Questa pagina è stata tradotta dall’inglese.
Strumenti civici e governativi
Crea un sistema di gestione documentale e flusso di lavoro per il tuo comune
Kliv è un AI app builder. Descrivi il tuo sistema di gestione documentale comunale — tipi di documento, firme instradate, numerazione delle delibere, piani di conservazione e regole di accesso — e lui costruisce l’app vera e propria.
Inserisci semplicemente la tua idea nella casella di testo e l’AI la realizzerà per te
Cos'è Kliv?
Kliv non è un archivio documentale generico: è un’IA che costruisce software su misura per te.
Descrivi l’app di cui hai bisogno con parole tue, e Kliv la costruisce: tipi di documento, iter, approvazioni, numerazione, piani di conservazione, regole di accesso, promemoria, registri e schermate. Il risultato è un’applicazione vera, che è tua. Puoi usarla, modificarla in seguito semplicemente chiedendo, e farla girare sul tuo dominio. Non è un modello con il tuo nome sopra.
In questa pagina, quell’app è un sistema di gestione documentale e flusso di lavoro per un comune. Kliv costruisce ogni genere di app web; questa è una di queste.
Perché costruire il tuo sistema di gestione documentale comunale?
I documenti comunali hanno regole. Una delibera approvata non è solo un file: ha effetto giuridico. Un contratto ha parti, date, termini di rinnovo e avvisi. Gli atti appartengono a serie di conservazione che decidono quando possono essere scartati.
Gli strumenti documentali generici trattano tutto questo come cartelle e file. Kliv costruisce atti con le regole incorporate: iter con passaggi obbligati, numeri assegnati in sequenza, accesso basato su ruolo e settore, e tempi di conservazione che partono dal momento giusto.
Bozze, firme e atti
Cinque tipi di atto reggono buona parte di un comune. Ognuno ha le sue regole incorporate.
Tipi di documento e serie
Ordinanza, delibera, contratto, regolamento e verbale possono conoscere ciascuno la propria serie di conservazione, le firme richieste e chi può avviarne uno.
L'iter
Una bozza può passare, in ordine, da capo settore ad avvocato, a dirigente, a segretario comunale. In ogni momento, l’app può mostrare su quale scrivania si trova e da quanto tempo.
Ordinanze e delibere
L’approvazione può assegnare un numero progressivo come 2026/14, bloccare il testo approvato e richiedere che le modifiche future facciano riferimento all’atto originale invece di modificarlo.
Contratti e rinnovi
Ogni contratto può riportare le parti, la data di scadenza, i termini di rinnovo e gli avvisi al settore che lo gestisce.
Il registro di scarto
Quando i tempi di conservazione scadono, il sistema può proporre gli atti idonei. Lo scarto richiede comunque una firma di autorizzazione, e il verbale di scarto diventa a sua volta un atto registrato.
Un esempio: l’ordinanza sui tavolini all’aperto di Marta
Ecco come potrebbe usarlo un comune. È solo un esempio — tu descriveresti i tuoi tipi di documento, iter, numerazione, regole di conservazione e diritti di accesso.
La bozza parte già con il suo iter
I lavori pubblici aprono una bozza di ordinanza. Il tipo di documento fissa l’iter richiesto e la serie di conservazione prima ancora che il testo sia completo.
La revisione legale non si può saltare
La firma dell’avvocato è un passaggio obbligato. La bozza non può arrivare all’ordine del giorno finché l’approvazione non è registrata.
L’approvazione blocca il testo ufficiale
Dopo che il consiglio approva l’ordinanza, il sistema assegna il numero 2026/14, registra la data di approvazione e blocca la versione approvata.
Il regolamento rimanda alla delibera
La sezione modificata del regolamento comunale si aggiorna con un riferimento all’ordinanza, così chi legge il regolamento può risalire all’atto di approvazione.
La conservazione parte dall'evento giusto
L’archiviazione avvia la serie di conservazione permanente per l’ordinanza. La corrispondenza collegata può avere tempi più brevi e comparire più avanti nel flusso di scarto.
Descrivi il flusso di lavoro documentale che desideri
Kliv costruisce a partire dalla tua descrizione, quindi più dettagli fornisci, più la prima versione sarà vicina a ciò che vuoi. Includi tipi di documento, iter, ruoli, numerazione, piani di conservazione, promemoria e requisiti di prova. Eccone tre da cui partire:
Flusso documentale comunale
Iter, numeri di ordinanza e serie di conservazione.
