Questa pagina è stata tradotta dall’inglese.
Strumenti business
Crea uno strumento di gestione di Google Workspace
Kliv è un AI app builder. Descrivi lo strumento di gestione di Google Workspace di cui ha bisogno il tuo team IT: checklist firmate, monitoraggio delle licenze, responsabili di gruppo, date di revisione e prove per ogni fase di offboarding.
Inserisci semplicemente la tua idea nella casella di testo e l’AI la realizzerà per te
Cos'è Kliv?
Kliv non è un sostituto della console di amministrazione di Google Workspace a cui ti abboni e che configuri: è un AI app builder che crea software su misura per te.
Descrivi ciò che ti serve con parole semplici, e Kliv costruisce l'app vera: i dati, la logica, le schermate e i flussi di lavoro. Il risultato è tuo, puoi modificarlo in seguito semplicemente chiedendo, e lo fai girare sui tuoi account. Non è un modello con il tuo nome sopra.
In questa pagina, l'app in questione è uno strumento di gestione di Google Workspace che tiene traccia di persone, approvazioni, licenze, gruppi, drive condivisi, hardware e prove di offboarding attorno alla tua console di amministrazione. Kliv costruisce ogni tipo di app web; questa pagina si concentra su un caso specifico e utile.
Perché la console di amministrazione non basta
La console di amministrazione di Google può sospendere account, assegnare licenze e modificare i gruppi. Non sa però se il lavoro è stato approvato, se una licenza appartiene a qualcuno che lavora ancora in azienda, o chi è il responsabile di un drive condiviso.
Un piccolo team IT ha bisogno di quel registro complementare. Kliv costruisce uno strumento accanto alla console: le persone e il loro ciclo di vita, le licenze e la loro giustificazione, i gruppi e i loro responsabili, le checklist e le firme, e un fascicolo che mostra cosa è successo quando qualcuno se n'è andato.
Cosa monitora l'IT
Sei registri che lo strumento mantiene per il team IT.
Persone e ciclo di vita
Ogni persona ha uno stato: in arrivo, attiva, in trasferimento, in uscita o uscita. Le date fornite dalle Risorse Umane guidano checklist e report.
Runbook firmati
Un'assunzione crea una checklist di ingresso. Una dimissione crea una checklist di uscita. Ogni fase ha un responsabile, una scadenza e una firma.
Monitoraggio delle licenze
Le licenze a pagamento sono abbinate alle persone attualmente in forza. Il report mensile mostra le licenze pagate, le persone impiegate, le licenze recuperabili e le discrepanze.
Gruppi e drive condivisi
Ogni gruppo e drive condiviso ha un responsabile, uno scopo e una prossima data di revisione. Promemoria trimestrali mantengono i responsabili aggiornati con le loro conferme.
Prove di offboarding
Sospensione, trasferimento file, inoltro della posta e restituzione dell'hardware sono marcati con data e ora e verificati da una persona. Il fascicolo di chi esce è pronto non appena qualcuno lo richiede.
Hardware
Laptop e telefoni sono assegnati alle persone. La checklist di uscita non può completarsi finché un dispositivo risulta ancora assegnato.
Un esempio: l'agenzia assicurativa di Giulia
Ecco come un team IT potrebbe usarlo. È solo un esempio: tu descriveresti le tue persone, le tue checklist, le tue licenze e le tue regole di revisione.
Un'assunzione crea la checklist giusta
Un responsabile di filiale invia un modulo di nuovo ingresso. Kliv crea la checklist di ingresso con responsabili e scadenze per account, gruppi, licenza e laptop.
Il primo giorno viene approvato prima di usare gli accessi
Prima che il nuovo assicuratore inizi, account, gruppi, licenza e laptop vengono firmati e approvati. La checklist è il registro di chi ha svolto ogni fase.
Un trasferimento di filiale aggiorna gli accessi
Quando un collega si trasferisce di filiale, il runbook di trasferimento aggiorna appartenenze ai gruppi e accessi ai drive condivisi da un elenco. Le vecchie cartelle di filiale vengono rimosse lo stesso pomeriggio.
Una dimissione apre un fascicolo di prove
La checklist di uscita parte dalla data di fine rapporto indicata dalle Risorse Umane. Inoltro della posta, trasferimento file, sospensione e restituzione dell'hardware diventano righe firmate una per una.
Il report di fine mese mostra cosa è cambiato
Giulia riceve un report con quattro licenze recuperabili, un gruppo senza responsabile e zero dispositivi non restituiti. Controlla il report invece di cercare a mano tra gli account.
