Tato stránka byla přeložena z angličtiny.
Občanské a vládní nástroje
Vytvořte systém pro správu dokumentů a workflow na radnici
Kliv je AI nástroj pro tvorbu aplikací. Popište svůj systém pro správu dokumentů a workflow na radnici — typy dokumentů, oběh podpisů, číslování vyhlášek, skartační lhůty a přístupová práva — a Kliv postaví skutečnou aplikaci.
Stačí zadat svůj nápad do textového pole a AI jej vytvoří za vás
Co je Kliv?
Kliv ale není obecné úložiště dokumentů – je to AI, která pro vás vytváří software.
Svou aplikaci popíšete vlastními slovy a Kliv ji postaví: typy dokumentů, oběh, schvalování, číslování, skartační lhůty, přístupová práva, upozornění, evidence i obrazovky. Výsledkem je skutečná aplikace, která patří vám. Můžete ji používat, kdykoli požádat o úpravu a provozovat ji na vlastní doméně. Není to šablona s vaším logem.
Na této stránce je touto aplikací systém pro správu dokumentů a workflow na radnici. Kliv umí postavit nejrůznější webové aplikace – tohle je jedna z nich.
Proč si postavit vlastní systém pro dokumenty na radnici?
Úřední dokumenty mají svá pravidla. Přijatá vyhláška není jen soubor – má právní účinky. Smlouva má strany, termíny, podmínky obnovení a upozornění. Záznamy patří do skartačních řad, které určují, kdy je lze zlikvidovat.
Obecné nástroje pro dokumenty vidí jen složky a soubory. Kliv staví záznamy rovnou s pravidly: oběh s povinnými zastávkami, čísla přidělovaná v pořadí, přístup podle role a odboru a skartační lhůty, které začínají běžet ve správný okamžik.
Návrhy, podpisy a záznamy
Velkou část chodu radnice nesou pět typů záznamů. Každý má svá pravidla zabudovaná přímo v sobě.
Typy dokumentů a řady
Vyhláška, usnesení, smlouva, směrnice i zápis mohou mít vlastní skartační řadu, povinné podpisy a pravidlo, kdo smí návrh založit.
Oběh dokumentu
Návrh může postupovat v pořadí od vedoucího odboru přes právníka a tajemníka až po pracovníka podatelny. Aplikace kdykoli ukáže, na čím stole právě leží a jak dlouho tam čeká.
Vyhlášky a usnesení
Schválení může vygenerovat pořadové číslo, například 2026-14, zmrazit schválené znění a vyžadovat, aby budoucí novely odkazovaly na původní dokument, místo aby ho přepisovaly.
Smlouvy a obnovení
Každá smlouva může nést smluvní strany, datum konce, podmínky obnovení a upozornění pro odbor, který ji spravuje.
Evidence skartace
Jakmile skartační lhůta vyprší, systém může navrhnout záznamy ke skartaci. Skartace pořád vyžaduje podpis odpovědné osoby a protokol o ní se sám stává záznamem.
Příklad: Zdeňčina vyhláška o letní zahrádce
Takhle by to mohla využít jedna konkrétní radnice. Je to jen příklad – vy byste popsali své vlastní typy dokumentů, oběh, číslování, skartační pravidla a přístupová práva.
Návrh začíná svým oběhem
Odbor technických služeb založí návrh vyhlášky. Typ dokumentu určí povinný oběh a skartační řadu ještě předtím, než je text hotový.
Právní kontrolu nelze přeskočit
Podpis právníka je povinná zastávka. Návrh se na program jednání nedostane, dokud není schválení zaznamenáno.
Schválením se úřední znění zmrazí
Jakmile zastupitelstvo vyhlášku schválí, systém vygeneruje číslo 2026-14, zaznamená datum schválení a zmrazí schválenou verzi.
Vyhláška odkazuje zpět na hlasování
Novelizovaný paragraf obecně závazné vyhlášky se doplní o odkaz na tento dokument, takže se kdokoli při čtení může vrátit až k záznamu o schválení.
Skartační lhůta začíná od správné události
Založením do spisovny se spustí trvalá skartační řada vyhlášky. Související korespondence může mít kratší lhůtu a později se objevit ve workflow skartace.
Popište workflow záznamů, který chcete
Kliv staví podle vašeho popisu, takže čím víc detailů uvedete, tím blíž realitě bude první verze. Uveďte typy dokumentů, oběh, role, číslování, skartační lhůty, upozornění a požadavky na doložitelnost. Tady jsou tři náměty, od kterých můžete vyjít:
Workflow úředních záznamů
Oběh dokumentů, čísla vyhlášek a skartační řady.
“Postavte systém pro správu dokumentů naší radnice. Vyhlášky a usnesení ať procházejí postupně podpisem vedoucího odboru, právníka, tajemníka a pracovníka podatelny; při schválení ať se přiděluje pořadové číslo vyhlášky; schválené znění ať se zmrazí; a ke každému typu dokumentu ať se přiřadí skartační lhůta.”
Evidence smluv
Smlouvy, upozornění na obnovení a odpovědné odbory.
“Postavte nástroj pro správu smluv naší obce. Ke každé smlouvě ať se zaznamenávají strany, datum uzavření, datum konce, podmínky obnovení, odpovědný odbor a přiložené soubory; 90 dní před koncem ať se odpovědnému odboru pošle upozornění na obnovení; a prošlé smlouvy ať se automaticky archivují podle pravidla.”
