Deze pagina is vertaald uit het Engels.
Business
Bouw een onkostenbeheersysteem voor zakenreizen
Kliv is een AI-appbouwer. Beschrijf je reiskostenregels — reizen, etappes, bonfoto's, dagvergoedingsplafonds, goedkeuringen en overzichten — en Kliv bouwt de interne tool eromheen.
Voer je idee in het tekstvak in en AI bouwt het voor je
Wat is Kliv?
Kliv is geen vast onkostenproduct voor algemene zakelijke reizen — het is een AI die software voor je bouwt.
Je beschrijft in je eigen woorden welke app je nodig hebt, en Kliv bouwt hem: de database, formulieren, goedkeuringsstromen, rollen, rapportages, geplande e-mails en schermen. Je krijgt een echte app die van jou is. Je kunt hem gebruiken, hem later laten aanpassen door het te vragen, en hij draait op je eigen accounts. Het is geen sjabloon.
Op deze pagina is die app een onkostenbeheersysteem voor zakenreizen. Kliv bouwt allerlei soorten webapps; dit is één voorbeeld.
Waarom generieke onkostentools de reis missen
Veel onkostenproducten zijn gemaakt voor salesteams, vluchten, etentjes met klanten en prijzen per gebruiker. Sommige organisaties hebben een andere vorm nodig: reizen en etappes, mensen onderweg, bonnetjes die met de telefoon worden vastgelegd, dagvergoedingsplafonds per rol en stad, en kosten die worden gerapporteerd zoals het management ze echt wil zien.
Kliv bouwt de tool rond jouw beleid en jouw rapportagevragen. Reizen, etappes, bonnetjes, dagvergoedingen, goedkeuringen en kostencodes worden records in één interne app.
De reis, bonnetje voor bonnetje
Het onkostenbeheersysteem bewaart de records en regels die ertoe doen.
Reizen en etappes
Een reis kan een team, een voertuig en een reeks steden met data zijn. Elke kostenpost hangt aan een etappe, zodat de kosten van een week een simpele opzoeking zijn in plaats van een spreadsheetklus.
Bonnetjes vastgelegd onderweg
Een foto met de telefoon bij een tankstation of motel kan worden geüpload naar de bestandsopslag, al gekoppeld aan de juiste etappe, met bedrag, categorie en afbeelding samen.
Dagvergoedingen en plafonds
Dagtarieven per rol en stadstype staan als data vastgelegd. Een declaratie boven het plafond kan om een toelichting vragen voordat een beoordelaar hem ziet.
Kostencodes per voorstelling
Brandstof, overnachtingen, maaltijden en spoedaankopen voor rekwisieten kunnen elk een voorstelling en categorie meekrijgen, zodat rapportages antwoord geven op de terugkerende vragen van het bestuur.
De goedkeuringslijn
Declaraties kunnen naar de tourmanager gaan en daarna naar financiën. Elke goedkeuring registreert wie akkoord gaf en wanneer.
De taken die de tool overneemt
Dit zijn de onderdelen van het declaratieseizoen die niet langer op iemands geheugen hoeven te steunen.
Invoer vanaf de parkeerplaats
Acteurs kunnen declaraties indienen vanaf hun telefoon, dezelfde avond dat het geld is uitgegeven. Bonnetjes wachten niet tot het busje weer thuis is.
Beleidscontrole vooraf
De plafondcontrole loopt terwijl de declaratie wordt getypt, op basis van stadstype, rol en tarief. Uitzonderingen komen binnen met een toelichting.
Het maandagpakket
Een geplande taak kan elke tourmanager de openstaande declaraties van de cast mailen, en elke acteur een overzicht van wat hij of zij nog krijgt.
Seizoenscijfers blijven actueel
Goedgekeurde kosten worden direct na goedkeuring opgeteld per voorstelling, stad en categorie. Het seizoensrapport is iets om te lezen, geen project.
Een voorbeeld: het reizend theatergezelschap van Merel
Zo zou één organisatie het kunnen gebruiken. Het is maar een voorbeeld — jij beschrijft je eigen reizen, rollen, plafonds, goedkeuringen en rapportagebehoeften.
Bonnetjes worden ingediend waar ze ontstaan
Merels acteurs fotograferen onderweg bonnetjes van diesel, motels en de bouwmarkt. Elke declaratie wordt gekoppeld aan de juiste voorstelling, stad en etappe.
Dagvergoedingsregels controleren de declaratie
Een acteur voert een maaltijddeclaratie in voor een duurdere stad. De app controleert de rol en het stadstype en laat zien of het bedrag binnen het plafond valt.
Uitzonderingen komen met uitleg binnen
Een declaratie boven het plafond vraagt meteen om een reden. De tourmanager beoordeelt de toelichting in plaats van het probleem later te ontdekken.
Goedkeuringen vormen de batch
Tourmanagers keuren wekelijks goed, waarna financiën akkoord geeft. Goedgekeurde declaraties gaan in een terugbetalingsbatch en er gaan overzichtsmails uit.
Het bestuur krijgt het overzicht
Merel kan zo beantwoorden wat de week in Groningen heeft gekost, per voorstelling, stad en categorie, zonder bonnetjes met de hand te sorteren.
