Esta página se tradujo del inglés.
Creación de sitios web
Construye un sistema de gestión documental
Kliv es un creador de apps con IA. Describe el sistema de gestión documental que necesitas —expedientes por proyecto, estados de revisión, reglas de acceso, búsqueda semántica, subida de archivos y avisos de caducidad— y lo construye.
Spublica ingrese tu idea en el cuadro de texto y AI la construirá por ti.
¿Qué es Kliv?
Kliv no es una unidad compartida ni un paquete de gestión documental cerrado: es un creador de apps con IA que construye software a medida.
Describes la app que necesitas con tus propias palabras, y Kliv la construye: los registros, el almacenamiento de archivos, las reglas de acceso, la búsqueda, los flujos de trabajo, los avisos y las pantallas. El resultado es tuyo, lo alojas en tus propias cuentas y sigues modificándolo más adelante simplemente pidiendo cambios. No es una plantilla a la que se le añaden carpetas.
En esta página, esa app es un sistema de gestión documental. Kliv construye todo tipo de apps web; esta es para equipos cuyos documentos necesitan estado, acceso y búsqueda.
¿Por qué construir tu propio sistema de gestión documental?
Una unidad compartida puede guardar archivos, pero no sabe casi nada sobre ellos. Muchas veces no puede decir quién revisó un informe, qué versión recibió un cliente, quién puede leer una carta de honorarios o dónde está la respuesta dentro de un PDF de 34 páginas.
Kliv construye el archivo como una base de datos con documentos adjuntos. Cada documento puede conocer su proyecto, su estado, quién puede leerlo, su versión, su fecha de caducidad y su contenido.
Qué contiene el archivo
Estos son los registros sobre los que puede funcionar un sistema documental al estilo de una consultora.
Proyectos y expedientes
Cada proyecto puede mostrar los documentos cuyas filas llevan ese proyecto. El acceso del equipo puede seguir al proyecto en lugar de depender de un laberinto de permisos de carpetas.
Borrador, revisado, emitido
Un informe puede pasar de borrador a revisado y a emitido, y cada cambio de estado queda registrado con autor y fecha. El PDF emitido que recibió un cliente queda aparte del borrador de trabajo.
Acceso por documento
Un subcontratista puede ver los resultados de laboratorio mientras una carta de honorarios queda reservada a los socios. El almacén de archivos comprueba la regla de acceso en cada solicitud.
Búsqueda que lee las páginas
Los documentos pueden indexarse semánticamente, de modo que una pregunta sobre el agua subterránea en una cantera de grava encuentra el párrafo relevante, no solo un nombre de archivo parecido.
El agente del archivo
Un agente basado en tu propio corpus puede responder citando el documento y el pasaje que usó, y cada pregunta y respuesta puede archivarse como cualquier otro registro.
La rampa de entrada
Las fotos de campo y los permisos firmados pueden subirse desde un móvil en el propio emplazamiento y quedar en el proyecto correcto con un estado, en lugar de llegar como imágenes sin explicación.
Un ejemplo: el archivo de IberoAmbiental
Así es como una empresa podría usarlo. Es solo un ejemplo: tú describirías tus propios proyectos, estados, reglas de acceso, necesidades de búsqueda y avisos.
Los archivos de campo llegan al proyecto
Un consultor sube fotos y notas desde el móvil. Quedan en el proyecto de evaluación del emplazamiento y listos para el borrador esa misma tarde.
La revisión queda registrada en el documento
El borrador pasa a revisión. El visto bueno del consultor sénior es un cambio de estado con autor y fecha, no un correo suelto.
El informe emitido queda congelado
El informe final se comparte con la organización cliente. El cliente ve ese proyecto y ese informe, mientras los demás proyectos permanecen cerrados.
La búsqueda encuentra la respuesta antigua
La primavera siguiente, el ayuntamiento pregunta por el drenaje. La búsqueda semántica encuentra el párrafo del informe emitido y los estudios anteriores que lo respaldan.
El rastro documental se puede consultar
Tres años después, IberoAmbiental puede ver quién emitió qué, cuándo y a quién, sin tener que reconstruir la respuesta buscando en correos.
Describe el archivo que quieres construir
Kliv construye a partir de tu descripción, así que cuantos más detalles des, más se acercará la primera versión. Incluye tipos de documento, estados, acceso, búsqueda, subidas, avisos y necesidades de exportación.
