Cette page a été traduite de l’anglais.
Outils civiques et gouvernementaux
Créez un système de gestion documentaire et de circuits municipaux
Kliv est une IA qui construit des applications. Décrivez votre système de gestion documentaire et de circuits municipaux — types de documents, signatures en circuit, numérotation des arrêtés, délais de conservation et règles d'accès — et elle construit l'application réelle.
Entrez simplement votre idée dans la zone de texte et AI la construira pour vous
Qu'est-ce que Kliv ?
Kliv n'est pas un dépôt de documents générique — c'est une IA qui construit un logiciel pour vous.
Vous décrivez l'application dont vous avez besoin avec vos propres mots, et Kliv la construit : types de documents, circuits, validations, numérotation, délais de conservation, règles d'accès, rappels, registres et écrans. Ce que vous obtenez est une véritable application qui vous appartient. Vous pouvez l'utiliser, la modifier plus tard en le demandant, et la faire fonctionner sur votre propre domaine. Ce n'est pas un modèle avec votre nom dessus.
Sur cette page, cette application est un système de gestion documentaire et de circuits municipaux. Kliv construit toutes sortes d'applications web ; en voici une.
Pourquoi créer votre propre système documentaire municipal ?
Les documents municipaux obéissent à des règles. Un arrêté adopté n'est pas un simple fichier ; il a une portée juridique. Un contrat a des parties, des dates, des conditions de renouvellement et des alertes. Les archives appartiennent à des séries de conservation qui décident du moment où elles peuvent être détruites.
Les outils documentaires génériques traitent tout cela comme des dossiers et des fichiers. Kliv construit des documents avec les règles intégrées : des circuits avec des étapes obligatoires, des numéros générés dans l'ordre, un accès fondé sur le rôle et le service, et des délais de conservation qui démarrent au bon moment.
Brouillons, signatures et documents officiels
Cinq types de documents portent l'essentiel de l'activité d'une mairie. Chacun a ses propres règles intégrées.
Types de documents et séries
Arrêté, délibération, convention, règlement et procès-verbal peuvent chacun connaître leur série de conservation, les signatures requises et qui peut en créer un.
Le circuit de validation
Un brouillon peut circuler dans l'ordre du chef de service au juriste, puis au directeur, puis au secrétaire de mairie. À tout moment, l'application peut indiquer sur quel bureau il se trouve et depuis combien de temps.
Arrêtés et délibérations
L'adoption peut générer un numéro séquentiel tel que 2026-14, figer le texte adopté et exiger que les modifications futures renvoient à l'ancien document plutôt que de le modifier.
Conventions et renouvellements
Chaque contrat peut porter les parties, la date de fin, les conditions de renouvellement et des alertes destinées au service qui en a la charge.
Le registre d'élimination
Lorsqu'un délai de conservation arrive à échéance, le système peut proposer les documents éligibles. L'élimination nécessite toujours une validation, et le certificat devient lui-même une pièce d'archive.
Un exemple : l'arrêté terrasse d'Élodie
Voici comment une mairie pourrait l'utiliser. Ce n'est qu'un exemple : vous décririez vos propres types de documents, circuits, numérotation, règles de conservation et droits d'accès.
Le brouillon démarre avec son circuit
Les services techniques ouvrent un brouillon d'arrêté. Le type de document fixe le circuit requis et la série de conservation avant même que le texte soit terminé.
La relecture juridique est incontournable
La validation du juriste est une étape obligatoire. Le brouillon ne peut atteindre l'ordre du jour tant que l'approbation n'est pas enregistrée.
L'adoption fige le texte officiel
Une fois l'arrêté adopté par le conseil, le système génère le numéro 2026-14, enregistre la date d'adoption et fige la version votée.
Le règlement renvoie au vote
La section modifiée du règlement municipal est mise à jour avec une référence à l'arrêté, afin que toute personne consultant le règlement puisse remonter jusqu'à la décision d'adoption.
La conservation démarre au bon événement
Le classement déclenche la série de conservation permanente de l'arrêté. La correspondance associée peut avoir un délai plus court et apparaître plus tard dans le circuit d'élimination.
Décrivez le circuit documentaire que vous souhaitez
Kliv construit à partir de votre description : plus vous donnez de détails, plus la première version sera proche du résultat souhaité. Précisez les types de documents, les circuits, les rôles, la numérotation, les délais de conservation, les rappels et les exigences de preuve. Voici trois exemples pour démarrer :
Circuit documentaire municipal
Circuits de validation, numéros d'arrêtés et séries de conservation.
