Diese Seite wurde aus dem Englischen übersetzt.
Website-Erstellung
Ein Dokumentenmanagementsystem bauen
Kliv ist ein KI-App-Builder. Beschreiben Sie das Dokumentenmanagementsystem, das Sie brauchen – Projektakten, Prüfstatus, Zugriffsregeln, semantische Suche, Uploads und Ablauferinnerungen – und Kliv baut es.
Geben Sie Ihre Idee einfach in das Textfeld ein, und AI baut sie für Sie
Was ist Kliv?
Kliv ist kein Cloud-Speicher-Produkt und kein fertiges DMS-Paket – es ist ein KI-App-Builder, der Software für Sie entwickelt.
Sie beschreiben die App, die Sie brauchen, in eigenen Worten, und Kliv baut sie: die Datensätze, die Dateiablage, die Zugriffsregeln, die Suche, die Arbeitsabläufe, die Erinnerungen und die Bildschirme. Das Ergebnis gehört Ihnen, läuft auf Ihren eigenen Konten, und Sie können es später jederzeit durch neue Anweisungen weiterentwickeln. Es ist keine Vorlage mit ein paar zusätzlichen Ordnern.
Auf dieser Seite ist diese App ein Dokumentenmanagementsystem. Kliv baut alle Arten von Webanwendungen; dies ist eine für Teams, deren Dokumente Status, Zugriff und Suche brauchen.
Warum ein eigenes Dokumentenmanagementsystem bauen?
Ein Cloud-Speicher kann Dateien aufbewahren, weiß aber wenig über sie. Er kann oft nicht sagen, wer einen Bericht geprüft hat, welche Version ein Kunde erhalten hat, wer einen Honorarbrief lesen darf, oder wo die Antwort in einem 34-seitigen PDF steckt.
Kliv baut das Archiv als Datenbank mit angehängten Dateien. Jedes Dokument kann sein Projekt, seinen Status, seine Leser, seine Version, sein Ablaufdatum und seinen Inhalt kennen.
Was das Archiv enthält
Das sind die Datensätze, auf denen ein Dokumentensystem im Beratungsstil laufen kann.
Projekte und Dateien
Jedes Projekt kann die Dokumente anzeigen, deren Datensätze dieses Projekt tragen. Der Teamzugriff kann dem Projekt folgen statt einem Wirrwarr aus Ordnerrechten.
Entwurf, geprüft, freigegeben
Ein Bericht kann vom Entwurf über die Prüfung bis zur Freigabe wandern, wobei jeder Übergang mit Autor und Zeit erfasst wird. Das freigegebene PDF, das ein Kunde erhalten hat, bleibt getrennt vom Arbeitsentwurf.
Zugriff je Dokument
Ein Subunternehmer kann Laborergebnisse lesen, während ein Honorarbrief nur den Partnern vorbehalten bleibt. Die Dateiablage prüft die Zugriffsregel bei jeder Anfrage.
Suche, die den Inhalt liest
Dokumente können semantisch indexiert werden, sodass eine Frage zum Grundwasser an einer Kiesgrube den passenden Absatz findet, nicht nur einen zufällig übereinstimmenden Dateinamen.
Der Agent des Archivs
Ein Agent, der auf Ihrem eigenen Bestand basiert, kann mit dem Dokument und der Textstelle antworten, die er verwendet hat, und jede Frage und Antwort kann wie andere Datensätze abgelegt werden.
Die Aufnahmerampe
Feldfotos und unterschriebene Genehmigungen können vom Smartphone direkt vor Ort hochgeladen werden und landen mit einem Status im richtigen Projekt, statt als unerklärte Bilddateien aufzutauchen.
Ein Beispiel: Das Archiv von Waldner Umweltberatung
So könnte ein Unternehmen es nutzen. Es ist nur ein Beispiel – Sie würden Ihre eigenen Projekte, Status, Zugriffsregeln, Suchbedürfnisse und Erinnerungen beschreiben.
Felddaten landen im Projekt
Ein Berater lädt Fotos und Notizen vom Smartphone hoch. Sie landen im Projekt der Standortbewertung und sind noch am Nachmittag bereit für den Entwurf.
Die Prüfung wird am Dokument erfasst
Der Entwurf geht in die Prüfung. Die Freigabe der leitenden Beraterin ist ein Statuswechsel mit Autor und Zeit, keine lose E-Mail.
Der freigegebene Bericht ist eingefroren
Der Abschlussbericht wird mit der Kundenorganisation geteilt. Der Kunde sieht dieses Projekt und diesen Bericht, während andere Projekte verschlossen bleiben.
Die Suche findet die alte Antwort
Im nächsten Frühjahr fragt die Gemeinde nach der Entwässerung. Die semantische Suche findet den Absatz im freigegebenen Bericht und die älteren Studien, die ihn stützen.
Die Papierspur ist abfragbar
Drei Jahre später kann Waldner sehen, wer was wann an wen freigegeben hat, ohne die Antwort aus Postfächern zusammenzusuchen.
