Diese Seite wurde aus dem Englischen übersetzt.
Bürger- & Behörden-Tools
Ein System für kommunales Dokumentenmanagement und Workflows aufbauen
Kliv ist eine KI, die Apps baut. Beschreiben Sie Ihr System für kommunales Dokumentenmanagement und Workflows – Dokumenttypen, Workflows mit Freigaben, Satzungsnummerierung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsregeln – und Kliv baut die echte App.
Geben Sie Ihre Idee einfach in das Textfeld ein, und AI baut sie für Sie
Was ist Kliv?
Kliv ist kein gewöhnliches Dokumentenarchiv – es ist eine KI, die Software für Sie baut.
Sie beschreiben die App, die Sie brauchen, mit eigenen Worten, und Kliv baut sie: Dokumenttypen, Workflows, Freigaben, Nummerierung, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregeln, Erinnerungen, Register und Ansichten. Das Ergebnis ist eine echte Anwendung, die Ihnen gehört. Sie können sie nutzen, später per Anfrage ändern und auf Ihrer eigenen Domain betreiben. Es ist keine Vorlage mit Ihrem Namen darauf.
Auf dieser Seite ist diese App ein System für kommunales Dokumentenmanagement und Workflows. Kliv baut alle Arten von Web-Apps; dies ist eine davon.
Warum ein eigenes System für kommunales Dokumentenmanagement aufbauen?
Städtische Dokumente unterliegen Regeln. Eine beschlossene Satzung ist nicht nur eine Datei; sie hat Rechtswirkung. Ein Vertrag hat Parteien, Fristen, Verlängerungsbedingungen und Warnhinweise. Akten gehören zu Aufbewahrungsreihen, die festlegen, wann sie vernichtet werden dürfen.
Gewöhnliche Dokumentenwerkzeuge behandeln das als Ordner und Dateien. Kliv baut Akten mit den Regeln direkt eingebaut: Workflows mit vorgeschriebenen Stationen, fortlaufend vergebene Nummern, Zugriff nach Rolle und Amt, und Aufbewahrungsfristen, die zum richtigen Zeitpunkt zu laufen beginnen.
Entwürfe, Unterschriften und Akten
Fünf Arten von Akten tragen einen Großteil der Verwaltungsarbeit im Rathaus. Jede hat eigene Regeln eingebaut.
Dokumenttypen und Aktenreihen
Satzung, Beschluss, Vertrag, Richtlinie und Protokoll können jeweils ihre eigene Aufbewahrungsreihe, erforderliche Unterschriften und Berechtigung zum Anlegen kennen.
Der Workflow
Ein Entwurf kann der Reihe nach von der Amtsleitung zum Rechtsamt zur Verwaltungsleitung zur Geschäftsstelle wandern. Die App kann jederzeit zeigen, auf wessen Schreibtisch er liegt und wie lange schon.
Satzungen und Beschlüsse
Der Beschluss kann eine fortlaufende Nummer wie 2026-14 vergeben, den beschlossenen Text einfrieren und verlangen, dass künftige Änderungen auf das alte Dokument verweisen, statt es zu bearbeiten.
Verträge und Verlängerungen
Jeder Vertrag kann Parteien, Enddatum, Verlängerungsbedingungen und Warnhinweise an das zuständige Amt tragen.
Das Vernichtungsregister
Läuft eine Aufbewahrungsfrist ab, kann das System infrage kommende Akten vorschlagen. Die Vernichtung braucht weiterhin eine Freigabe, und die Bescheinigung wird selbst zur Akte.
Ein Beispiel: Mirjams Sondernutzungssatzung für Straßencafés
So könnte ein Rathaus das nutzen. Es ist nur ein Beispiel – Sie würden Ihre eigenen Dokumenttypen, Workflows, Nummerierung, Aufbewahrungsregeln und Zugriffsrechte beschreiben.
Der Entwurf startet mit seinem Workflow
Das Tiefbauamt eröffnet einen Satzungsentwurf. Der Dokumenttyp legt den vorgeschriebenen Workflow und die Aufbewahrungsreihe fest, bevor der Text fertig ist.
Die Rechtsprüfung lässt sich nicht überspringen
Die Freigabe durch das Rechtsamt ist eine Pflichtstation. Der Entwurf kann die Tagesordnung erst erreichen, wenn die Freigabe erfasst ist.
Der Beschluss friert den amtlichen Text ein
Nachdem der Stadtrat die Satzung beschließt, vergibt das System die Nummer 2026-14, erfasst das Beschlussdatum und friert die verabschiedete Fassung ein.
Die Kodifizierung verweist zurück auf den Beschluss
Der geänderte Abschnitt der Gemeindeordnung wird mit einem Verweis auf die Satzung aktualisiert, sodass jemand, der die Ordnung liest, bis zum Beschlussdokument zurückverfolgen kann.
Die Aufbewahrung beginnt beim richtigen Ereignis
Die Ablage startet die dauerhafte Aufbewahrungsreihe für die Satzung. Zugehöriger Schriftverkehr kann eine kürzere Frist haben und später im Vernichtungsworkflow erscheinen.
Beschreiben Sie den Aktenworkflow, den Sie möchten
Kliv baut aus Ihrer Beschreibung, je mehr Details Sie liefern, desto näher ist die erste Version am Ziel. Nennen Sie Dokumenttypen, Workflows, Rollen, Nummerierung, Aufbewahrungsfristen, Erinnerungen und Nachweispflichten. Hier sind drei zum Weiterbauen:
Aktenworkflow der Stadtverwaltung
Workflows, Satzungsnummern und Aufbewahrungsreihen.
