非営利団体の理事会ポータルを構築する

自前の理事会ポータルを作る理由

真澄さんは、理事11人と年4回の理事会を持つ食料支援の非営利団体を率いています。そして組織の記憶はいま、メールのやり取りと、FINAL_v3という名前の共有ドライブのフォルダに住んでいます。監査人に寄付受け入れ方針の議決時期を尋ねられたとき、答えるのに3人で2日かかりました。決め手の1票は、ある辞任メールの添付ファイルの中にありました。

理事会ポータルを売る会社は銀行向けの値付けをします。共有ドライブはファイルを保ちますが、決定は保ちません。Klivは、この理事会が実際に必要とする部屋を作ります。理事だけに開き、会議を軸に整理され、記録の単位はPDFではなく動議。ガバナンスは、組織が復元するものではなく、保ち続けるものになります。

ひと四半期を、記録の上で

ひとつの理事会の周期を追いかけ、その中の何ひとつ誰かの受信箱に頼っていないことに気づいてください。

3週間前——資料が掲示される

真澄さんが決算と方針の草案をアップロードし、理事にメールで通知されます。あとから足された資料は、別物に枝分かれせず、資料の版になります。

2週間前——質問が記録に残る

会計担当理事の、14行目についての質問は、資料自身のスレッドで問われ、答えられます。いつか次の会計担当理事が、そこでそれを見つけます。

当日の夜——動議が可決する

動議は提出されたそばから入力されます。本文、提出者、賛成者、票数、結果。記録は会議によって作られます。会議のあとに復元されるのではなく。

翌週——議事録の草案

議事録が「承認待ち」の状態で会議に添付されます。それが要約するすべての動議の隣に。

次の四半期——議事録が承認される

承認の表決は、ほかの動議と同じように記録され、草案は正式な記録になります。それを正式にした日付と名前とともに。

3年後——監査人が尋ねる

検索が、その決議と会議と表決を数秒で返します。事務局長は2人替わりました。記憶は残りました。

どう組み上がるか

壁は、行レベルのセキュリティです。 すべての資料、スレッド、表決が、誰が読んでよいかを持ち、要求のたびにデータベースが確認します。理事を退いた人は、その役割が終わる日に部屋を失います。そして投じた票は、記録に永久に残ります。

承認は儀式ではなく、状態です。 議事録の草案は状態を持ち、承認の表決がそれを動かし、遷移には名前と日付が刻まれます。方針の議決も予算の承認も、同じ機構が扱います。

履歴が、質問に答えます。 議事録と決議が意味で索引されているので、ポータルは組織自身の記録から理事に答えるエージェントを載せられます。「暗号資産の寄付を受け取ることについて、これまで何を決めたか」。答えはあなたの議事録に根を張り、インターネットの意見には根を張りません。すべてのやり取りが記録として残ります。

理事11人でも、31人でも、費用は同じです。 Klivはアプリの席数で値付けしないので、ガバナンスの道具は、予算委員会が弁護しなければならない1人あたりの費目でなくなります。

理事会は、非営利という家の中のひと部屋です。寄付者、事業、ボランティアは非営利を作る人のページに住んでいます。同じ土台、違う扉。

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