Lösungen / Professionelle Dienstleistungen
Sehen Sie so professionell aus, wie Sie abrechnen
Aufnahme, Terminplanung, sicherer Dokumentenaustausch und Abrechnung – ein erstklassiges Kundenerlebnis ohne professionelle IT.
Der Grund, es zu bauen
Warum dies anstelle einer Praxisverwaltungssuite erstellen?
Praxisverwaltungssuiten werden für die mittlere Kanzlei entwickelt und pro Sitzplatz lizenziert. Ihre Aufnahme wird in den Formularersteller des Unternehmens, Ihr Dokumenten-Workflow in die entsprechenden Ordner, Ihre Abrechnung in die Rechnungsvorlage verschoben – und die Suite erkennt immer noch nicht den Unterschied zwischen einer Beratung und einem Auftrag. Kliv vereint dieselben Funktionen in einem System, das so funktioniert, wie es Ihr Unternehmen bereits tut.
Ihr Auftragsmodell ist das Anforderungsdokument: die Fragen, die der Mitarbeiter stellen muss, die Dokumente, die Sie anfordern und in welcher Reihenfolge, wer prüft, bevor ein Auftrag eröffnet wird, wie Honorare und Projektgebühren zusammenpassen. Beschreiben Sie das und es wird zum System – ein Kundenerlebnis, das so bewusst ist wie die Beratung, die Sie verkaufen.
Anatomie des Systems
Was die Praxis eigentlich weiß
Bei der Kundenerfahrung eines Unternehmens handelt es sich vor allem um Informationsdisziplin: Wer darf welche Dokumente sehen, in welcher Phase sich jeder Auftrag befindet, was wurde bei der Aufnahme gefragt und nie wieder gefragt. Hier ist die Form des Systems, das Kliv aufbauen würde.
Kunden
Jeder Kunde ist eine Organisation – der Gründer, sein CFO, sein Assistent, jeder sieht, was seine Rolle zulässt.
Engagements
Ihre Phasen – Beratung, Angebot, aktiv, abgeschlossen – mit den jeweils dazugehörigen Dokumenten und Abrechnungen.
Unterlagen
Angefordert, empfangen, geliefert – jede Datei ist standardmäßig privat für ihren Kunden und Ihr Unternehmen.
Aufnahmeaufzeichnungen
Was der Intake-Assistent erfasst hat – wird im Kundendatensatz gespeichert, sodass niemand zweimal fragt.
Termine
Über die Website gebuchte Beratungen, die an den jeweiligen Kunden gebunden sind.
Einlagen und Rechnungen
Die Geschäftsbeziehung – Abonnementstatus, Rechnungen und Verlauf – im selben Kundendatensatz.
Wer sieht was
Regeln, die die Datenbank durchsetzt
- Ein Dokument ist für den Kunden und Ihr Unternehmen lesbar – ein Kunde, der nach den Dateien eines anderen Kunden sucht, findet nichts, was ihn durchsuchen könnte.
- Ein Auftrag wird erst nach Ihrer Überprüfung eröffnet – die Genehmigung ist ein aufgezeichneter Schritt, kein mündliches Ja.
- Die Antworten bleiben bestehen: Die Fragen, die bei der ersten Begrüßung gestellt wurden, werden beim Kickoff nie wieder gestellt.
- Die Rechnungsdetails sind für den Eigentümer des Kunden sichtbar – nicht für jeden, den er in das Portal eingeladen hat.
Das ist es, was „firm-grade“ in der Software eigentlich bedeutet: kein Aussehen, sondern eine Reihe von Regeln über Informationen – die von der Datenbank bei jeder Anfrage um 2 Uhr morgens genauso zuverlässig gespeichert werden wie in der Demo.
Was Kliv zusammenbaut
Eine Einkaufsliste mit Plattformteilen – jedes einzelne eingebaut, jedes einzelne zusammengefügt mit dem Rest.
Eine Aufnahme, die die richtigen Fragen stellt
Ein Agent begrüßt potenzielle Kunden, beantwortet Servicefragen aus Ihrer Wissensdatenbank und erfasst die Details, die Sie zur Kontaktaufnahme benötigen.
Beratungen, gebucht
Verbinden Sie Calendly und ermöglichen Sie Kunden, Beratungsgespräche direkt von der Website aus zu buchen.