“Costruisci un sistema di gestione documentale per il nostro comune. Instrada ordinanze e delibere in ordine per la firma di capo settore, avvocato, dirigente e segretario comunale; assegna numeri di ordinanza progressivi all’approvazione; blocca il testo approvato; e assegna un piano di conservazione a ogni tipo di documento.”
Tracciamento contratti
Contratti, avvisi di rinnovo e settori responsabili.
“Costruisci uno strumento di gestione contratti per il nostro comune. Ogni contratto registra le parti, la data di inizio, la data di scadenza, i termini di rinnovo, il settore responsabile e i file allegati; invia un avviso di rinnovo 90 giorni prima al settore responsabile; e archivia automaticamente i contratti scaduti secondo regola.”
Costruttore di fascicoli per la giunta
Punti all’ordine del giorno, allegati, fascicoli e atti approvati.
“Costruisci un sistema di fascicoli per la giunta. I settori inviano i punti all’ordine del giorno con gli allegati entro giovedì a mezzogiorno, il fascicolo si assembla da solo nell’ordine dell’agenda, le decisioni della giunta vengono registrate dopo la seduta, e i punti approvati vengono archiviati automaticamente nell’atto comunale.”
Cosa fa muovere le carte
Gli iter sono regole scritte nell’atto. Il passaggio successivo di un documento si calcola dal suo tipo e dal suo stato. Una bozza non può saltare la revisione legale solo perché qualcuno ha fretta.
Anche i diritti di lettura sono regole. I lavori pubblici possono leggere le proprie bozze, gli avvocati possono leggere ciò che è instradato al settore legale, e la giunta può vedere cosa è arrivato all’ordine del giorno. L’accesso non è un elenco di distribuzione che qualcuno deve tenere aggiornato.
I promemoria non dipendono dalla memoria di qualcuno. Processi pianificati possono trovare i contratti vicini al rinnovo, le bozze ferme su una scrivania e le serie di conservazione che arrivano a fine ciclo.
I documenti di un comune sono spesso l’atto stesso, con conseguenze giuridiche. Il software per questo lavoro deve seguire lo statuto che serve. È il tipo di strumento con cui le istituzioni fanno costruire il proprio software su Kliv.
Domande frequenti
Cos’è esattamente Kliv?
Kliv è un’IA che costruisce app web su misura a partire da una descrizione. Descrivi il tuo flusso documentale comunale, e Kliv costruisce l’app che ti appartiene.
Ottengo un’app vera o un modello prestampato?
Un’app vera. Kliv costruisce atti, iter, approvazioni, numerazione, piani di conservazione, promemoria e regole di accesso attorno al tuo processo.
Posso modificarla dopo che è stata costruita?
Sì. Puoi modificare iter, tipi di documento, ruoli, promemoria o report semplicemente chiedendo.
Gli atti approvati si possono modificare?
No, se è questa la regola che imposti. L’approvazione può bloccare il testo e assegnare il numero; le modifiche avvengono poi tramite un nuovo atto che fa riferimento a quello originale.
Come viene applicato il piano di conservazione?
Ogni documento archiviato entra in una serie di conservazione con un proprio ciclo. Il sistema può proporre gli atti idonei, ma lo scarto richiede comunque una firma nominale di autorizzazione.
Chi può vedere cosa?
L’accesso può essere impostato per tipo di documento, settore, ruolo e stato. Un link inoltrato non aggira la regola di accesso.
Possiamo dimostrare cosa è successo a un documento?
Sì. Ogni passaggio può essere registrato: chi ha firmato, quando, in che ordine e cosa diceva il testo in quel momento.
I numeri di ordinanza possono essere progressivi?
Sì. L’approvazione può assegnare il numero successivo in sequenza ed evitare duplicati, come due atti che diventano entrambi 2026/14.
Gli avvisi di rinnovo possono arrivare al settore giusto?
Sì. I contratti possono registrare il settore responsabile e i termini di rinnovo, e i promemoria pianificati possono raggiungere le persone giuste.
Posso usare il mio dominio?
Sì. Il sistema può girare sul tuo dominio.
Posso lasciare Kliv in seguito?
Sì. Il codice si sincronizza sul tuo repository Git, e gli atti possono essere esportati.
Serve un archivio documentale separato?
No. L’app può conservare documenti, metadati, iter, approvazioni e informazioni di conservazione in un unico posto.
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