Lösungen / Agenturen & Studios
Ein Kundenportal, das das Geschäft betreibt
Jeder Kunde erhält seinen eigenen geschützten Bereich – Dateien, Status, Leistungen –, während sich die Auftraggeber selbst die Rechnung stellen und Ihre Projekttools synchron bleiben.
Der Grund, es zu bauen
Warum dies anstelle des Client-Portals SaaS erstellen?
Das Portal SaaS wird pro Sitzplatz berechnet und ist für die durchschnittliche Agentur konzipiert – was bei Ihnen nicht der Fall ist. Am Ende benennen Sie Ihre Lieferphasen entsprechend den Beschriftungen um, exportieren die Teile, die nicht modelliert werden können, in Tabellenkalkulationen und zahlen jedes Mal erneut, wenn das Team wächst. Kliv baut das Portal stattdessen rund um Ihr Studio auf: Ihre Bühnen, Ihre Sprache, Ihr Kundenerlebnis, auf Ihrer Domain.
Ihr Lieferprozess ist das Unterscheidungsmerkmal – Briefing, Konzepte, Überarbeitungsrunden, Freigabe – daher sollte das Portal ihn wörtlich nachbilden. Jeder Kunde ist eine Organisation mit eigenen Mitarbeitern, Projekten und Dateien, die von der Datenbank abgeschottet sind. Wenn Sie Ihre Bereitstellung verfeinern, folgt das Portal in einem Satz und nicht in einer Funktionsanfrage an einen Anbieter.
Anatomie des Systems
Was das Portal eigentlich weiß
Ein Agenturportal muss zwei Dinge trennen, die mit generischen Projekttools verschwimmen: wie Ihr Team intern arbeitet und was jeder Kunde sehen darf. Ein Marketingleiter bei einem Kunden kann dessen Kampagnenkalender, Markendateien, Rechnungen und Revisionsthreads sehen – und kann das Projekt eines anderen Kunden nicht entdecken, indem er ein URL ändert oder eine ID errät. Hier ist die Form des Systems, das Kliv aufbauen würde.
Kunden
Jeder Kunde ist eine Organisation – seine Nutzer, Projekte, Dateien, Genehmigungen und Rechnungshistorie sind innerhalb dieser Wand gespeichert.
Projekte
Tragen Sie Ihre Phasen – Briefing, Konzepte, Überarbeitungsrunden, Freigabe – mit den dazugehörigen Dateien und Threads bei.
Leistungen
Quelldateien, Präsentationen und Abschlussdokumente – für jeden Kunden freigegeben, standardmäßig privat.
Zulassungen
Bei der Freigabe handelt es sich um einen aufgezeichneten Status der Arbeit, nicht um einen vergrabenen E-Mail-Thread.
Einlagen und Rechnungen
Die Geschäftsbeziehung – Abonnementstatus, Rechnungen, Kaufhistorie – ist demselben Kundendatensatz zugeordnet.
Anfragen
Eine Warteschlange eingehender Clientanfragen, beschränkt auf den Client, der sie gestellt hat.
Wer sieht was
Regeln, die die Datenbank durchsetzt
- Ein Client-Nutzer kann nur Zeilen lesen, die zu seiner Organisation gehören – das Erraten eines URL oder einer ID führt zu nichts.
- Dateien sind standardmäßig privat; Die Freigabe erfolgt pro Kunde, nicht pro Link.
- Rechnungsdetails sind für den Kundeneigentümer sichtbar, nicht für jedes Mitglied seines Teams.
- Wenn ein Vorschuss erlischt, schließen die Berechtigungen die geschlossenen Bereiche – niemand muss daran denken, den Zugang zu widerrufen.
Das Ergebnis ist kein „Portal“ als generische Kategorie. Es ist Ihr in Software umgesetztes Bereitstellungsmodell: Kunden, Phasen, Dateien, Genehmigungen, Zahlungen und Berechtigungen beschreiben alle dieselbe Beziehung.
Was Kliv zusammenbaut
Eine Einkaufsliste mit Plattformteilen – jedes einzelne eingebaut, jedes einzelne zusammengefügt mit dem Rest.
Ein Portal, ummauert pro Kunde
Jeder Kunde ist eine Organisation: Seine Mitarbeiter sehen ihre Projekte und Dateien, niemals die eines anderen Kunden. Wird in der Datenbank erzwungen, nicht in Ihrer Seitenlogik.