“Crée un système documentaire pour notre mairie. Fais circuler les arrêtés et délibérations dans cet ordre : chef de service, juriste, directeur, puis secrétaire de mairie ; génère des numéros d'arrêtés séquentiels à l'adoption ; fige le texte adopté ; et attribue un délai de conservation à chaque type de document.”
Suivi des conventions
Contrats, alertes de renouvellement et services responsables.
“Crée un outil de gestion des contrats pour notre commune. Chaque convention enregistre les parties, la date de début, la date de fin, les conditions de renouvellement, le service responsable et les fichiers associés ; envoie une alerte de renouvellement 90 jours avant l'échéance au service responsable ; et archive automatiquement les conventions expirées.”
Générateur de dossiers de séance
Points à l'ordre du jour, pièces jointes, dossiers et décisions adoptées.
“Crée un système de dossiers de séance. Les services soumettent leurs points à l'ordre du jour avec pièces jointes avant jeudi midi, le dossier s'assemble automatiquement dans l'ordre de l'ordre du jour, les décisions du conseil sont enregistrées après la séance, et les points adoptés sont classés automatiquement dans les archives municipales.”
Ce qui fait avancer les dossiers
Les circuits sont des règles inscrites dans le document. La prochaine étape d'un document se calcule à partir de son type et de son statut. Un brouillon ne peut pas sauter la relecture du juriste simplement parce que quelqu'un est pressé.
Les droits de lecture sont eux aussi des règles. Les services techniques peuvent lire leurs brouillons, les juristes peuvent lire les dossiers transmis au service juridique, et le conseil peut voir ce qui a atteint l'ordre du jour. L'accès n'est pas une liste de diffusion que quelqu'un doit tenir à jour.
Les rappels ne dépendent pas de la mémoire de quelqu'un. Des tâches planifiées peuvent repérer les conventions proches du renouvellement, les brouillons bloqués sur un même bureau et les séries de conservation arrivant en fin de délai.
Les documents d'une mairie sont souvent l'acte lui-même, avec des conséquences juridiques attachées. Le logiciel qui accompagne ce travail doit suivre la charte qu'il sert. C'est le type d'outil que les institutions font construire avec Kliv.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que Kliv, exactement ?
Kliv est une IA qui construit des applications web sur mesure à partir d'une description. Vous décrivez votre circuit documentaire municipal, et Kliv construit l'application dont vous êtes propriétaire.
Est-ce que j'obtiens une vraie application, ou un modèle ?
Une vraie application. Kliv construit les documents, les circuits, les validations, la numérotation, les délais de conservation, les rappels et les règles d'accès autour de votre processus.
Puis-je la modifier une fois construite ?
Oui. Vous pouvez modifier les circuits, les types de documents, les rôles, les rappels ou les rapports simplement en le demandant.
Les documents adoptés peuvent-ils être modifiés ?
Non, si c'est la règle que vous avez fixée. L'adoption peut figer le texte et générer le numéro ; toute modification passe alors par un nouvel acte qui fait référence à l'ancien.
Comment le délai de conservation est-il appliqué ?
Chaque document classé rejoint une série de conservation avec son propre délai. Le système peut proposer les documents éligibles, mais l'élimination requiert toujours une validation nominative.
Qui peut voir quoi ?
L'accès peut être défini par type de document, service, rôle et statut. Un lien transféré ne contourne pas la règle d'accès.
Peut-on prouver ce qui est arrivé à un document ?
Oui. Chaque étape peut être enregistrée : qui a signé, quand, dans quel ordre, et ce que disait le texte à ce moment-là.
Les numéros d'arrêtés peuvent-ils être séquentiels ?
Oui. L'adoption peut générer le numéro suivant dans la séquence et empêcher les doublons, comme deux documents portant tous deux le numéro 2026-14.
Les rappels de renouvellement peuvent-ils être envoyés au bon service ?
Oui. Les conventions peuvent enregistrer le service responsable et les conditions de renouvellement, et les rappels planifiés peuvent être envoyés aux bonnes personnes.
Puis-je utiliser mon propre nom de domaine ?
Oui. Le système peut fonctionner sur votre propre nom de domaine.
Puis-je quitter Kliv plus tard ?
Oui. Le code se synchronise avec votre propre dépôt Git, et les documents peuvent être exportés.
Avons-nous besoin d'un dépôt documentaire séparé ?
Non. L'application peut stocker les documents, les métadonnées, les circuits, les validations et les informations de conservation au même endroit.
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