Oplossingen / Bureaus & studio’s
Een klantenportaal dat het bedrijf runt
Elke klant krijgt een eigen afgeschermde ruimte — bestanden, status, deliverables — terwijl retainers zichzelf factureren en je projecttools synchroon blijven.
Waarom bouwen
Waarom dit bouwen in plaats van klantenportaal-SaaS?
Portaal-SaaS rekent per seat en is gevormd voor het gemiddelde bureau — en dat ben jij niet. Je hernoemt uiteindelijk je opleverfasen om bij hun labels te passen, exporteert naar spreadsheets voor alles wat het systeem niet kan modelleren en betaalt opnieuw telkens wanneer het team groeit. Kliv bouwt het portaal juist rond jouw studio: jouw fasen, jouw taal, jouw klantervaring, op jouw domein.
Je opleverproces is het onderscheid — briefing, concepten, revisierondes, akkoord — dus het portaal moet dat letterlijk modelleren. Elke klant is een organisatie met eigen mensen, projecten en bestanden, afgeschermd in de database. Wanneer je scherper gaat leveren, volgt het portaal met één zin, niet met een featureverzoek aan een leverancier.
Anatomie van het systeem
Wat het portaal echt weet
Een bureauportaal moet twee dingen scheiden die generieke projecttools door elkaar halen: hoe je team intern werkt, en wat elke klant mag zien. Een marketingdirecteur bij één klant kan de campagnekalender, merkbestanden, facturen en revisiedraden zien — en kan geen project van een andere klant vinden door een URL te veranderen of een ID te raden. Dit is de vorm van het systeem dat Kliv zou bouwen.
Klanten
Elke klant is een organisatie — gebruikers, projecten, bestanden, goedkeuringen en factureringsgeschiedenis leven binnen die muur.
Projecten
Dragen jouw fasen — briefing, concepten, revisierondes, akkoord — met de bestanden en draden die daarbij horen.
Deliverables
Bronbestanden, presentaties en eindversies — gedeeld per klant, standaard privé.
Goedkeuringen
Akkoord is een vastgelegde status op het werk, geen begraven e-maildraad.
Retainers & facturen
De commerciële relatie — abonnementsstatus, facturen, aankoopgeschiedenis — vast aan hetzelfde klantrecord.
Verzoeken
Een wachtrij met binnenkomende klantvragen, afgebakend tot de klant die ze indiende.
Wie ziet wat
Regels die de database afdwingt
- Een klantgebruiker kan alleen rijen lezen die bij de eigen organisatie horen — een URL of ID raden levert niets op.
- Bestanden zijn standaard privé; delen gebeurt per klant, niet per link.
- Factureringsdetails zijn zichtbaar voor de klant-eigenaar, niet voor ieder lid van diens team.
- Wanneer een retainer verloopt, sluiten toegangsrechten de afgeschermde gebieden — niemand hoeft eraan te denken toegang in te trekken.
Het resultaat is niet “een portaal” als generieke categorie. Het is je oplevermodel omgezet in software: klanten, fasen, bestanden, goedkeuringen, betalingen en permissies beschrijven allemaal dezelfde relatie.
Wat Kliv samenstelt
Een boodschappenlijst van platformonderdelen — elk ingebouwd, elk werkend met de rest.
Eén portaal, afgeschermd per klant
Elke klant is een organisatie: hun mensen zien hun projecten en bestanden, nooit die van een andere klant. Afgedwongen in de database, niet in je paginalogica.
Retainers op autopilot
Maandelijkse retainers met proratie en pauzeren — en dunning jaagt de verlopen kaart na zodat jij dat niet hoeft te doen.
Deliverables, veilig gedeeld
Bestanden delen per klant voor briefings, assets en eindversies — standaard privé.
De tools van je team, gekoppeld
Een nieuw klantverzoek wordt een Trello-kaart; er gaat een Slack-ping uit wanneer ze goedkeuren.
Een assistent die het account kent
Klanten vragen “waar is mijn project?” en de agent antwoordt vanuit hun eigen data — afgebakend tot hun organisatie.
Manieren om te rekenen
Drie manieren waarop een bureau kan rekenen
Bureaus verkopen zelden één ding. Dezelfde klant kan beginnen met een strategiesprint, doorgaan naar een maandelijkse retainer en tijdens een lancering extra productiecapaciteit kopen. Het portaal moet die vormen direct begrijpen in plaats van elke relatie in hetzelfde factuursjabloon te persen.
Maandelijkse retainer
6.000 USD/maand
De groeiklant met een doorlopende opdracht
Een verzoekenwachtrij, maandelijkse rapportage, een gedeelde bestandskluis en twee strategiegesprekken.
