Deze pagina is vertaald uit het Engels.
Burger- en overheidstools
Bouw een systeem voor gemeentelijk documentbeheer en workflow
Kliv is een AI-app-bouwer. Beschrijf je systeem voor gemeentelijk documentbeheer en workflow — documenttypen, gerouteerde handtekeningen, verordeningsnummering, bewaartermijnen en toegangsregels — en Kliv bouwt de echte app.
Voer je idee in het tekstvak in en AI bouwt het voor je
Wat is Kliv?
Kliv is geen kant-en-klare documentopslag — het is een AI die software voor je bouwt.
Je beschrijft in je eigen woorden welke app je nodig hebt, en Kliv bouwt hem: documenttypen, routes, goedkeuringen, nummering, bewaartermijnen, toegangsregels, herinneringen, registers en schermen. Wat je krijgt is een echte applicatie die van jou is. Je kunt hem gebruiken, later aanpassen door het gewoon te vragen, en hem op je eigen domein laten draaien. Het is geen sjabloon met jouw naam erop.
Op deze pagina is die app een systeem voor gemeentelijk documentbeheer en workflow. Kliv bouwt allerlei soorten webapps; dit is er een van.
Waarom je eigen gemeentelijke documentsysteem bouwen?
Gemeentelijke documenten kennen regels. Een aangenomen verordening is niet zomaar een bestand; ze heeft rechtsgevolgen. Een overeenkomst heeft partijen, data, verlengingsvoorwaarden en waarschuwingen. Dossiers vallen onder bewaarreeksen die bepalen wanneer ze vernietigd mogen worden.
Generieke documenttools behandelen dit als mappen en bestanden. Kliv bouwt dossiers met de regels erbij: routes met verplichte stops, volgnummers die op volgorde worden toegekend, toegang op basis van rol en afdeling, en bewaartermijnen die op het juiste moment starten.
Concepten, handtekeningen en dossiers
Vijf soorten dossiers dragen een groot deel van het gemeentehuis. Elk heeft ingebouwde regels.
Documenttypen en reeksen
Verordening, besluit, overeenkomst, beleidsstuk en notulen kunnen elk hun eigen bewaarreeks, verplichte handtekeningen en het recht om er een te starten kennen.
De route
Een concept kan op volgorde van afdelingshoofd naar jurist naar manager naar griffier gaan. Op elk moment kan de app tonen op welk bureau het ligt en hoe lang het daar al ligt.
Verordeningen en besluiten
Vaststelling kan een volgnummer toekennen zoals 2026-14, de aangenomen tekst bevriezen, en toekomstige wijzigingen verplichten te verwijzen naar het oude document in plaats van dat te bewerken.
Overeenkomsten en verlengingen
Elke overeenkomst kan partijen, einddatum, verlengingsvoorwaarden en waarschuwingen aan de verantwoordelijke afdeling bevatten.
Het vernietigingsregister
Wanneer een bewaartermijn afloopt, kan het systeem in aanmerking komende dossiers voorstellen. Vernietiging vereist nog steeds een handtekening, en het certificaat wordt zelf een dossier.
Een voorbeeld: Mariekes terrasverordening
Zo zou een gemeentehuis dit kunnen gebruiken. Het is slechts een voorbeeld — jij beschrijft je eigen documenttypen, routes, nummering, bewaarregels en toegangsrechten.
Het concept begint met zijn route
De afdeling openbare werken opent een conceptverordening. Het documenttype legt de verplichte route en bewaarreeks al vast voordat de tekst af is.
Juridische toetsing kan niet worden overgeslagen
Goedkeuring door de jurist is een verplichte stop. Het concept komt pas op de agenda zodra de goedkeuring is vastgelegd.
Vaststelling bevriest de officiële tekst
Nadat de raad de verordening aanneemt, kent het systeem 2026-14 toe, legt het de vaststellingsdatum vast en bevriest het de aangenomen versie.
De code verwijst terug naar de stemming
Het gewijzigde onderdeel van de gemeentelijke verordeningenbundel wordt bijgewerkt met een verwijzing naar de verordening, zodat iemand die de tekst leest kan terugvinden hoe die tot stand kwam.
De bewaartermijn start vanaf het juiste moment
Registratie start de permanente bewaarreeks voor de verordening. Bijbehorende correspondentie kan een kortere termijn hebben en later in het vernietigingsproces verschijnen.
Beschrijf de dossierworkflow die je wilt
Kliv bouwt op basis van jouw beschrijving, dus hoe meer details je geeft, hoe dichter de eerste versie bij je wens komt. Denk aan documenttypen, routes, rollen, nummering, bewaartermijnen, herinneringen en bewijsvereisten. Hier zijn er drie om op voort te bouwen:
Workflow gemeentelijke dossiers
Routes, verordeningsnummers en bewaarreeksen.
“Bouw een documentsysteem voor ons gemeentehuis. Laat verordeningen en besluiten in die volgorde langs afdelingshoofd, jurist, manager en griffier voor akkoord gaan; ken bij vaststelling automatisch een volgnummer toe; bevries de aangenomen tekst; en koppel aan elk documenttype een bewaartermijn.”