Descrivi cosa vuoi costruire
Kliv costruisce a partire dalla tua descrizione, quindi più dettagli fornisci, più la prima versione sarà vicina a ciò che ti serve. Specifica gli stati delle persone, le checklist, le revisioni, i report e i requisiti di prova. Eccone tre da cui partire:
Runbook di ingresso e uscita
Checklist firmate di onboarding e offboarding.
“Costruisci uno strumento IT di onboarding e offboarding per la nostra azienda di 175 persone. Quando le Risorse Umane aggiungono un'assunzione o un'uscita, crea una checklist con responsabili di fase, scadenze, firme e marcature temporali. Includi creazione account, accesso ai gruppi, assegnazione licenza, consegna laptop, sospensione account, trasferimento file, inoltro posta e restituzione hardware.”
Monitoraggio delle licenze
Licenze a pagamento abbinate alle persone attuali.
“Costruisci un tracker delle licenze software per Google Workspace. Abbina ogni licenza pagata a un dipendente o collaboratore attivo, segnala le licenze senza una persona attuale, mostra la variazione mensile e invia via email al team IT un elenco di recupero l'ultimo giorno lavorativo di ogni mese.”
Revisioni di responsabilità dei gruppi
Responsabili e date di revisione per gruppi e drive.
“Costruisci un registro per i nostri gruppi Google e drive condivisi. Memorizza responsabile, scopo, membri e prossima data di revisione per ciascuno. Esegui promemoria trimestrali finché ogni responsabile non conferma che il gruppo è ancora necessario e che i suoi membri sono corretti.”
Cosa succede tra un clic e l'altro
I moduli avviano il lavoro. Un modulo di nuovo ingresso crea la checklist, assegna i responsabili e imposta le scadenze. Il responsabile che lo ha inviato vede l'avanzamento solo per il proprio team.
Le pianificazioni mantengono i registri aggiornati. Un job mensile calcola la variazione delle licenze e la pubblica su Slack. Un job trimestrale apre le revisioni di accesso e sollecita i responsabili di gruppo finché non confermano.
Le prove si creano mentre il lavoro avviene. Ogni firma, marcatura temporale e cambio di stato viene memorizzato. Quando arriva un questionario IT, le risposte sono interrogazioni sul registro, non un progetto di documentazione separato.
Ogni team IT mantiene strumenti che le grandi piattaforme non forniscono. Kliv può costruire il resto di quella cassetta degli attrezzi.
Domande frequenti
Cos'è esattamente Kliv?
Kliv è un AI app builder. Descrivi lo strumento di gestione di Google Workspace di cui hai bisogno, Kliv lo costruisce, e il risultato è tuo.
Ottengo un'app vera o un modello preconfezionato?
Un'app vera. Kliv costruisce il database, la logica e le schermate per il tuo caso specifico, non un tema o un flusso di lavoro preimpostato da riempire.
Posso modificarla dopo che è stata costruita?
Sì. Chiedi le modifiche con parole semplici, e Kliv aggiorna l'app senza costringerti a ricominciare da zero.
Questo sostituisce la console di amministrazione di Google?
No. Le azioni amministrative come sospendere account e assegnare licenze avvengono ancora nella console di Google. Questo strumento tiene traccia del registro complementare: perché è avvenuta l'azione, chi l'ha approvata, quale checklist la richiedeva e quali prove sono state prodotte.
Kliv fa pagare per dipendente?
No. Il piano di Kliv copre la costruzione e l'esecuzione dell'app. Aggiungere il 176° dipendente cambia la tua fattura di Google Workspace, non la struttura di questo strumento.
Le Risorse Umane possono usarlo senza vedere i dati riservati all'IT?
Sì. I ruoli delimitano ciò che ogni utente può leggere e modificare. Le Risorse Umane gestiscono le persone e le date, l'IT gestisce sistemi e checklist, i responsabili vedono l'avanzamento del proprio team, e le viste non si mescolano tra ruoli.
Cosa dimostra un fascicolo di offboarding?
Mostra ogni fase richiesta, quando è avvenuta e chi l'ha firmata: sospensione, trasferimento file, inoltro della posta e restituzione dell'hardware.
Può ricordare ai responsabili di gruppo di rivedere gli accessi?
Sì. Puoi impostare date di revisione trimestrali e promemoria che continuano finché ogni responsabile non conferma.
Può monitorare anche l'hardware?
Sì. Laptop e telefoni possono essere assegnati alle persone, e una checklist di uscita può restare aperta finché ogni dispositivo non viene restituito.
I responsabili possono vedere l'avanzamento dell'onboarding?
Sì. Un responsabile può vedere la checklist del proprio team senza ottenere accesso ai registri di altri reparti.
Posso poi spostarmi da Kliv?
Sì. Il codice sorgente dell'app si sincronizza con il tuo repository Git, e i tuoi registri sono in un database di tua proprietà.
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