Halter auf Autopilot
Monatliche Zahlungen mit anteiliger Abrechnung und Pausen – und die abgelaufene Karte wird per Mahnwesen verfolgt, sodass Sie dies nicht tun müssen.
Ergebnisse, sicher geteilt
Dateifreigabe pro Kunde für Briefings, Assets und Finals – standardmäßig privat.
Die Werkzeuge Ihres Teams, verkabelt
Eine neue Client-Anfrage wird zu einer Trello-Karte; Bei Freigabe wird ein Slack-Ping gesendet.
Ein Assistent, der das Konto kennt
Kunden fragen: „Wo ist mein Projekt?“ und der Agent antwortet anhand seiner eigenen Daten – bezogen auf seine Organisation.
Möglichkeiten zum Aufladen
Drei Möglichkeiten, wie eine Agentur Gebühren erheben kann
Agenturen verkaufen selten etwas. Derselbe Kunde beginnt möglicherweise mit einem Strategie-Sprint, wechselt zu einem monatlichen Retainer und kauft dann während einer Markteinführung zusätzliche Produktionskapazität. Das Portal sollte diese Formen direkt verstehen, anstatt jede Beziehung in dieselbe Rechnungsvorlage zu zwingen.
Monatlicher Vorschuss
6.000 $/Monat
Der Wachstumskunde mit fortlaufendem Engagement
Eine Anforderungswarteschlange, monatliche Berichte, ein gemeinsamer Dateitresor und zwei Strategieaufrufe.
- Entsperrt
- Das aktive Abonnement öffnet die Teile des Portals, die zur Beziehung gehören: offene Anfragen, aktive Liefergegenstände, Berichte und genehmigte Assets.
- Abrechnung
- Erneuert sich monatlich mit angemessener anteiliger Abrechnung bei Änderungen. Wenn die Karte ausfällt, werden Wiederherstellungs-E-Mails verschickt und der Zugriff kann eingeschränkt werden, bis die Abrechnung behoben ist.
- Rückerstattungen
- Rückerstattungsanträge durchlaufen einen Genehmigungsschritt, bevor das Geld überwiesen wird.
Projekt mit festem Umfang
18.000 $ einmalig
Der Brand-Refresh-Client mit definiertem Umfang
Ein Projektzeitplan, das Hochladen von Quelldateien, Konzeptpräsentationen, Überarbeitungsrunden und die endgültige Lieferung.
- Entsperrt
- Der Kauf öffnet den Raum dieses Projekts – der Kunde sieht die Arbeit, die an seinen Umfang gebunden ist, nicht Ihren internen Arbeitsbereich.
- Abrechnung
- Eine Gebühr, eine Quittung, vollständige Kaufhistorie auf der Abrechnungsseite des Kunden. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wechselt der Raum in den Archivmodus.
- Rückerstattungen
- Der gleiche Genehmigungsablauf – eine Rückerstattung ist eine Entscheidung, kein Zufall.
Nutzungsbasiertes Add-on
250 $ pro zusätzlichem Brief
Der Content-Client, dessen Volumen während der Starts ansteigt
Ein Basishonorar plus dosierte Extras – Landingpage-Briefings, zusätzliche bearbeitete Videos – über das enthaltene Volumen hinaus.
- Entsperrt
- Die Messung erfolgt anhand der angemeldeten Aktivität des Kunden, sodass für beide Seiten sichtbar ist, was enthalten ist, was verwendet wird und was in Rechnung gestellt wird.
- Abrechnung
- Extras fallen auf dem Zähler an und werden mit dem Abonnement abgerechnet – keine seitliche Tabelle mit genehmigten Extras.
- Rückerstattungen
- Umstrittene Positionen werden über denselben genehmigungsgesteuerten Rückerstattungsablauf gelöst.
Vor dem Start
Die erste Woche, bevor Sie starten
Man startet kein Kundenportal und hofft darauf. So sieht die erste Woche tatsächlich aus – und sie endet damit, dass das Portal bereits ein Jahr gelebt hat.
Gestalte das Portal
Beschreiben Sie, wie das Studio funktioniert: wie Kunden ankommen, Ihre Lieferphasen, wer im Team ist. Kliv erstellt die erste Vorschau – Kundenorganisationen, Projekte in Ihrer Sprache, die Mauern sind bereits vorhanden.