“Baue ein System für kommunales Dokumentenmanagement für unser Rathaus. Leite Satzungen und Beschlüsse der Reihe nach durch Freigaben von Amtsleitung, Rechtsamt, Verwaltungsleitung und Geschäftsstelle; vergib bei Beschlussfassung fortlaufende Satzungsnummern; friere den beschlossenen Text ein; und weise jedem Dokumenttyp eine Aufbewahrungsfrist zu.”
Vertragsverfolgung
Verträge, Verlängerungswarnungen und zuständige Ämter.
“Baue ein Vertragsmanagement-Tool für unsere Stadt. Jeder Vertrag erfasst Parteien, Beginn, Ende, Verlängerungsbedingungen, zuständiges Amt und Dokumentdateien; sende 90 Tage vor Ablauf eine Verlängerungswarnung an das zuständige Amt; und archiviere abgelaufene Verträge nach Regel.”
Sitzungsvorlagen-Generator
Tagesordnungspunkte, Anlagen, Vorlagen und beschlossene Akten.
“Baue ein System für Sitzungsvorlagen. Ämter reichen Tagesordnungspunkte mit Anlagen bis Donnerstag 12 Uhr ein, die Vorlage stellt sich selbst in der Reihenfolge der Tagesordnung zusammen, Ratsbeschlüsse werden nach der Sitzung erfasst, und beschlossene Punkte werden automatisch in die Stadtakte übernommen.”
Was die Akten in Bewegung hält
Workflows sind Regeln, die an der Akte hängen. Die nächste Station eines Dokuments ergibt sich aus Typ und Status. Ein Entwurf kann die Rechtsprüfung nicht überspringen, nur weil es jemand eilig hat.
Leserechte sind auch Regeln. Das Tiefbauamt kann seine eigenen Entwürfe lesen, das Rechtsamt kann an Recht weitergeleitete Vorgänge lesen, und der Stadtrat sieht, was die Tagesordnung erreicht hat. Zugriff ist keine Verteilerliste, die jemand pflegen muss.
Erinnerungen hängen nicht vom Gedächtnis ab. Geplante Jobs können Verträge kurz vor der Verlängerung finden, Entwürfe, die an einer Stelle feststecken, und Aufbewahrungsreihen, deren Frist abläuft.
Die Dokumente eines Rathauses sind oft der Akt selbst, mit rechtlichen Folgen. Software für diese Arbeit muss der Ordnung folgen, der sie dient. Das ist die Art von Werkzeug, mit der Institutionen ihre Software bauen lassen – auf Kliv.
Häufige Fragen
Was genau ist Kliv?
Kliv ist eine KI, die aus einer Beschreibung individuelle Web-Apps baut. Sie beschreiben Ihren Workflow für kommunale Akten, und Kliv baut die App, die Ihnen gehört.
Bekomme ich eine echte App oder eine Vorlage?
Eine echte App. Kliv baut Akten, Workflows, Freigaben, Nummerierung, Aufbewahrungsfristen, Erinnerungen und Zugriffsregeln um Ihren Prozess herum.
Kann ich sie nach dem Bau noch ändern?
Ja. Sie können Workflows, Dokumenttypen, Rollen, Erinnerungen oder Berichte per Anfrage ändern.
Können beschlossene Dokumente bearbeitet werden?
Nein, wenn Sie das so festlegen. Der Beschluss kann den Text einfrieren und die Nummer vergeben; eine Änderung erfolgt dann über ein neues Dokument, das auf das alte verweist.
Wie wird die Aufbewahrungsfrist durchgesetzt?
Jedes abgelegte Dokument tritt einer Aufbewahrungsreihe mit eigener Frist bei. Das System kann infrage kommende Akten vorschlagen, die Vernichtung braucht aber weiterhin eine namentliche Freigabe.
Wer kann was sehen?
Der Zugriff kann nach Dokumenttyp, Amt, Rolle und Status festgelegt werden. Ein weitergeleiteter Link hebt die Zugriffsregel nicht auf.
Können wir nachweisen, was mit einem Dokument geschehen ist?
Ja. Jede Station kann erfasst werden: wer unterschrieben hat, wann, in welcher Reihenfolge und was der Text zu diesem Zeitpunkt besagte.
Können Satzungsnummern fortlaufend sein?
Ja. Der Beschluss kann die nächste Nummer der Reihe nach vergeben und Duplikate verhindern, etwa zwei Dokumente, die beide zu 2026-14 würden.
Können Verlängerungserinnerungen an das richtige Amt gehen?
Ja. Verträge können das zuständige Amt und die Verlängerungsbedingungen speichern, und geplante Erinnerungen können an die richtigen Personen gehen.
Kann ich meine eigene Domain verwenden?
Ja. Das System kann auf Ihrer eigenen Domain laufen.
Kann ich später von Kliv weg wechseln?
Ja. Der Code wird mit Ihrem eigenen Git-Repository synchronisiert, und Akten können exportiert werden.
Brauchen wir ein separates Dokumentenarchiv?
Nein. Die App kann Dokumente, Metadaten, Workflows, Freigaben und Aufbewahrungsinformationen an einem Ort speichern.
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Beschreiben Sie, wie Dokumente durch Ihr Rathaus wandern, wer unterschreibt, was nummeriert wird, wer was lesen darf und wie lange jede Reihe aufbewahrt wird. Kliv baut den Workflow um diese Regeln.