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Webサイト構築
文書管理システムを構築する
ファイルを添えた行としての文書。アクセスはリクエストのたびに検証され、レビューの状態は作成者と時刻とともに記録され、検索は34ページ目の段落を見つけます。
テキスト ボックスにアイデアを入力するだけで、AIがそれを構築します。
共有ドライブが限界を迎えた理由
コンサルタント9人、案件400件。環境コンサルティング会社の仕事は、すべて文書の中にあります。現地調査書、許認可申請、分析結果、2019年の紛争を収めた一通の書面。共有ドライブはそのすべてを保管し、そのどれも把握していません。状態はなく、増え続けるフォルダ以外にアクセスの決まりもなく、検索ボックスはファイル名しか照合しません。答えはPDFの34ページ目にあるのに。
Klivで構築する文書システムは、アーカイブをファイル付きのデータベースとして扱います。すべての文書は、自分の案件、自分の状態、読める相手を知っている一行です。ファイルはファイルストアに置かれ、リクエストのたびにそのルールが適用されます。ドライブは文書を保管していました。こちらは文書を把握しています。
アーカイブが保持するもの
コンサルティング会社を支える6種類の記憶。それぞれが、ルールを伴う記録です。
案件と、そのファイル
400件の案件。それぞれのフォルダは、実際にはクエリです。その案件を持つ行の文書が集まります。チームのアクセス権は案件に付きます。フォルダ権限の迷路には付きません。
ドラフト、レビュー済み、発行済み
レポートはドラフトからレビュー済み、発行済みへと進み、遷移のたびに誰がいつ行ったかが記録されます。2021年にクライアントが受け取った発行済みPDFには、誰も手を触れられません。作業中の版は、別の行です。
文書ごとのアクセス
協力会社が読んでよい分析結果。パートナーだけが見る報酬の通知。ファイルストアはリクエストのたびに、人ごとのルールを確認します。既定は非公開です。
ページを読む検索
すべての文書が意味で索引化されます。「砂利採取場の地下水について、うちはどう結論したか」と尋ねれば、その段落が見つかります。400件のどの案件にあってもです。
アーカイブのエージェント
自社のコーパスに基づくエージェントが、文書と該当箇所を示して答えます。9人の会社の組織的な記憶を、必要なときに。質問と回答も、ほかの文書と同じように保存されます。
取り込み口
現場の写真や署名済みの許可証は、その場でスマートフォンからアップロードされます。届いたものは案件の行として、状態を持って着地します。NEWという名前のフォルダに入ったIMG_4032.jpgではありません。
現場の泥から、アーカイブまで
1件の現地調査書を、3年間追いかけます。共有ドライブ版のこの話には、添付ファイルが7つと、謝罪の一文が付きます。
月曜日：現場からアップロード
写真と現場メモが、スマートフォンから案件に着地します。担当コンサルタントは、その午後から調査書のドラフトに取りかかります。
水曜日：レビューへ
ドラフトがレビューに進みます。上級コンサルタントの承認は行に記録された遷移であり、「問題なさそうです」というメールではありません。
木曜日：クライアントへ発行
発行版は凍結され、クライアントの組織に共有されます。相手に見えるのはこのレポートとこの案件だけで、隣にあるものは見えません。
翌春：あとから来る質問
自治体が排水について問い合わせてきます。意味検索が発行済みレポートの該当段落を見つけ、それを裏づける過去の調査2件も一緒に示します。
3年目：証跡が残っている
誰が、いつ、誰に、何を発行したか。メールボックスを発掘して復元するのではなく、クエリできる行として記録されています。
3つのアーカイブを、依頼文で
コンサルの文書ハブ
案件別のファイル、レビュー状態、クライアント共有。
“うちのコンサル会社向けに文書管理システムを作りたい。案件ごとのファイル、ドラフト・レビュー・発行の状態、クライアントには発行済みレポートだけ見せる、PDFの中身も検索できるようにして。”
製造の仕様書庫
マニュアル、データシート、有効期限のある証明書。
“工場向けの文書システムを作りたい。機械のマニュアル、安全データシート、校正証明書を保管して、有効期限のリマインダーとライン別のアクセス制御を付けて。”
助成金書類のアーカイブ
助成先ごとの申請書、理事会限定のフォルダ。
“財団向けの文書アーカイブを作りたい。助成先ごとの申請書ファイル、理事会だけが見られるフォルダ、過去の交付決定通知を全部さかのぼって検索できる履歴を入れて。”
ドライブとの違いはどこか
ルールは行の上にあります。 行レベルセキュリティがすべての文書を、その案件とその読み手に限定します。ファイルストアはリクエストのたびにルールを再確認します。誤って転送されたリンクは、何も開きません。
有効期限は、記憶ではなくスケジュールです。 許可証や証明書は日付を持ち、毎週の定期ジョブがそれを走査します。失効する許可証のことは60日前に、自社のテンプレートのメールで担当者に届きます。
アーカイブは、いつでも持って出られます。 文書はファイルとして書き出せます。メタデータは自分のデータベースの行です。アプリのコードは、それが守る文書と並んで自分のGitリポジトリにあります。離れるときは移行プロジェクトではなく、git pullです。
文書システムは、文書システムのままではいられません。工数管理、案件予算、人員配置が、隣に越してきます。その一帯は社内ツール向けのKlivで見渡せます。
共有ドライブには答えられない質問
文書の中身まで検索できますか？
はい。すべての文書が意味で索引化されるため、ファイル名ではなく意味で一致します。アーカイブのエージェントに尋ねれば、コーパスから答え、根拠にした文書と該当箇所を示します。
版の管理はどう動きますか？
発行済みの各版は、ファイルを伴う凍結された行です。クライアントが受け取ったものは、受け取ったままの姿で残ります。作業中のドラフトは別の文書で、状態の変更はすべて作成者と時刻とともに記録されます。
社外の人に、一部の文書だけ見せられますか？
アクセス権は文書に対して、人ごとまたは組織ごとに与えます。協力会社は渡された分析結果だけを読み、それ以外は読めません。ファイルストアがリクエストのたびに、ルールを確認するからです。
規模が合わなくなったり、離れたくなったりしたら？
閉じ込められるものはありません。ファイルは書き出せます。メタデータは、自分のものであるデータベースの行です。アプリのソースコードは、自分の管理下にあるGitリポジトリにあります。
クリエイターが構築
可能性を探る
世界中の開発者とクリエイターが Kliv で構築した実際のアプリをご覧ください
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400件の案件が、見つかる
文書がどう流れるかを伝えてください。誰が書き、誰がレビューし、誰が読めるのか。そのとおりに強制するアーカイブが構築されます。