- Opent
- Het actieve abonnement opent de delen van het portaal die bij de relatie horen: open verzoeken, actieve deliverables, rapportage en goedgekeurde assets.
- Facturering
- Verlengt maandelijks met eerlijke proratie bij wijzigingen. Als de kaart mislukt, gaan herstelmails eruit en kan toegang nauwer worden totdat facturering is opgelost.
- Terugbetalingen
- Terugbetalingsverzoeken lopen door een goedkeuringsstap voordat geld beweegt.
Project met vaste scope
18.000 USD eenmalig
De klant voor een brand refresh met afgebakende scope
Een projecttijdlijn, uploads van bronbestanden, conceptpresentaties, revisierondes en eindoplevering.
- Opent
- De aankoop opent de ruimte van dat project — de klant ziet het werk dat aan de scope vastzit, niet je interne werkruimte.
- Facturering
- Eén betaling, één bon, volledige aankoopgeschiedenis op de factureringspagina van de klant. Wanneer het project klaar is, verschuift de ruimte naar archiefmodus.
- Terugbetalingen
- Dezelfde goedkeuringsflow — een terugbetaling is een beslissing, geen ongeluk.
Add-on op gebruiksbasis
250 USD per extra briefing
De contentklant met piekvolume tijdens lanceringen
Een basisretainer plus gemeten extra’s — landingspagina-briefings, extra bewerkte video’s — bovenop het inbegrepen volume.
- Opent
- Meting loopt op de ingelogde activiteit van de klant, zodat wat inbegrepen is, wat gebruikt is en wat gefactureerd wordt voor beide kanten zichtbaar is.
- Facturering
- Extra’s lopen op in de meter en worden met het abonnement gefactureerd — geen losse spreadsheet met goedgekeurde extra’s.
- Terugbetalingen
- Betwiste regels worden opgelost via dezelfde goedkeuringsgestuurde terugbetalingsflow.
Voor de lancering
De eerste week, voordat je lanceert
Je lanceert geen klantenportaal op hoop. Dit is hoe de eerste week er echt uitziet — en die eindigt met een portaal dat al een jaar heeft geleefd.
Vorm het portaal
Beschrijf hoe de studio werkt: hoe klanten binnenkomen, je opleverfasen, wie er in het team zit. Kliv bouwt de eerste preview — klantorganisaties, projecten in jouw taal, de muren al op hun plek.
Maak het van jou
Verfijn in gesprek en door dingen aan te wijzen: jouw fasenamen in plaats van generieke labels, je merk, je domein. Elke wijziging landt in de preview voordat iemand anders die ziet.
Laad het echte werk
Maak de echte aanbiedingen — het retainerplan, de projectproducten — nodig je team uit en verplaats één echte klantbriefing naar binnen om het portaal met echte content te zien.
Probeer het te breken
Log in als testklant en controleer de muren: kunnen ze het project van een andere klant zien? Doorloop een checkout, laat de kaart expres mislukken, vraag een terugbetaling aan — kijk hoe de herstelmails en de goedkeuringsstap hun werk doen.
Repeteer daarna een jaar
Dit is het deel dat geen andere bouwmanier je geeft: in de Sandbox, met gesimuleerd geld en gesimuleerde tijd, spoel je twaalf maanden vooruit. Kijk hoe retainers verlengen, een kaart in maart verloopt en in april herstelt, een opzegging de juiste deuren sluit. Wanneer je publiceert, verscheep je geen gok — je publiceert een portaal dat al een jaar van je bedrijf heeft gedraaid.
Maatwerk, zonder het maatwerkrisico
Maatwerksoftware betekende vroeger een budget, een opdrachtnemer en een onderhoudscontract. Dit is een andere afspraak.
Onderdelen op enterpriseniveau
Inloggen, rechten afgedwongen in de database, facturering, audit, e-mail — de componenten onder je eigen systeem zijn dezelfde geharde onderdelen waarop elke Kliv-app draait. Je stelt bewezen infrastructuur samen; je laat geen code vanaf nul bouwen.
Wijzigingen gaan in volgorde live
Als je proces verandert, zeg je dat — de wijziging wordt in gesprek gebouwd, je beoordeelt die in een live preview, en niets bereikt je gebruikers totdat je publiceert. Commerce-wijzigingen kun je zelfs repeteren in de Sandbox met gesimuleerd geld en gesimuleerde tijd.
Niemand kan het stopzetten
Kant-en-klare tools krijgen nieuwe prijzen, nieuwe ontwerpen en verdwijnen volgens de planning van de leverancier — en je workflow verdwijnt mee. Je Kliv-app verandert alleen wanneer jij die verandert. Het is je product, geen stoel in dat van iemand anders.