Beschreiben Sie das Archiv, das Sie bauen möchten
Kliv baut nach Ihrer Beschreibung, also gilt: je mehr Details Sie geben, desto näher liegt die erste Version an Ihrem Bedarf. Nennen Sie Dokumenttypen, Status, Zugriff, Suche, Uploads, Erinnerungen und Exportbedarf.
Dokumenten-Hub für Beratungsunternehmen
Projektakten, Prüfstatus und Kundenzugriff.
“Baue ein Dokumentenmanagementsystem für unser Umweltbüro. Organisiere Dateien nach Projekt, unterstütze die Status Entwurf, geprüft und freigegeben mit Autor und Zeitstempel, lass Kunden nur freigegebene Berichte sehen, durchsuche PDFs inhaltlich per semantischer Suche, und erinnere uns 60 Tage bevor Genehmigungen ablaufen.”
Spezifikationsarchiv für die Fertigung
Handbücher, Datenblätter, Zertifikate und Ablauferinnerungen.
“Baue ein Dokumentensystem für unser Werk. Speichere Maschinenhandbücher, Sicherheitsdatenblätter und Kalibrierzertifikate; lege Ablaufdaten für Zertifikate fest; beschränke Dokumente nach Fertigungslinie; und schicke der Instandhaltungsleitung 60 Tage bevor ein Zertifikat abläuft eine E-Mail.”
Archiv für Förderunterlagen
Anträge, Vorstandsdateien und Bewilligungshistorie.
“Baue ein Dokumentenarchiv für unsere Stiftung. Führe Antragsdateien je Fördernehmer, mache Vorstandsordner nur für Vorstandsmitglieder sichtbar, bewahre jeden Bewilligungsbescheid als freigegebenes Dokument auf, und lass Mitarbeitende die gesamte Historie nach Thema und Fördernehmer durchsuchen.”
Was es mehr macht als ein Laufwerk
Regeln liegen auf der Zeile. Row-Level-Security kann jedes Dokument auf sein Projekt und seine Leser eingrenzen, und die Dateiablage kann die Regel bei jeder Anfrage erneut prüfen. Ein weitergeleiteter Link öffnet für die falsche Person nichts.
Ablauf ist ein Zeitplan. Genehmigungen und Zertifikate können Daten tragen, und ein wöchentlicher geplanter Job kann Ihrem Team 60 Tage vor Ablauf eine E-Mail schicken.
Das Archiv gehört Ihnen, auch beim Abschied. Dokumente lassen sich als Dateien exportieren, Metadaten sind Zeilen in Ihrer Datenbank, und der Code der App kann in Ihrem eigenen Git-Repository liegen.
Dokumentensysteme wachsen oft zu Zeiterfassung, Budgets und Personalplanung heran. Kliv für interne Tools deckt diesen größeren Bereich ab.
Häufige Fragen
Was genau ist Kliv?
Kliv ist ein KI-App-Builder. Sie beschreiben das Dokumentensystem, das Sie brauchen, Kliv baut die App, und Sie besitzen das Ergebnis.
Bekomme ich eine echte App oder eine Vorlage?
Eine echte App. Kliv baut die Datenbank, die Dateiablage, die Zugriffsregeln, die Arbeitsabläufe, die Suche und die Bildschirme für Ihre Dokumente.
Kann ich es nach dem Bau noch ändern?
Ja. Sie können später Dokumentstatus, Zugriffsrollen, Suchfelder, Erinnerungen, Projekttypen und Berichte hinzufügen.
Kann es in Dokumenten suchen?
Ja. Dokumente können semantisch indexiert werden, sodass die Suche auch die Bedeutung innerhalb von PDFs und anderen Dateien erfasst, nicht nur Dateinamen.
Wie funktioniert die Versionierung?
Eine freigegebene Fassung kann eine eigene, eingefrorene Zeile mit ihrer Datei sein. Der Arbeitsentwurf ist ein separates Dokument, und Statuswechsel können mit Autor und Zeit erfasst werden.
Können Außenstehende manche Dokumente sehen und andere nicht?
Ja. Der Zugriff kann pro Person oder Organisation, am Dokument, vergeben werden. Die Dateiablage prüft die Regel bei jeder Anfrage.
Können Mitarbeitende vom Smartphone hochladen?
Ja. Feldfotos, Genehmigungen und Notizen können vom Smartphone hochgeladen werden und landen mit einem Status im richtigen Projekt.
Kann es uns vor Ablauf von Genehmigungen erinnern?
Ja. Genehmigungen und Zertifikate können Ablaufdaten tragen, und geplante Jobs können vor Ablauf Erinnerungen per E-Mail verschicken.
Brauche ich ein separates CMS?
Nein. Die App ist ihr eigenes Verwaltungssystem. Mitarbeitende bearbeiten Datensätze, laden Dateien hoch, ändern Status und veröffentlichen direkt aus der App heraus.
Kann ich meine eigene Domain nutzen?
Ja. Die App kann auf Ihrer eigenen Domain laufen.
Kann ich später von Kliv wegziehen?
Ja. Dateien lassen sich exportieren, Metadaten sind Zeilen, und der Code wird mit Ihrem eigenen Git-Repository synchronisiert.
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