Machen Sie es zu Ihrem
Verfeinern Sie Ihre Meinung im Gespräch und indem Sie auf Dinge hinweisen: Ihre Künstlernamen statt allgemeiner Bezeichnungen, Ihre Marke, Ihre Domain. Jede Änderung landet in der Vorschau, bevor sie jemand anderes sieht.
Laden Sie das Original
Erstellen Sie die tatsächlichen Angebote – den Retainer-Plan, die Projektprodukte – laden Sie Ihr Team ein und übertragen Sie ein echtes Kundenbriefing, um das Portal mit echten Inhalten zu sehen.
Versuchen Sie es zu brechen
Melden Sie sich als Testkunde an und überprüfen Sie die Wände: Können sie das Projekt eines anderen Kunden sehen? Führen Sie einen Bezahlvorgang durch, lassen Sie die Karte absichtlich fehlschlagen, fordern Sie eine Rückerstattung an – beobachten Sie, wie die Wiederherstellungs-E-Mails und der Genehmigungsschritt ihre Arbeit erledigen.
Dann probiere ein Jahr
Dies ist der Teil, den Ihnen keine andere Art des Bauens bietet: in der Sandbox, mit simuliertem Geld und simulierter Zeit, zwölf Monate vorspulen. Beobachten Sie, wie sich die Anzahlungen verlängern, eine Karte läuft im März ab und wird im April wiederhergestellt, eine Stornierung schließt die richtigen Türen. Wenn Sie veröffentlichen, geben Sie keine Vermutungen ab – Sie veröffentlichen ein Portal, das bereits seit einem Jahr in Ihrem Unternehmen läuft.
Maßgeschneidert, ohne das maßgeschneiderte Risiko
Unter kundenspezifischer Software versteht man früher ein Budget, einen Auftragnehmer und einen Wartungsvertrag. Das ist ein anderes Geschäft.
Teile der Enterprise-Klasse
Anmeldung, in der Datenbank erzwungene Berechtigungen, Abrechnung, Prüfung, E-Mail – die Komponenten Ihres maßgeschneiderten Systems sind dieselben robusten Teile, auf denen jede Kliv-App ausgeführt wird. Sie stellen eine bewährte Infrastruktur zusammen; Sie geben keinen Code von Grund auf in Auftrag.
Änderungen werden in der richtigen Reihenfolge versendet
Wenn sich Ihr Prozess ändert, sagen Sie es – die Änderung wird im Gespräch integriert, Sie überprüfen sie in einer Live-Vorschau und nichts erreicht Ihre Nutzer, bis Sie es veröffentlichen. Commerce-Änderungen können in der Sandbox sogar mit simuliertem Geld und Zeit eingeübt werden.
Niemand kann es untergehen lassen
Standardwerkzeuge werden nach dem Zeitplan des Anbieters neu bewertet, neu gestaltet und außer Dienst gestellt – und Ihr Arbeitsablauf passt sich ihnen an. Ihre Kliv-App ändert sich nur, wenn Sie sie ändern. Es ist Ihr Produkt, kein Platz in dem eines anderen.
Sagen Sie es in einem Satz
“Erstellen Sie ein Kundenportal, in dem jeder Kunde nur seine eigenen Projekte und Dateien sieht, die Honorare monatlich abrechnen und eine neue Kundenanfrage eine Trello-Karte für mein Team erstellt.”
So fängt es wirklich an: Beschreiben Sie es und verfeinern Sie es dann im Gespräch.
Bauen oder kaufen
Warum nicht einfach ein Portal kaufen?
| Aus dem Regal | Mit Kliv | |
|---|---|---|
| Kundentrennung | Arbeitsbereiche und Berechtigungs-Kontrollkästchen – manuell konfiguriert und jedes Mal erneut überprüft, wenn jemand beitritt. | Jeder Kunde ist eine Organisation; Datenbankregeln auf Zeilenebene machen clientübergreifende Lesevorgänge unmöglich und nicht nur verborgen. |
| Ihre Lieferschritte | Ihre Pipeline-Etiketten; Sie passen Ihren Prozess an sie an. | Ihre Worte – Briefing, Konzepte, Runden, Freigabe – sind der Art und Weise nachempfunden, wie Sie bereits liefern. |
| Kostenstruktur | Pro Sitzplatz und Monat – die Rechnung wächst mit Ihrem Team, nicht mit Ihrem Umsatz. | Sie besitzen das System – und stellen Ihren Kunden darüber Gebühren in Rechnung: Honorare, Projekte, kalkulierte Add-ons. |
| Ändern Sie Ihre Arbeitsweise | Eine Funktionsanfrage, eine Roadmap-Abstimmung, ein Warten. | Ein Satz im Gespräch, eine Vorschau, eine Veröffentlichung. |
| Ihre Daten | Exportierbar, in den Formaten, die ihr Plan zulässt. | Projekte, Dateien, Genehmigungen und Abrechnungsverlauf sind Zeilen in Ihrer eigenen Datenbank. |
Kundentrennung
Aus dem Regal: Arbeitsbereiche und Berechtigungs-Kontrollkästchen – manuell konfiguriert und jedes Mal erneut überprüft, wenn jemand beitritt.
