đó là một công cụ quản lý Google Workspace theo dõi nhân sự, phê duyệt, số lượng giấy phép, nhóm, ổ đĩa dùng chung, thiết bị phần cứng, và bằng chứng offboarding song song với trang quản trị của bạn. Kliv dựng được đủ loại ứng dụng web; trang này chỉ tập trung vào một dạng hữu ích.
Vì sao trang quản trị vẫn chưa đủ
Trang quản trị Google có thể tạm khóa tài khoản, cấp giấy phép, và chỉnh sửa nhóm. Nhưng nó không biết việc đó đã được phê duyệt hay chưa, giấy phép có còn thuộc về người đang làm việc hay không, hay ai là chủ sở hữu một ổ đĩa dùng chung.
Một đội IT nhỏ cần lớp hồ sơ đi kèm đó. Kliv dựng một công cụ song song với trang quản trị: nhân sự và vòng đời của họ, giấy phép và lý do cấp, nhóm và chủ sở hữu, danh sách kiểm tra và chữ ký, cùng một hồ sơ cho thấy chuyện gì đã xảy ra khi ai đó nghỉ việc.
Những gì đội IT theo dõi
Sáu loại hồ sơ mà công cụ lưu giữ cho đội IT.
Nhân sự và vòng đời
Mỗi người có một trạng thái: sắp vào, đang làm việc, chuyển bộ phận, sắp nghỉ, hoặc đã nghỉ. Ngày tháng từ bộ phận nhân sự quyết định danh sách kiểm tra và báo cáo.
Quy trình có chữ ký
Một lần tuyển dụng tạo ra danh sách kiểm tra cho người mới. Một lần nghỉ việc tạo ra danh sách kiểm tra cho người rời đi. Mỗi bước có người phụ trách, hạn hoàn thành, và chữ ký.
Theo dõi giấy phép
Số giấy phép trả phí được đối chiếu với nhân sự hiện tại. Báo cáo hàng tháng cho thấy số giấy phép đã trả tiền, số nhân sự đang làm việc, số giấy phép có thể thu hồi, và các trường hợp lệch nhau.
Nhóm và ổ đĩa dùng chung
Mỗi nhóm và ổ đĩa dùng chung có một chủ sở hữu, một mục đích sử dụng, và một ngày rà soát tiếp theo. Nhắc nhở hàng quý giúp chủ sở hữu xác nhận định kỳ.
Bằng chứng offboarding
Việc khóa tài khoản, chuyển giao tệp, chuyển tiếp thư, và trả lại thiết bị đều được đóng dấu thời gian và có người xác nhận. Hồ sơ của người nghỉ việc luôn sẵn sàng khi có ai đó cần xem.
Thiết bị
Laptop và điện thoại được gán cho từng người. Danh sách kiểm tra của người nghỉ việc không thể hoàn tất khi còn thiết bị chưa được trả lại.
Một ví dụ: công ty môi giới bảo hiểm của Linh
Đây là cách một đội IT có thể sử dụng công cụ này. Đây chỉ là một ví dụ — bạn sẽ mô tả nhân sự, danh sách kiểm tra, giấy phép, và quy tắc rà soát của riêng mình.
Một lần tuyển dụng tạo đúng danh sách kiểm tra
Trưởng chi nhánh nộp một biểu mẫu khởi tạo. Kliv tạo danh sách kiểm tra cho người mới với người phụ trách và hạn hoàn thành cho việc lập tài khoản, thêm vào nhóm, cấp giấy phép, và bàn giao laptop.
Ngày đầu tiên được ký duyệt trước khi quyền truy cập được dùng
Trước khi nhân viên môi giới mới bắt đầu làm việc, tài khoản, nhóm, giấy phép, và laptop đều được ký duyệt. Danh sách kiểm tra là hồ sơ ghi lại ai đã thực hiện từng bước.
Chuyển chi nhánh cập nhật quyền truy cập
Khi một đồng nghiệp chuyển sang chi nhánh khác, quy trình dành cho người chuyển bộ phận sẽ đổi tư cách thành viên nhóm và quyền truy cập ổ đĩa dùng chung theo một danh sách có sẵn. Các thư mục của chi nhánh cũ bị gỡ bỏ ngay trong buổi chiều hôm đó.