Overeenkomstenbeheer
Contracten, verlengingswaarschuwingen en verantwoordelijke afdelingen.
“Bouw een contractbeheertool voor onze gemeente. Elke overeenkomst registreert partijen, startdatum, einddatum, verlengingsvoorwaarden, verantwoordelijke afdeling en documentbestanden; stuur 90 dagen van tevoren een verlengingswaarschuwing naar de verantwoordelijke afdeling; en archiveer verlopen overeenkomsten automatisch volgens regels.”
Vergaderstukkenbouwer
Agendapunten, bijlagen, vergaderstukken en aangenomen besluiten.
“Bouw een systeem voor vergaderstukken. Afdelingen dienen agendapunten met bijlagen in vóór donderdag twaalf uur, het pakket stelt zichzelf samen in agendavolgorde, raadsbesluiten worden na de vergadering vastgelegd, en aangenomen punten worden automatisch in het gemeentelijk dossier opgeslagen.”
Wat het papier laat bewegen
Routes zijn regels op het dossier. De volgende stop van een document wordt bepaald door het type en de status. Een concept kan de juridische toetsing niet overslaan alleen omdat iemand haast heeft.
Leesrechten zijn ook regels. Openbare werken kan zijn eigen concepten lezen, juristen kunnen zaken lezen die naar de juridische afdeling zijn gerouteerd, en de raad ziet wat de agenda heeft gehaald. Toegang is geen verspreidingslijst die iemand moet bijhouden.
Herinneringen zijn niet afhankelijk van het geheugen. Geplande taken kunnen overeenkomsten vinden die aan verlenging toe zijn, concepten die op één bureau vastzitten, en bewaarreeksen waarvan de termijn afloopt.
De documenten van een gemeentehuis zijn vaak de handeling zelf, met rechtsgevolgen. Software voor dat werk moet het reglement volgen dat het dient. Dat is het soort tool waarmee instellingen hun software laten bouwen op Kliv.
Veelgestelde vragen
Wat is Kliv precies?
Kliv is een AI die op basis van een beschrijving op maat gemaakte webapps bouwt. Jij beschrijft je gemeentelijke dossierworkflow, en Kliv bouwt de app die van jou is.
Krijg ik een echte app, of een sjabloon?
Een echte app. Kliv bouwt documentdossiers, routes, goedkeuringen, nummering, bewaartermijnen, herinneringen en toegangsregels rond jouw proces.
Kan ik hem aanpassen nadat hij gebouwd is?
Ja. Je kunt routes, documenttypen, rollen, herinneringen of rapportages aanpassen door het gewoon te vragen.
Kunnen aangenomen documenten worden bewerkt?
Nee, als je dat zo instelt. Vaststelling kan de tekst bevriezen en het nummer toekennen; wijziging gebeurt dan via een nieuw stuk dat naar het oude verwijst.
Hoe wordt de bewaartermijn gehandhaafd?
Elk geregistreerd document valt onder een bewaarreeks met een eigen termijn. Het systeem kan in aanmerking komende dossiers voorstellen, maar vernietiging vereist altijd een naamgetekende goedkeuring.
Wie kan wat zien?
Toegang kan worden ingesteld per documenttype, afdeling, rol en status. Een doorgestuurde link doorbreekt de toegangsregel niet.
Kunnen we bewijzen wat er met een document is gebeurd?
Ja. Elke stap kan worden vastgelegd: wie tekende, wanneer, in welke volgorde, en wat de tekst op dat moment inhield.
Kunnen verordeningsnummers op volgorde zijn?
Ja. Bij vaststelling kan het volgende nummer op volgorde worden toegekend, waarbij duplicaten worden voorkomen, zoals twee documenten die allebei 2026-14 zouden worden.
Kunnen verlengingsherinneringen naar de juiste afdeling gaan?
Ja. Overeenkomsten kunnen de verantwoordelijke afdeling en verlengingsvoorwaarden vastleggen, en geplande herinneringen kunnen naar de juiste mensen gaan.
Kan ik mijn eigen domein gebruiken?
Ja. Het systeem kan op je eigen domein draaien.
Kan ik later van Kliv overstappen?
Ja. De code synchroniseert met je eigen Git-repository, en dossiers kunnen worden geëxporteerd.
Hebben we een aparte documentopslag nodig?
Nee. De app kan documenten, metadata, routes, goedkeuringen en bewaarinformatie op één plek opslaan.
More in this category
Gebouwd door makers
Ontdek wat mogelijk is
Bekijk echte applicaties die wereldwijd door ontwikkelaars en makers met Kliv zijn gebouwd
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Maak van het ondertekende origineel een opzoekbaar dossier
Beschrijf hoe documenten door je gemeentehuis bewegen, wie tekent, wat genummerd wordt, wie wat mag lezen, en hoe lang elke reeks bewaard blijft. Kliv bouwt de workflow rond die regels.