Mit Kliv: Jeder Kunde ist eine Organisation; Datenbankregeln auf Zeilenebene machen clientübergreifende Lesevorgänge unmöglich und nicht nur verborgen.
Ihre Lieferschritte
Aus dem Regal: Ihre Pipeline-Etiketten; Sie passen Ihren Prozess an sie an.
Mit Kliv: Ihre Worte – Briefing, Konzepte, Runden, Freigabe – sind der Art und Weise nachempfunden, wie Sie bereits liefern.
Kostenstruktur
Aus dem Regal: Pro Sitzplatz und Monat – die Rechnung wächst mit Ihrem Team, nicht mit Ihrem Umsatz.
Mit Kliv: Sie besitzen das System – und stellen Ihren Kunden darüber Gebühren in Rechnung: Honorare, Projekte, kalkulierte Add-ons.
Ändern Sie Ihre Arbeitsweise
Aus dem Regal: Eine Funktionsanfrage, eine Roadmap-Abstimmung, ein Warten.
Mit Kliv: Ein Satz im Gespräch, eine Vorschau, eine Veröffentlichung.
Ihre Daten
Aus dem Regal: Exportierbar, in den Formaten, die ihr Plan zulässt.
Mit Kliv: Projekte, Dateien, Genehmigungen und Abrechnungsverlauf sind Zeilen in Ihrer eigenen Datenbank.
Häufige Fragen
Wie wird die Mandantentrennung eigentlich durchgesetzt?
In der Datenbank. Jeder Kunde ist eine Organisation, und Regeln auf Zeilenebene bedeuten, dass seine Nutzer immer nur ihre eigenen Projekte und Dateien lesen können – Isolation ist eine Eigenschaft der Daten, nicht der Links, die Sie ausgeblendet haben.
Können Kunden über das Portal Retainer zahlen?
Ja – monatliche Honorare mit anteiliger Abrechnung und Pausen, einmalige Projektgebühren und eine Self-Service-Abrechnungsseite. Abgelaufene Karten werden erneut versucht und automatisch verfolgt.
Ist eine Verbindung zu den Tools möglich, die mein Team bereits verwendet?
Ja. Eine neue Kundenanfrage kann eine Trello-Karte erstellen, eine Genehmigung kann einen Slack-Ping senden – Ihr Team behält seine Tools, während Kunden ein sauberes Portal erhalten.
Können Auftragnehmer eingeschränkten Zugang erhalten?
Ja – Rollen sind Teil desselben Identitätssystems, sodass ein Auftragnehmer die Projekte sieht, denen er zugewiesen ist, und nichts anderes: keine Abrechnung, keine Vertragsbedingungen, keine anderen Kunden. Die Regel befindet sich in der Datenbank und gilt daher überall.
Was passiert mit dem Raum eines Kunden, wenn das Engagement endet?
Was auch immer Ihr Offboarding sagt. Ein häufiges Muster: Wenn der Aufbewahrungszeitraum endet, wechselt der Bereich zum Archiv – endgültige Dateien, Rechnungen und Genehmigungen bleiben lesbar, während neue Anfragen und Überarbeitungsrunden geschlossen werden, bis ein neuer Umfang erworben wird.
Wir rechnen einigen Kunden monatlich und anderen pro Projekt ab. Kann ein Portal beides bewältigen?
Ja – Retainer sind Abonnements und Projekte sind einmalige Käufe im selben Katalog, und ein Kunde kann beides gleichzeitig halten. Jeder schaltet seinen Teil des Speicherplatzes frei und die Rechnungen landen auf einer Abrechnungsseite.