Sicherer Dokumentenaustausch
Clients laden und empfangen Dateien in einem privaten Bereich pro Client – Zugriffsregeln, die von der Plattform durchgesetzt werden.
Rechnungen, die sich selbst bezahlen
Abrechnung für wiederkehrende Aufträge monatlich; Kunden verwalten Karten und Rechnungen auf ihrer eigenen Abrechnungsseite.
Korrespondenz, gebrandet
Professionelle E-Mail-Vorlagen für Bestätigungen und Aktualisierungen.
Möglichkeiten zum Aufladen
Drei Möglichkeiten, wie eine Praxis abrechnen kann
Beratungsarbeit gibt es in drei Phasen: die Stunde, das Projekt, die Beziehung. Das Portal sollte alle drei verkaufen, ohne so zu tun, als wären sie dasselbe.
Beratung
400 $ einmalig
Der Interessent, der eine Stunde Urteilsvermögen braucht
Eine gebuchte Sitzung, die Aufnahme davor und die Notizen danach – die Eingangstür der Praxis.
- Entsperrt
- Der Kauf bucht den Slot und öffnet einen Platz für die Dokumente, die die Sitzung benötigt.
- Abrechnung
- Bei der Buchung bezahlt; Eine Gebühr, eine Quittung.
- Rückerstattungen
- Umbuchungen und Rückerstattungen bis zum Termin, nur mit Ihrer Zustimmung.
Engagement zum Festpreis
7.500 $ einmalig
Der Client mit einem definierten Umfang
Der Engagement-Bereich: eine Dokumenten-Checkliste, der Arbeitsthread, bereitgestellte Ergebnisse, Freigabe.
- Entsperrt
- Der Kauf eröffnet dieses Engagement – der Kunde sieht seinen Umfang, nicht Ihre Praxis.
- Abrechnung
- Eine Gebühr, eine Quittung. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, wechselt der Bereich ins Archiv – Lieferungen und Rechnungen bleiben lesbar, neue Anfragen werden geschlossen.
- Rückerstattungen
- Durch Entscheidung, durch den Genehmigungsschritt.
Monatlicher Vorschuss
2.500 $/Monat
Der Kunde, der Sie auf Abruf haben möchte
Ständiger Zugriff: der Anfragethread, Dokumentenaustausch, vierteljährliche Überprüfungen, bevorzugte Buchung.
- Entsperrt
- Der aktive Retainer hält die Türen der Beziehung offen – Anfragen, Uploads, Bewertungen.
- Abrechnung
- Wird monatlich erneuert. Eine fehlgeschlagene Karte löst erneute Versuche und Wiederherstellungs-E-Mails aus, und die Zugriffsschranken verengen sich, bis das Problem behoben ist – kein Partner muss einer Karte nachjagen.
- Rückerstattungen
- Genehmigungspflichtig, gemäß Ihrem Auftragsschreiben.
Vor dem Start
Die erste Woche, bevor Sie starten
Das Portal eines Unternehmens muss schon beim ersten Zugriff eines Kunden richtig sein. In der ersten Woche geht es darum, privat alles richtig zu machen.
Gestalten Sie die Praxis
Beschreiben Sie, wie Sie sich engagieren: die Aufnahmefragen, die Phasen, wer vor Beginn der Arbeit überprüft, wie Sie abrechnen. Kliv erstellt die erste Vorschau mit den vorhandenen Wänden und Bühnen.
Machen Sie es zu Ihrem
Hier kommt es auf das Register an: Ihr Name, Ihr Tonfall, eine Korrespondenz, die sich wie Ihr Briefkopf liest – und nicht wie Software.
Laden Sie das Original
Ihre Leistungen und Honorare, die Dokumenten-Checklisten, das Aufnahmeskript, die Calendly-Verbindung. Laden Sie einen Kollegen ein und führen Sie eine vollständige Prüfung gegen sich selbst durch.
Versuchen Sie es zu brechen
Melden Sie sich als Testkunde an und suchen Sie nach Dokumenten eines anderen Kunden. Lassen Sie eine Retainer-Karte absichtlich ausfallen. Fordern Sie eine Rückerstattung an. Die Zugriffsschranken, die Wiederherstellungs-E-Mails und der Genehmigungsschritt sollten sich bewähren, bevor ein Kunde existiert.