Một lần nghỉ việc mở ra một hồ sơ bằng chứng
Danh sách kiểm tra cho người nghỉ việc bắt đầu từ ngày kết thúc do bộ phận nhân sự đưa ra. Chuyển tiếp thư, chuyển giao tệp, khóa tài khoản, và trả lại thiết bị mỗi việc đều trở thành một dòng có chữ ký.
Báo cáo cuối tháng cho thấy những gì đã thay đổi
Linh nhận được báo cáo với bốn giấy phép có thể thu hồi, một nhóm chưa có chủ sở hữu, và không có thiết bị nào chưa được trả lại. Cô chỉ cần xem báo cáo thay vì rà soát thủ công từng tài khoản.
Mô tả những gì bạn muốn xây dựng
Kliv dựng ứng dụng dựa trên mô tả của bạn, nên càng chi tiết thì phiên bản đầu tiên càng sát với nhu cầu thực tế. Hãy nêu rõ các trạng thái nhân sự, danh sách kiểm tra, quy trình rà soát, báo cáo, và yêu cầu về bằng chứng. Dưới đây là ba gợi ý để bạn bắt đầu:
Quy trình cho người mới và người nghỉ việc
Danh sách kiểm tra có chữ ký cho việc nhận việc và nghỉ việc.
“Xây dựng một công cụ nhận việc và nghỉ việc cho đội IT của công ty 175 người chúng tôi. Khi bộ phận nhân sự thêm một người mới hoặc một trường hợp nghỉ việc, hãy tạo danh sách kiểm tra với người phụ trách từng bước, hạn hoàn thành, chữ ký, và dấu thời gian. Bao gồm lập tài khoản, cấp quyền truy cập nhóm, cấp giấy phép, bàn giao laptop, khóa tài khoản, chuyển giao tệp, chuyển tiếp thư, và trả lại thiết bị.”
Theo dõi số lượng giấy phép
Giấy phép trả phí được đối chiếu với nhân sự hiện tại.
“Xây dựng một công cụ theo dõi giấy phép phần mềm cho Google Workspace. Đối chiếu từng giấy phép trả phí với một nhân viên hoặc cộng tác viên đang làm việc, đánh dấu các giấy phép không còn ai sử dụng, hiển thị mức chênh lệch hàng tháng, và gửi email cho đội IT danh sách cần thu hồi vào ngày làm việc cuối cùng của mỗi tháng.”
Rà soát chủ sở hữu nhóm
Chủ sở hữu và ngày rà soát cho nhóm và ổ đĩa.
“Xây dựng một sổ đăng ký cho các nhóm Google và ổ đĩa dùng chung của chúng tôi. Lưu chủ sở hữu, mục đích sử dụng, thành viên, và ngày rà soát tiếp theo cho từng nhóm. Gửi nhắc nhở hàng quý cho đến khi từng chủ sở hữu xác nhận nhóm vẫn còn cần thiết và danh sách thành viên là chính xác.”
Những gì vận hành phía sau mỗi cú nhấp chuột
Biểu mẫu khởi động công việc. Một biểu mẫu khởi tạo tạo ra danh sách kiểm tra, gán người phụ trách, và đặt hạn hoàn thành. Người quản lý đã nộp biểu mẫu chỉ thấy được tiến độ của đội mình.
Lịch trình giữ hồ sơ luôn cập nhật. Một tác vụ hàng tháng tính mức chênh lệch giấy phép và đăng lên Slack. Một tác vụ hàng quý mở đợt rà soát quyền truy cập và nhắc chủ sở hữu nhóm cho đến khi họ xác nhận.
Bằng chứng được tạo ra ngay khi công việc diễn ra. Mọi chữ ký, dấu thời gian, và thay đổi trạng thái đều được lưu lại. Khi có một bảng câu hỏi kiểm tra IT, câu trả lời chỉ là truy vấn vào hồ sơ sẵn có, chứ không phải một dự án lập tài liệu riêng.