Beschrijf wat je wilt bouwen
Kliv bouwt op basis van je beschrijving, dus hoe meer details je geeft, hoe dichter de eerste versie bij je wens komt. Vermeld wie declaraties indient, hoe het beleid werkt, wie goedkeurt en welke rapportages ertoe doen. Hier zijn er drie om op voort te bouwen:
Onkosten van een reizende cast
Busjes, motels, dagvergoedingen en kostencodes per voorstelling.
“Bouw een onkostenbeheersysteem voor ons reizend theatergezelschap met reizen en etappes, gefotografeerde bonnetjes, dagvergoedingsplafonds per rol en stadstype, elke maandag goedkeuring door de tourmanager, en kostenoverzichten per voorstelling, stad en categorie.”
Dagvergoedingen voor veldploegen
Regionale projectlocaties en wekelijkse goedkeuringen.
“Bouw een interne reiskostentool voor ons landmeetkundig bedrijf. Ploegen moeten bonnetjes registreren per projectlocatie, dagvergoedingen moeten verschillen per regio, projectmanagers moeten wekelijks goedkeuren, en financiën moet het resterende budget per project kunnen zien.”
Reisbudget voor congressen
Reisbudgetten en realtime resterend budget.
“Bouw een onkostentracker voor onze non-profitorganisatie waarbij elke congresreis een medewerkersbudget van €1.100 heeft, medewerkers bonnetjes fotograferen voor vliegtickets, hotel, maaltijden en vervoer, en financiën het resterende budget in realtime ziet.”
Waar het geld naartoe ging
Zichtbaarheid volgt de rol. Een acteur ziet zijn eigen declaraties en saldo; een tourmanager ziet zijn cast; financiën ziet beide tours. De database dwingt die scheiding af.
Beleid kan veranderen zonder de historie te verliezen. Als het bestuur een categorie voor rekwisieten-noodgevallen toevoegt met een eigen plafond, beschrijf je de wijziging. Nieuwe declaraties volgen de nieuwe regel, terwijl oude declaraties blijven zoals ze zijn ingediend.
De terugbetaaldag kan starten vanuit goedgekeurde data. De tool kan de goedgekeurde batch, overzichten per persoon en een controlespoor opleveren. Het geld kan nog steeds via de salarisadministratie of je bank lopen, zoals nu al gebeurt.
Een tool als deze past bij het gezelschap omdat hij de vorm van het gezelschap aanneemt. Tools die jouw vorm aannemen behandelt het bredere patroon van interne tools.
Veelgestelde vragen
Wat is Kliv precies?
Kliv is een AI die op basis van een beschrijving maatwerk webapps bouwt. Voor onkosten kan dat gaan om reisrecords, het vastleggen van bonnetjes, beleidscontroles, goedkeuringsstromen, rolgebonden weergaven en rapportages.
Krijg ik een echte app, of een sjabloon?
Een echte app. Kliv bouwt de data, schermen en workflows rond jouw onkostenbeleid. Het is geen generiek onkostenformulier.
Kan ik hem aanpassen nadat hij gebouwd is?
Ja. Je kunt vragen om aanpassingen, zoals nieuwe categorieën, andere plafonds, een extra goedkeuringsstap, of een rapportage op basis van een andere indeling.
Kunnen mensen onderweg declareren?
Ja. Het declaratieformulier werkt op de telefoon, en bonfoto's worden geüpload naar de bestandsopslag, gekoppeld aan de declaratie en de etappe.
Hoe werken dagvergoedingsplafonds?
Tarieven staan als data vastgelegd, bijvoorbeeld rol per stadstype. Er loopt een controle terwijl de declaratie wordt ingevoerd, en declaraties boven het plafond kunnen worden gemarkeerd en om een reden vragen.
Wat ziet financiën of de penningmeester?
Een weergave die is afgebakend per rol: totalen per voorstelling, stad, categorie of project, actueel tot de laatste goedkeuring. Gevoelige bonnetjesdetails kunnen beperkt blijven tot de juiste mensen.
Betaalt het mensen uit?
Nee. Terugbetalingen kunnen nog steeds via de salarisadministratie of je bank lopen. De app levert de goedgekeurde batch, overzichten en het controlespoor.
Kan het wekelijkse overzichten mailen?
Ja. Een geplande taak kan overzichten van openstaande declaraties, overzichten voor acteurs, of samenvattingen voor financiën versturen op het schema dat jij instelt.
Kan ik mijn eigen domein gebruiken?
Ja. De interne app kan draaien op je eigen domein.
Kan ik later van Kliv overstappen?
Ja. De code synchroniseert naar je eigen Git-repository, en je gegevens kunnen worden geëxporteerd.
Heb ik een aparte beheertool nodig?
Nee. Het onkostenbeheersysteem is zijn eigen beheeromgeving voor reizen, tarieven, plafonds, gebruikers, categorieën en goedkeuringen.
More in this category
Gebouwd door makers
Ontdek wat mogelijk is
Bekijk echte applicaties die wereldwijd door ontwikkelaars en makers met Kliv zijn gebouwd
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Maak de reiskosten helder
Beschrijf je reizen, bonnetjesregels, dagtarieven, stadstypes, goedkeuringen en rapportages zo gedetailleerd als je wilt. Kliv bouwt het onkostenbeheersysteem rond jouw beleid.