Sestavování podkladů pro zastupitelstvo
Body programu, přílohy, podklady a schválené záznamy.
“Postavte systém pro podklady zastupitelstva. Odbory odevzdávají body programu s přílohami do čtvrtka do poledne, podklady se samy sestaví v pořadí programu, usnesení zastupitelstva se po jednání zaznamenají a schválené body se automaticky založí do úřední evidence.”
Co pohání oběh dokumentů
Oběh je pravidlo zapsané v záznamu. Další zastávka dokumentu se počítá z jeho typu a stavu. Návrh nemůže přeskočit kontrolu právníka jen proto, že to někomu spěchá.
Přístupová práva jsou pravidlo taky. Odbor technických služeb vidí své návrhy, právníci vidí položky předané právnímu oddělení a zastupitelstvo vidí, co se dostalo na program jednání. Přístup není oběžník, který musí někdo ručně udržovat.
Upozornění nezávisí na paměti. Naplánované úlohy mohou samy najít smlouvy blížící se k obnovení, návrhy uvízlé na jednom stole a skartační řady, kterým dochází lhůta.
Dokumenty radnice jsou často samotným úředním úkonem s právními důsledky. Software pro tuhle práci se musí řídit stejnou chartou jako instituce sama. Přesně takové nástroje si instituce nechávají stavět v Klivu.
Časté otázky
Co přesně je Kliv?
Kliv je AI, která podle popisu vytváří webové aplikace na míru. Popíšete workflow záznamů své radnice a Kliv postaví aplikaci, kterou vlastníte.
Dostanu skutečnou aplikaci, nebo jen šablonu?
Skutečnou aplikaci. Kliv kolem vašeho procesu postaví záznamy dokumentů, oběh, schvalování, číslování, skartační lhůty, upozornění i přístupová práva.
Můžu ji po vytvoření upravit?
Ano. Stačí požádat a můžete změnit oběh, typy dokumentů, role, upozornění nebo sestavy.
Dají se schválené dokumenty upravovat?
Ne, pokud si tak nastavíte pravidlo. Schválením se text zmrazí a přidělí se číslo; novela pak proběhne formou nového dokumentu, který na ten původní odkazuje.
Jak se vynucuje skartační lhůta?
Každý založený dokument patří do skartační řady s vlastní lhůtou. Systém může navrhnout záznamy ke skartaci, ale skartace pořád vyžaduje podpis konkrétní odpovědné osoby.
Kdo vidí co?
Přístup lze nastavit podle typu dokumentu, odboru, role a stavu. Přeposlaný odkaz pravidlo přístupu neobejde.
Dokážeme doložit, co se s dokumentem dělo?
Ano. Každá zastávka se může zaznamenat: kdo podepsal, kdy, v jakém pořadí a jak tehdy znělo znění textu.
Můžou být čísla vyhlášek pořadová?
Ano. Schválením se přidělí další číslo v pořadí a systém zabrání duplicitám, jako by se dva dokumenty staly zároveň 2026-14.
Dostanou se upozornění na obnovení ke správnému odboru?
Ano. Smlouvy mohou mít uložený odpovědný odbor a podmínky obnovení a naplánovaná upozornění se dostanou ke správným lidem.
Můžu použít vlastní doménu?
Ano. Systém může běžet na vaší vlastní doméně.
Můžu později od Klivu odejít?
Ano. Kód se synchronizuje do vašeho vlastního Git repozitáře a záznamy lze exportovat.
Potřebujeme samostatné úložiště dokumentů?
Ne. Aplikace může uchovávat dokumenty, metadata, oběh, schvalování i informace o skartaci na jednom místě.
More in this category
Vytvořeno tvůrci
Prozkoumejte, co je možné
Podívejte se na skutečné aplikace, které s Kliv vytvořili vývojáři a tvůrci po celém světě
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Memory Café Coordination Tool
A warm platform for dementia-friendly cafés, connecting caregivers, volunteers, and coordinators.
Remit Record
Track remittances and household budgets seamlessly.
Next Page Book Club
Manage your book club easily with proposals, voting, and history tracking.
Northfern Tattoo Studio
Portfolio and booking site for Northfern Tattoo Studio.
Campo Agua Gestión
Sistema de gestión del agua comunitario para aldeas.
つくりて — 伝統工芸職人サイト
職人が作品を展示し、受注管理を行うサイトです。
Tidal Surf Reports
Crowd-sourced surf condition tracking app.
Riverside Commons HOA Management
A portal for HOA management at Riverside Commons.
よやくん — レストラン予約管理
小規模レストラン向けの予約管理サイトです。
Troop 214 Scout Management
A management tool for Scout Troop 214, focused on outings, advancement, and communication.
Te Kura Kaupapa Māori Whānau Board
A whānau coordination tool for Māori-medium schools.
Tsev Nyeem Ntawv Library
Mobile library coordinator for Hmong and Lao communities.
Ať je podepsaný originál snadno k nalezení
Popište, jak se dokumenty pohybují po vaší radnici, kdo je podepisuje, co se čísluje, kdo co smí číst a jak dlouho žije každá řada. Kliv kolem těchto pravidel postaví celé workflow.