本頁面由英文翻譯而成。
網站建置
打造文件管理系統
Kliv 是一套 AI 應用程式建構工具。描述您需要的文件管理系統——專案檔案、審核狀態、存取規則、語意搜尋、上傳與到期提醒——它就為您打造出來。
只需在文字方塊中輸入你的想法，AI 就會為你建置它
什麼是 Kliv？
Kliv 不是共用雲端硬碟產品，也不是固定的 DMS 套裝軟體——它是一套為您打造軟體的 AI 應用程式建構工具。
您只要用平常的話描述需要的應用程式，Kliv 就會為您打造：資料記錄、檔案儲存、存取規則、搜尋、工作流程、提醒與畫面。成果歸您所有，在您自己的帳號上執行，日後也能繼續透過提出需求來調整。它不是加上資料夾的範本。
在這個頁面上，這個應用程式是一套文件管理系統。Kliv 能打造各式各樣的網頁應用；這一套適合文件需要狀態、存取權限與搜尋的團隊。
為什麼要打造自己的文件管理系統？
共用雲端硬碟能存放檔案，卻對檔案本身所知不多。它往往分不清誰審核過某份報告、客戶收到的是哪個版本、誰可以閱讀一封收費通知書，或答案藏在一份 34 頁 PDF 的哪個位置。
Kliv 會把檔案庫打造成一個附帶檔案的資料庫。每份文件都能知道自己的專案、狀態、可閱讀者、版本、到期日與內容。
檔案庫裡有什麼
以下是顧問型文件系統可以運作的資料記錄。
專案與檔案
每個專案都能顯示資料列標記為該專案的文件。團隊存取權限可以跟著專案走，而不必陷入資料夾權限的迷宮。
草稿、已審核、已核發
一份報告可以從草稿走到已審核、再到已核發，每次轉換都記下作者與時間。客戶收到的已核發 PDF 會與工作中的草稿分開保存。
逐份文件的存取權限
分包商可以閱讀實驗室檢測結果，而收費通知書則僅限合夥人。檔案儲存會在每一次請求時檢查存取規則。
會讀內頁的搜尋
文件可以建立語意索引，因此關於礫石場地下水的問題能找到相關段落，而不只是符合的檔名。
檔案庫的 agent
以您自己的語料為依據的 agent，能連同它引用的文件與段落一起作答，而每一次的問與答都能像其他資料記錄一樣歸檔。
收件入口
現場照片與已簽署的許可證可以在工地用手機上傳，直接落在正確的專案上並帶有狀態，而不是變成一堆莫名其妙的圖片檔。
一個範例：青原環境顧問的檔案庫
以下是某家企業可能的使用方式。這只是一個範例——您會描述自己的專案、狀態、存取規則、搜尋需求與提醒。
現場檔案落在專案上
一位顧問用手機上傳照片與筆記。它們落在場址評估專案上，當天下午就能用於草稿。
審核記錄在文件上
草稿進入審核。資深顧問的簽核是一次帶有作者與時間的狀態轉換，而不是一封零散的電子郵件。
已核發的報告被凍結
最終報告分享給客戶機構。客戶看得到那個專案與那份報告，其他專案則維持不開放。
搜尋找回舊答案
隔年春天，地方政府詢問排水問題。語意搜尋在已核發報告中找到那個段落，以及支持它的較早研究。
書面軌跡可供查詢
三年後，青原能查出誰在何時、對誰核發了什麼，不必再從信箱裡重建答案。
描述您想打造的檔案庫
Kliv 會依您的描述來打造，因此您給的細節越多，第一版就越接近理想。請包含文件類型、狀態、存取權限、搜尋、上傳、提醒與匯出需求。
顧問公司文件中心
專案檔案、審核狀態與客戶存取權限。
“為我們的環境顧問公司打造一套文件管理系統。依專案整理檔案，支援草稿、已審核、已核發三種狀態並記錄作者與時間，讓客戶只能看到已核發的報告，在 PDF 內進行語意搜尋，並在許可證到期前 60 天提醒我們。”
製造規格庫
手冊、資料表、證書與到期提醒。
“為我們的工廠打造一套文件系統。存放機台手冊、安全資料表與校正證書；為證書設定到期日；依產線限制文件存取；並在證書到期前 60 天寄電子郵件給維護主管。”
補助文件檔案庫
申請文件、僅董事會可見的檔案與獎助紀錄。
“為我們的基金會打造一套文件檔案庫。依受補助者保存申請文件，讓董事會資料夾僅董事會成員可見，將每一封獎助通知書都保存為已核發文件，並讓員工可依主題與受補助者搜尋完整歷史。”
它為何不只是雲端硬碟
規則就寫在資料列上。 資料列層級安全性可以把每份文件的範圍限定在它的專案與可閱讀者，而檔案儲存會在每一次請求時重新檢查規則。轉寄出去的連結，對不該看的人開不出任何東西。
到期就是一項排程。 許可證與證書可以帶有日期，而每週的排程工作可以在某項到期前 60 天寄電子郵件給您的團隊。
這份檔案庫是您能帶走的。 文件可以匯出成檔案，中繼資料是您資料庫裡的資料列，而應用程式的程式碼可以放在您自己的 Git 儲存庫裡。
文件系統常會擴展成工時追蹤、預算與人力調度。Kliv 內部工具方案 涵蓋了這個更大的領域。
常見問題
Kliv 到底是什麼？
Kliv 是一套 AI 應用程式建構工具。您描述需要的文件系統，它就打造出應用程式，成果歸您所有。
我得到的是真正的應用程式，還是範本？
是真正的應用程式。Kliv 會為您的文件打造資料庫、檔案儲存、存取規則、工作流程、搜尋與畫面。
打造好之後我還能修改嗎？
可以。您日後可以新增文件狀態、存取角色、搜尋欄位、提醒、專案類型與報表。
它能在文件內部搜尋嗎？
可以。文件能建立語意索引，因此搜尋能比對 PDF 與其他檔案內的意義，而不只是檔名。
版本管理如何運作？
已核發的修訂版可以是自己的一列凍結資料，連同它的檔案。工作中的草稿是另一份文件，而狀態變更可以連同作者與時間一起記錄。
外部人士能看到部分文件、看不到其他嗎？
可以。存取權限可以在文件上，逐一授權給某個人或某個機構。檔案儲存會在每一次請求時檢查規則。
員工能用手機上傳嗎？
可以。現場照片、許可證與筆記能用手機上傳，直接落在正確的專案上並帶有狀態。
它能在許可證到期前提醒我們嗎？
可以。許可證與證書能帶有到期日，排程工作能在它們失效前寄出提醒。
我需要另外一套 CMS 嗎？
不需要。這個應用程式本身就是它自己的後台。員工在應用程式內編輯資料記錄、上傳檔案、變更狀態與發布。
我能使用自己的網域嗎？
可以。這個應用程式能在您自己的網域上執行。
我日後能離開 Kliv 嗎？
可以。檔案能匯出，中繼資料是資料列，而程式碼會同步到您自己的 Git 儲存庫。
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