Mọi đội IT đều cần những công cụ mà các nền tảng lớn không cung cấp. Kliv có thể xây dựng phần còn lại của bộ công cụ đó.
Câu hỏi thường gặp
Kliv chính xác là gì?
Kliv là công cụ dựng ứng dụng bằng AI. Bạn mô tả công cụ quản lý Google Workspace mà bạn cần, Kliv dựng ra nó, và bạn sở hữu kết quả.
Tôi nhận được một ứng dụng thật, hay chỉ là một mẫu có sẵn?
Một ứng dụng thật. Kliv dựng cơ sở dữ liệu, logic xử lý, và giao diện cho đúng trường hợp của bạn — không phải một giao diện dựng sẵn hay quy trình định trước để bạn chỉ việc điền vào.
Tôi có thể chỉnh sửa sau khi ứng dụng đã được dựng xong không?
Có. Bạn chỉ cần yêu cầu thay đổi bằng lời văn bình thường, và Kliv sẽ cập nhật ứng dụng mà không bắt bạn làm lại từ đầu.
Công cụ này có thay thế trang quản trị Google không?
Không. Các thao tác quản trị như khóa tài khoản hay cấp giấy phép vẫn diễn ra trên trang quản trị của Google. Công cụ này theo dõi lớp hồ sơ đi kèm: vì sao thao tác đó xảy ra, ai đã phê duyệt, danh sách kiểm tra nào yêu cầu nó, và bằng chứng nào đã được tạo ra.
Kliv có tính phí theo đầu người không?
Không. Gói của Kliv bao gồm việc dựng và vận hành ứng dụng. Việc thêm nhân viên thứ 176 chỉ ảnh hưởng đến hóa đơn Google Workspace của bạn, chứ không ảnh hưởng đến cấu trúc của công cụ này.
Bộ phận nhân sự có thể dùng công cụ mà không thấy dữ liệu chỉ dành cho IT không?
Có. Vai trò người dùng quy định những gì mỗi người được xem và chỉnh sửa. Bộ phận nhân sự quản lý nhân sự và ngày tháng, IT quản lý hệ thống và danh sách kiểm tra, người quản lý chỉ thấy tiến độ của đội mình, và không có dữ liệu bị lộ giữa các vai trò.
Một hồ sơ offboarding chứng minh điều gì?
Nó cho thấy từng bước bắt buộc, thời điểm thực hiện, và ai đã ký xác nhận: khóa tài khoản, chuyển giao tệp, chuyển tiếp thư, và trả lại thiết bị.
Công cụ có thể nhắc chủ sở hữu nhóm rà soát quyền truy cập không?
Có. Bạn có thể đặt ngày rà soát hàng quý và nhắc nhở liên tục cho đến khi từng chủ sở hữu xác nhận.
Công cụ có theo dõi được thiết bị phần cứng không?
Có. Laptop và điện thoại có thể được gán cho từng người, và danh sách kiểm tra của người nghỉ việc có thể để mở cho đến khi mọi thiết bị được trả lại.
Người quản lý có thể xem tiến độ nhận việc không?
Có. Một người quản lý có thể xem danh sách kiểm tra của đội mình mà không có quyền truy cập vào hồ sơ của các phòng ban khác.
Sau này tôi có thể rời khỏi Kliv không?
Có. Mã nguồn ứng dụng được đồng bộ vào kho Git của riêng bạn, và dữ liệu của bạn nằm trong một cơ sở dữ liệu do chính bạn sở hữu.
More in this category
Được xây dựng bởi nhà sáng tạo
Khám phá điều có thể
Xem các ứng dụng thật được xây dựng với Kliv bởi nhà phát triển và nhà sáng tạo trên toàn thế giới
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Đóng mọi cánh cửa bạn đã mở
Mô tả cách mọi người gia nhập, chuyển bộ phận, và rời khỏi công ty bạn. Nêu rõ danh sách kiểm tra, phê duyệt, giấy phép, nhóm, ổ đĩa dùng chung, và quy tắc về thiết bị. Kliv sẽ dựng công cụ quản lý xoay quanh những hồ sơ đó.