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行政・公共ツール
自治体の文書管理・決裁システムを構築する
所管課から法制担当、そして文書主管課へ、自分で回っていく起案。連番で採番される条例番号。保存区分ごとに動く時計。役所の書類に、その規則を付けたまま。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
自前の自治体文書管理システムを作る理由
美佳さんは人口62,000人の市の文書を預かっています。その文書は、ほかの文書とは違います。条例は、法についての連絡文ではありません。議決されたその瞬間から、それが法です。協定は、署名を誰が覚えていようといまいと、7年にわたって市を縛ります。そしてそのひとつひとつが、いつ廃棄してよいかについて意見を持つ保存区分に属しています。
汎用の文書ツールは、これらをフォルダの中のファイルとして扱います。Klivが作るのは、役所が実際に回しているものです。法的な重みを持つ記録、必ず通る停留所のある経路、連番で採番される番号、そしてちょうど正しい瞬間に動き出す時計。すべてが市自身のデータベースの行であり、条例と公文書管理の規則が課すルールを抱えたままです。
起案、決裁、公印。クエリできる紙
5種類の記録が、役所の大半を運びます。どれも、規則を組み込んだ状態で届きます。
文書の種類と、保存区分
条例、規則、協定、方針、議事録。それぞれの種類が、自分の保存区分、必要な決裁、誰が起案してよいかを知っている記録です。
経路
起案は課長、法制担当、副市長、文書主管課へと、規則の定める順に動きます。文書はいつでも、いま誰の机にあり、そこに何日あるかを言えます。
条例と規則
議決が番号を採ります。2026年条例第14号はちょうど一度だけ、連番で存在し、裁判官に説明すべき欠番はありません。議決された条文は凍結されます。後の変更は改正条例であって、編集ではありません。
協定と、その期限
すべての契約が、相手方、終了日、更新条件を持ちます。90日前の警告は、それを所管する課へ届きます。たまたま覚えていた人へではなく。
廃棄の台帳
保存区分の時計が切れると、対象一覧がひとりでに提案されます。廃棄には決裁が要り、廃棄したものは証明書になります。記録がないことも、またひとつの記録です。
オープンカフェの条例、起案から書棚まで
ひとつの条例を、所管課の思いつきから例規集の一行まで追いかけます。
起案が開く
土木課が条例の起案を始めます。一文も書かれる前に、文書の種類が経路と保存区分を決めています。
法制担当の停留所
法規審査は必ず通る停留所であって、参考送付ではありません。法制担当の承認が記録に載るまで、起案は議案にたどり着けません。経路が、自分自身を守ります。
本会議の議決
議会が可決します。システムが2026年条例第14号を採番し、公布日を刻み、議決された条文として凍結します。通った版が、存在する版です。
例規集へ
改正された条項が更新され、それに触れた条例への参照を連れていきます。例規集を読む人は、誰でも採決まで歩いて戻れます。
時計が動き出す
編綴が保存区分を起動します。この場合は永年。周辺の往復文書はもっと短い区分に入り、廃棄の台帳が予定どおりに声を上げます。
引き出しひとつから始める
市の文書決裁
経路、採番、保存区分。
“自治体の文書システムを作って。条例と規則の決裁を順に回して、議決時に連番で採番して、文書の種類ごとに保存期間を設定できるようにして。”
協定の管理
契約、更新、所管課。
“うちの市向けに契約管理のツールを作って。協定ごとに相手方と終了日を記録して、更新の警告は所管課へ届いて、期限切れの協定は規則どおりに書庫へ入るようにして。”
議案書の組み立て
議案、添付資料、自動で並ぶ議事日程。
“各課が締切までに添付資料付きで議案を提出して、議案書が順番どおりにひとりでに組み上がって、可決された議案は自動で記録に編綴されるシステムを作って。”
紙を動かしているもの
経路は、行に付いた規則です。 文書の次の停留所は種類と状態から計算され、必要な決裁は状態が変わるときにデータベースの中で確認されます。市長が急いでいるからといって、起案が法制担当を飛ばすことはできません。
閲覧の権利は、習慣ではなく規則です。 行レベルの規則が、土木課には自分の起案を、法制担当には法規審査に回ったすべてを、議会向けの画面には議案にたどり着いたものだけを見せます。維持すべき回覧名簿もなければ、うっかりの読み手もいません。
督促は、決して引退しません。 スケジュール実行のジョブが期限を巡回します。更新の近づく協定、ひとつの机に長く座りすぎている起案、時計の終わりに届く保存区分。美佳さんの月曜のメールには、決めるべきことが並びます。それを知っているシステムが、書いています。
たいていの職場は、仕事についての文書を作ります。役所の文書は、仕事そのものです。法的な結果を伴う行為そのものであり、行為を運ぶソフトウェアは、それが仕える例規に合わせて作られなければなりません。まさにそれが、組織が自分のソフトウェアを作る場所としてのKlivです。
法制担当への4つの答え
議決された文書は編集できますか？
いいえ。議決が条文を凍結し、番号を採ります。改正は、旧いものを参照する新しい条例によって行われます。起案中の版は自由に版を重ねられます。線は、法が引くところ、つまり議決のところに引かれています。
保存期間はどう守られますか？
すべての文書は編綴時に保存区分へ入り、区分はそれぞれ時計を持ちます。自動で廃棄されるものはありません。システムが対象一覧を提案し、名前のある担当者が決裁し、廃棄証明書はその台帳から生成されます。
誰が何を見られますか？
アクセスは、文書の種類と所管課ごとのデータベースの規則です。起案は自分の経路の中に留まり、議決された条例はすべての課に開き、人事に近い記録は権限のある課に留まります。誰かがリンクを転送しても、規則は崩れません。
文書に何が起きたかを証明できますか？
はい。すべての停留所が行です。誰が、いつ、どの順で決裁し、そのとき条文が何と書いてあったか。2026年条例第14号がどう生まれたのかと聞かれたら、答えは午後いっぱいの復元作業ではなく、1枚の報告です。
クリエイターが構築
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「署名済みの原本はどこですか」
その問いは、最後にもう一度だけ。役所の中を紙がどう動くのかを説明してください。誰が起案し、誰が決裁し、何に番号が付き、どの区分が何年生きるのか。問いは、そのまま検索になります。