助成金申請のナレッジベースを構築する

11月の締切が、2019年にもう証明したことを議論し直す理由

松尾さんはユースオーケストラのNPOで資金調達を担当しています。毎年秋、同じ光景を見ます。締切を抱えた担当者が白紙の文書を開き、記憶をたどって評価手法を書きはじめる。その手法を、団体はすでに見事に書いています。500万円の助成を勝ち取った2019年の申請書の中に。前任の理事長だけが理解していたフォルダの樹のどこかに。

団体のいちばん強い文章は、すでに存在しています。足りないのは、15年分の申請書を運転資本として扱う仕組みです。ファイル名ではなく主張の中身で検索でき、結果とともに保管され、その段落が必要になった瞬間に、書いている人の手元に届く。この仕組みは具体的な構築物です。資料体と、それを読む検索と、そこから起草するエージェント。そして、十分に構築できます。

書庫が、起草を覚える

組み立ては鎖です。資料体、検索、エージェント。どの環も、着いたその週から元を取りはじめます。

アップロード

15年分の申請書、報告書、助成元からの手紙が、そのままの形で入ります。届いた時点でそれぞれが検索できるようになります。名称整理の企画も、タグ付けに捧げられる夏のインターンも要りません。

最初の発見

担当者が「若者の成果測定」で検索し、それをいちばんうまく論じた3本の申請書を得ます。1本は2019年のもの、1本は付録に埋もれていたもの、1本は現職の誰も読んだことのないものです。

最初の下書き

新しい助成元が概要申請書を求めます。エージェントは近い2件の採択から起草し、両方の名前を挙げ、依頼の判断は松尾さんに残します。100万円の概要申請書が、週末ではなく1時間で。

事実確認

提出の前にもうひとつ問います。生徒1人あたりの費用を、うちは約束したことがあるか。棚は、どの申請書も約束していないと答えます。初めての約束が、事故として起きることはなくなります。

結果が戻る

結果が返り、その申請書に保管されます。採択でも不採択でも、棚は次の締切に向けて、今回より賢くなっています。

締切の夜に、棚がすること

言わなかったことを覚えています。 いちばん希少な組織の知識は、否定形です。つまり、団体が意図して一度も交わさなかった約束です。過去のどの申請書かがランダム化比較試験の対照群を約束したかとエージェントに尋ねれば、答えは「いいえ」です。惜しかった3本を挙げながら。3本ともが事前事後比較の設計で止まっています。締切の夜、この防護柵は、起草されるどの段落よりも価値があります。

ロールが、部屋の形を決めます。 資金調達の職員は編集します。事業の職員は読み、検索します。理事会は申請と採択のダッシュボードを見ます。これらは行の単位のルールとしてデータベースが適用します。退職ひとつで崩れるフォルダの慣習ではありません。

締切は、恐怖ではなくスケジュールで回ります。 すべての採択が報告期日を抱え、定期のリマインドが期日の前に担当者へ届きます。前任の資金調達責任者が頭の中で持ち歩いていたカレンダーが、引き継げるものになります。

助成金はミッションに資金を与えます。それを運営すること、つまり寄付者、事業、ボランティアのためにあるのがNPOのためのKlivです。

「申請書を代わりに書いてくれますか」ほか、もっともな質問