Zeg het in één zin
“Bouw een klantenportaal waarin elke klant alleen de eigen projecten en bestanden ziet, retainers maandelijks worden gefactureerd en een nieuw klantverzoek een Trello-kaart voor mijn team aanmaakt.”
Zo begint het echt — beschrijf het, verfijn daarna in gesprek.
Bouwen of kopen
Waarom niet gewoon een portaal kopen?
| Kant-en-klaar | Met Kliv | |
|---|---|---|
| Klantscheiding | Werkruimtes en permissievakjes — met de hand ingesteld, opnieuw gecontroleerd telkens wanneer iemand toetreedt. | Elke klant is een organisatie; regels op databaserijniveau maken lezen over klanten heen onmogelijk, niet alleen verborgen. |
| Je opleverfasen | Hun pijplijnlabels; jij past je proces aan om erin te passen. | Jouw woorden — briefing, concepten, rondes, akkoord — gemodelleerd zoals je al levert. |
| Kostenstructuur | Per seat, per maand — de rekening groeit met je team, niet met je omzet. | Jij bezit het systeem — en rekent klanten erdoor af: retainers, projecten, gemeten add-ons. |
| Veranderen hoe je werkt | Een featureverzoek, een roadmapstem, wachten. | Een zin in gesprek, een preview, een publicatie. |
| Je data | Exporteerbaar, in de formaten die hun plan toestaat. | Projecten, bestanden, goedkeuringen en factureringsgeschiedenis zijn rijen in je eigen database. |
Klantscheiding
Kant-en-klaar: Werkruimtes en permissievakjes — met de hand ingesteld, opnieuw gecontroleerd telkens wanneer iemand toetreedt.
Met Kliv: Elke klant is een organisatie; regels op databaserijniveau maken lezen over klanten heen onmogelijk, niet alleen verborgen.
Je opleverfasen
Kant-en-klaar: Hun pijplijnlabels; jij past je proces aan om erin te passen.
Met Kliv: Jouw woorden — briefing, concepten, rondes, akkoord — gemodelleerd zoals je al levert.
Kostenstructuur
Kant-en-klaar: Per seat, per maand — de rekening groeit met je team, niet met je omzet.
Met Kliv: Jij bezit het systeem — en rekent klanten erdoor af: retainers, projecten, gemeten add-ons.
Veranderen hoe je werkt
Kant-en-klaar: Een featureverzoek, een roadmapstem, wachten.
Met Kliv: Een zin in gesprek, een preview, een publicatie.
Je data
Kant-en-klaar: Exporteerbaar, in de formaten die hun plan toestaat.
Met Kliv: Projecten, bestanden, goedkeuringen en factureringsgeschiedenis zijn rijen in je eigen database.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt klantscheiding echt afgedwongen?
In de database. Elke klant is een organisatie, en regels op rijniveau betekenen dat gebruikers alleen ooit hun eigen projecten en bestanden kunnen lezen — isolatie is een eigenschap van de data, niet van welke links je eraan dacht te verbergen.
Kunnen klanten retainers via het portaal betalen?
Ja — maandelijkse retainers met proratie en pauzeren, eenmalige projectkosten en een selfservice-factureringspagina. Verlopen kaarten worden opnieuw geprobeerd en automatisch nagejaagd.
Koppelt het met de tools die mijn team al gebruikt?
Ja. Een nieuw klantverzoek kan een Trello-kaart aanmaken, een goedkeuring kan Slack pingen — je team houdt zijn tools terwijl klanten één strak portaal krijgen.
Kunnen contractors beperkte toegang krijgen?
Ja — rollen horen bij hetzelfde identiteitssysteem, dus een contractor ziet de projecten waaraan die is toegewezen en niets anders: geen facturering, geen retainervoorwaarden, geen andere klanten. De regel leeft in de database, dus hij geldt overal.
Wat gebeurt er met de klantruimte wanneer de opdracht eindigt?
Wat je offboarding zegt. Een gangbaar patroon: wanneer de retainer eindigt, verschuift de ruimte naar archief — eindbestanden, facturen en goedkeuringen blijven leesbaar, terwijl nieuwe verzoeken en revisierondes sluiten totdat er een nieuwe scope wordt gekocht.
We factureren sommige klanten maandelijks en andere per project. Kan één portaal beide aan?
Ja — retainers zijn abonnementen en projecten zijn eenmalige aankopen in dezelfde catalogus, en een klant kan beide tegelijk hebben. Elk opent zijn eigen deel van de ruimte, en de facturen komen op één factureringspagina terecht.
