Oplossingen / Professionele dienstverlening
Zie er net zo professioneel uit als je factureert
Intake, planning, veilige documentuitwisseling en facturering — een klantervaring op bureauniveau zonder IT op bureauniveau.
Waarom bouwen
Waarom dit bouwen in plaats van een praktijkmanagementsuite?
Praktijkmanagementsuites zijn gebouwd voor het mediane kantoor en gelicentieerd per seat. Je intake wordt in hun formulierbouwer geperst, je documentflow in hun mappen, je facturering in hun factuursjabloon — en de suite kent nog steeds het verschil niet tussen een consult en een opdracht. Kliv stelt dezelfde mogelijkheden samen tot een systeem dat werkt zoals je praktijk al werkt.
Je opdrachtmodel is het requirementsdocument: de vragen die intake moet stellen, de documenten die je opvraagt en in welke volgorde, wie beoordeelt voordat een opdracht opent, hoe retainers en projectkosten mengen. Beschrijf dat en het wordt het systeem — een klantervaring die net zo zorgvuldig is als het advies dat je verkoopt.
Anatomie van het systeem
Wat de praktijk echt weet
De klantervaring van een kantoor is vooral informatiediscipline: wie welke documenten mag zien, in welke fase elke opdracht zit, wat bij intake is gevraagd en nooit opnieuw hoeft. Dit is de vorm van het systeem dat Kliv zou bouwen.
Klanten
Elke klant is een organisatie — de oprichter, de CFO, de assistent, elk ziet wat de rol toestaat.
Opdrachten
Jouw fasen — consult, voorstel, actief, gesloten — met de documenten en facturering die bij elke fase horen.
Documenten
Opgevraagd, ontvangen, geleverd — elk bestand standaard privé voor de klant en jouw kantoor.
Intakerecords
Wat de intake-assistent vastlegde — bewaard op het klantrecord zodat niemand het twee keer vraagt.
Afspraken
Consulten die vanaf de site zijn geboekt, gekoppeld aan de klant waarover ze gaan.
Retainers & facturen
De commerciële relatie — abonnementsstatus, facturen en geschiedenis — op hetzelfde klantrecord.
Wie ziet wat
Regels die de database afdwingt
- Een document is leesbaar door de klant en je kantoor — een klant die naar de bestanden van een andere klant zoekt, vindt niets om te zoeken.
- Een opdracht opent pas na jouw beoordeling — de goedkeuring is een vastgelegde stap, geen mondeling ja.
- Intake-antwoorden blijven bewaard: de vragen van het eerste hallo worden bij de start niet opnieuw gesteld.
- Factureringsdetails zijn zichtbaar voor de eigenaar van de klant — niet voor iedereen die in het portaal is uitgenodigd.
Dit is wat professioneel in software echt betekent: geen uiterlijk, maar een set regels over informatie — door de database vastgehouden bij elk verzoek, om 02.00 uur net zo betrouwbaar als in de demo.
Wat Kliv samenstelt
Een boodschappenlijst van platformonderdelen — elk ingebouwd, elk werkend met de rest.
Intake die de juiste vragen stelt
Een agent begroet prospects, beantwoordt dienstvragen vanuit je kennisbank en legt de details vast die je nodig hebt om een opdracht aan te gaan.
Consulten, geboekt
Koppel Calendly en laat klanten consulten rechtstreeks vanaf je site boeken.
Veilige documentuitwisseling
Klanten uploaden en ontvangen bestanden in een privéruimte per klant — toegangsregels afgedwongen door het platform.
Facturen die zichzelf betalen
Terugkerende opdrachten worden maandelijks gefactureerd; klanten beheren kaarten en facturen op hun eigen factureringspagina.
Manieren om te rekenen
Drie manieren waarop een praktijk kan rekenen
Advieswerk komt in drie looptijden: het uur, het project, de relatie. Het portaal moet alle drie verkopen zonder te doen alsof ze hetzelfde zijn.
Consult
400 USD eenmalig
De prospect die een uur oordeel nodig heeft
Een geboekte sessie, de intake ervoor en de notities erna — de voordeur van de praktijk.
- Opent
- De aankoop boekt het tijdslot en opent een ruimte voor de documenten die die sessie nodig heeft.
- Facturering
- Betaald bij boeken; één betaling, één bon.
- Terugbetalingen
- Verzetten en terugbetalingen tot aan de afspraak, achter jouw goedkeuring.
Opdracht met vaste prijs
7.500 USD eenmalig
De klant met een afgebakende scope
De opdrachtruimte: een documentchecklist, de werkdraad, gefaseerde deliverables, akkoord.
- Opent
- De aankoop opent die opdracht — de klant ziet de eigen scope, niet je praktijk.
- Facturering
- Eén betaling, één bon. Wanneer het werk klaar is, verschuift de ruimte naar archief — deliverables en facturen blijven leesbaar, nieuwe verzoeken sluiten.
- Terugbetalingen
- Op beslissing, via de goedkeuringsstap.