Archivo documental de una consultora
Expedientes por proyecto, estados de revisión y acceso de clientes.
“Construye un sistema de gestión documental para nuestra consultora ambiental. Organiza los archivos por proyecto, admite los estados borrador, revisado y emitido con autor y fecha, deja que los clientes vean solo los informes emitidos, busca dentro de los PDF de forma semántica y avísanos 60 días antes de que caduquen los permisos.”
Repositorio de fichas técnicas de fábrica
Manuales, fichas de datos, certificados y avisos de caducidad.
“Construye un sistema documental para nuestra fábrica. Guarda manuales de máquinas, fichas de datos de seguridad y certificados de calibración; define fechas de caducidad en los certificados; restringe los documentos por línea de producción; y envía un correo al responsable de mantenimiento 60 días antes de que caduque un certificado.”
Archivo de expedientes de subvenciones
Solicitudes, documentos solo para el patronato e historial de concesiones.
“Construye un archivo documental para nuestra fundación. Guarda los expedientes de solicitud por beneficiario, haz que las carpetas del patronato solo sean visibles para sus miembros, conserva cada carta de concesión como documento emitido y deja que el personal busque en todo el historial por tema y beneficiario.”
Qué lo hace más que una unidad compartida
Las reglas viven en la fila. La seguridad a nivel de fila puede limitar cada documento a su proyecto y a quién puede leerlo, y el almacén de archivos puede volver a comprobar la regla en cada solicitud. Un enlace reenviado no abre nada para la persona equivocada.
La caducidad es una tarea programada. Los permisos y certificados pueden llevar fechas, y una tarea semanal programada puede avisar por correo a tu equipo 60 días antes de que algo caduque.
El archivo es tuyo si decides irte. Los documentos pueden exportarse como archivos, los metadatos son filas de tu base de datos y el código de la app puede vivir en tu propio repositorio Git.
Los sistemas documentales suelen crecer hacia el control de horas, los presupuestos y la gestión de personal. Kliv para herramientas internas cubre ese ámbito más amplio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente Kliv?
Kliv es un creador de apps con IA. Describes el sistema documental que necesitas, él construye la app y el resultado es tuyo.
¿Obtengo una app real, o una plantilla?
Una app real. Kliv construye la base de datos, el almacenamiento de archivos, las reglas de acceso, los flujos de trabajo, la búsqueda y las pantallas para tus documentos.
¿Puedo modificarla una vez construida?
Sí. Más adelante puedes añadir estados de documento, roles de acceso, campos de búsqueda, avisos, tipos de proyecto e informes.
¿Puede buscar dentro de los documentos?
Sí. Los documentos pueden indexarse semánticamente, de modo que la búsqueda encuentra significado dentro de los PDF y otros archivos, no solo en los nombres de archivo.
¿Cómo funciona el control de versiones?
Una revisión emitida puede ser su propia fila congelada con su archivo. El borrador de trabajo es un documento aparte, y los cambios de estado pueden quedar registrados con autor y fecha.
¿Pueden ver algunos documentos personas externas y otros no?
Sí. El acceso puede concederse por persona u organización, a nivel de documento. El almacén de archivos comprueba la regla en cada solicitud.
¿Puede el personal subir archivos desde el móvil?
Sí. Las fotos de campo, los permisos y las notas pueden subirse desde el móvil y quedar en el proyecto correcto con un estado.
¿Puede avisarnos antes de que caduquen los permisos?
Sí. Los permisos y certificados pueden llevar fechas de caducidad, y tareas programadas pueden enviar avisos por correo antes de que caduquen.
¿Necesito un CMS aparte?
No. La app es su propio panel de administración. El personal edita registros, sube archivos, cambia estados y publica desde dentro de la app.
¿Puedo usar mi propio dominio?
Sí. La app puede funcionar sobre tu propio dominio.
¿Puedo dejar Kliv más adelante?
Sí. Los archivos se exportan, los metadatos son filas y el código se sincroniza con tu propio repositorio Git.
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Haz que el archivo pueda responder
Describe tus proyectos, documentos, estados, lectores, necesidades de búsqueda y avisos. Kliv construye el sistema documental que los hace cumplir.