Dann probiere ein Jahr
Führen Sie in der Sandbox mit simuliertem Geld und simulierter Zeit ein Geschäftsjahr an einem Nachmittag durch: Mitarbeiter verlängern sich, einer verfällt über den Sommer und erholt sich, ein Auftrag wird eröffnet, abgeschlossen und archiviert termingerecht. Das Portal ist bereits ein Jahr in Betrieb, bevor sich der erste echte Kunde anmeldet.
Maßgeschneidert, ohne das maßgeschneiderte Risiko
Unter kundenspezifischer Software versteht man früher ein Budget, einen Auftragnehmer und einen Wartungsvertrag. Das ist ein anderes Geschäft.
Teile der Enterprise-Klasse
Anmeldung, in der Datenbank erzwungene Berechtigungen, Abrechnung, Prüfung, E-Mail – die Komponenten Ihres maßgeschneiderten Systems sind dieselben robusten Teile, auf denen jede Kliv-App ausgeführt wird. Sie stellen eine bewährte Infrastruktur zusammen; Sie geben keinen Code von Grund auf in Auftrag.
Änderungen werden in der richtigen Reihenfolge versendet
Wenn sich Ihr Prozess ändert, sagen Sie es – die Änderung wird im Gespräch integriert, Sie überprüfen sie in einer Live-Vorschau und nichts erreicht Ihre Nutzer, bis Sie es veröffentlichen. Commerce-Änderungen können in der Sandbox sogar mit simuliertem Geld und Zeit eingeübt werden.
Niemand kann es untergehen lassen
Standardwerkzeuge werden nach dem Zeitplan des Anbieters neu bewertet, neu gestaltet und außer Dienst gestellt – und Ihr Arbeitsablauf passt sich ihnen an. Ihre Kliv-App ändert sich nur, wenn Sie sie ändern. Es ist Ihr Produkt, kein Platz in dem eines anderen.
Sagen Sie es in einem Satz
“Erstellen Sie eine Website für meine Beratungsfirma mit einem Intake-Assistenten, Calendly-Beratungen, einem sicheren Portal, auf dem jeder Kunde nur für uns sichtbare Dokumente hochlädt, und monatlicher Abrechnung.”
So fängt es wirklich an: Beschreiben Sie es und verfeinern Sie es dann im Gespräch.
Häufige Fragen
Wie privat ist der Dokumentenaustausch?
Der Bereich jedes Kunden ist standardmäßig privat – Zugriffsregeln werden von der Plattform erzwungen, sodass ein Kunde seine Dokumente und Ihre für ihn sieht, niemals die eines anderen Kunden.
Können Kunden Beratungsgespräche direkt buchen?
Ja – verbinden Sie Calendly und potenzielle Kunden buchen Beratungsgespräche von Ihrer Website aus, mit Bestätigungen, die über Vorlagen mit der Marke Ihres Unternehmens versendet werden.
Kann die Abrechnung mit unserem tatsächlichen Engagement übereinstimmen?
Ja. Monatliche Zahlungen, Festpreisprojekte oder beides – und Kunden verwalten Karten und Rechnungen auf ihrer eigenen Abrechnungsseite, anstatt Ihr Büro anzurufen.
Wer auf Kundenseite kann was sehen?
Der Kunde ist eine Organisation: Ihr Eigentümer kann einen CFO oder einen Assistenten einladen, und die Rollen entscheiden, was jeder sieht. Die Abrechnung obliegt dem Eigentümer; Ein Mitwirkender kann Dokumente austauschen, ohne jemals die Rechnungen zu sehen.
Öffnet sich irgendetwas, bevor wir „Ja“ gesagt haben?
Nein. Intake erfasst die Daten des Interessenten und Ihre Bewertung ist ein aufgezeichneter Gate-Vorgang – kein Platz, keine Dokumente, keine Abrechnung, bis jemand im Unternehmen den Auftrag genehmigt.
Wo liegen eigentlich Kundendokumente?
Im Dateispeicher Ihres Systems, hinter Client-Zugriffsregeln – nicht über Posteingänge verteilt. Bei jeder Anfrage, jedem Upload und jeder Lieferung handelt es sich um eine Aufzeichnung des Auftrags, sodass sowohl die Datei als auch die Tatsache des Austauschs Ihnen gehören.