Maandelijkse retainer
2.500 USD/maand
De klant die je beschikbaar wil houden
Doorlopende toegang: de verzoekendraad, documentuitwisseling, kwartaalreviews, voorrang bij boeken.
- Opent
- De actieve retainer houdt de deuren van de relatie open — verzoeken, uploads, reviews.
- Facturering
- Verlengt maandelijks. Een mislukte kaart triggert nieuwe pogingen en herstelmails, en de toegangspoorten worden smaller totdat het is opgelost — geen partner hoeft een kaart na te jagen.
- Terugbetalingen
- Goedkeuringsgestuurd, volgens je opdrachtbrief.
Voor de lancering
De eerste week, voordat je lanceert
Een kantoorportaal moet kloppen vanaf de eerste keer dat een klant het aanraakt. De eerste week is om dat in stilte goed te krijgen.
Vorm de praktijk
Beschrijf hoe je opdrachten aangaat: de intakevragen, de fasen, wie beoordeelt voordat werk opent, hoe je factureert. Kliv bouwt de eerste preview met de muren en fasen op hun plek.
Maak het van jou
De toon telt hier: je naam, je stijl, correspondentie die leest als je briefpapier — niet als software.
Laad het echte werk
Je diensten en tarieven, de documentchecklists, het intakescript, de Calendly-koppeling. Nodig een collega uit en doorloop een volledige intake met jezelf als klant.
Probeer het te breken
Log in als testklant en zoek naar documenten van een andere klant. Laat expres een retainerkaart mislukken. Vraag een terugbetaling aan. De toegangspoorten, herstelmails en goedkeuringsstap moeten zichzelf bewijzen voordat er een klant bestaat.
Repeteer daarna een jaar
In de Sandbox, met gesimuleerd geld en gesimuleerde tijd, draai je in een middag een boekjaar door: retainers verlengen, één verloopt in de zomer en herstelt, een opdracht opent, wordt afgerond en archiveert volgens schema. Het portaal heeft al een jaar praktijkleven gedraaid voordat de eerste echte klant inlogt.
Maatwerk, zonder het maatwerkrisico
Maatwerksoftware betekende vroeger een budget, een opdrachtnemer en een onderhoudscontract. Dit is een andere afspraak.
Onderdelen op enterpriseniveau
Inloggen, rechten afgedwongen in de database, facturering, audit, e-mail — de componenten onder je eigen systeem zijn dezelfde geharde onderdelen waarop elke Kliv-app draait. Je stelt bewezen infrastructuur samen; je laat geen code vanaf nul bouwen.
Wijzigingen gaan in volgorde live
Als je proces verandert, zeg je dat — de wijziging wordt in gesprek gebouwd, je beoordeelt die in een live preview, en niets bereikt je gebruikers totdat je publiceert. Commerce-wijzigingen kun je zelfs repeteren in de Sandbox met gesimuleerd geld en gesimuleerde tijd.
Niemand kan het stopzetten
Kant-en-klare tools krijgen nieuwe prijzen, nieuwe ontwerpen en verdwijnen volgens de planning van de leverancier — en je workflow verdwijnt mee. Je Kliv-app verandert alleen wanneer jij die verandert. Het is je product, geen stoel in dat van iemand anders.
Zeg het in één zin
“Bouw een site voor mijn adviespraktijk met een intake-assistent, Calendly-consulten, een veilig portaal waar elke klant documenten uploadt die alleen wij kunnen zien, en maandelijkse facturering.”
Zo begint het echt — beschrijf het, verfijn daarna in gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe privé is de documentuitwisseling?
De ruimte van elke klant is standaard privé — toegangsregels worden door het platform afgedwongen, dus een klant ziet eigen documenten en die van jou aan hen, nooit die van een andere klant.
Kunnen klanten rechtstreeks consulten boeken?
Ja — koppel Calendly en prospects boeken consulten vanaf je site, met bevestigingen op sjablonen in de stijl van je kantoor.
Kan facturering passen bij hoe we echt werken?
Ja. Maandelijkse retainers, projecten met vaste prijs of beide — en klanten beheren kaarten en facturen op hun eigen factureringspagina in plaats van je kantoor te bellen.
Wie aan klantzijde kan wat zien?
De klant is een organisatie: de eigenaar kan een CFO of assistent uitnodigen, en rollen bepalen wat iedereen ziet. Facturering blijft bij de eigenaar; een bijdrager kan documenten uitwisselen zonder ooit de facturen te zien.
Gaat er iets open voordat wij ja hebben gezegd?
Nee. Intake legt de gegevens van de prospect vast, en jouw beoordeling is een vastgelegde toegangspoort — geen ruimte, geen documenten, geen facturering totdat iemand bij het kantoor de opdracht goedkeurt.
Waar leven klantdocumenten eigenlijk?
In de bestandsopslag van je eigen systeem, achter toegangsregels per klant — niet verspreid over inboxen. Elk verzoek, elke upload en elke levering is een record op de opdracht, dus zowel het bestand als het feit van de uitwisseling is van jou.